Dokumentkategorien
Welche Kategorien es gibt, wofür sie gedacht sind und welche einen eigenen Reiter bekommen.
Jedes Dokument bekommt beim Hochladen eine Kategorie. So behältst du den Überblick, und andere Eigentümer finden Unterlagen schneller. Die 13 Hauptkategorien erscheinen als Reiter über der Dokumentenliste, jeweils mit der Anzahl der Dokumente darin.
Die 13 Hauptkategorien (mit eigenem Reiter)
Ein Reiter erscheint erst, wenn mindestens ein Dokument in der Kategorie liegt.
| Kategorie | Wofür du sie nutzt |
|---|---|
| Teilungserklärung | Grundlagedokument deiner WEG: Einheiten, Miteigentumsanteile, Sondernutzungsrechte. |
| Versicherungspolicen | Policen, Versicherungsbedingungen, Schadenmeldungen. |
| Service- & Wartungsverträge | Verträge mit Dienstleistern: Heizungswartung, Aufzug, Hausmeister, Reinigung. |
| Protokolle | Protokolle von Eigentümerversammlungen, Beiratssitzungen oder sonstigen Besprechungen. |
| Versorgungsverträge | Verträge mit Versorgern: Strom, Gas, Wasser, Internet, Müllentsorgung. |
| Hausordnung | Die geltende Hausordnung und ihre Änderungen. |
| Angebote | Kostenvoranschläge und Angebote von Firmen, z. B. für den Vergleich vor einer Beauftragung. |
| Rechtsfall | Unterlagen zu rechtlichen Auseinandersetzungen, Anwaltsschreiben, Gerichtsunterlagen. |
| Zählerprotokoll | Ablesungen und Protokolle von Strom-, Wasser- und Wärmezählern. |
| Wirtschaftspläne | Archivierte Wirtschaftsplan-PDFs (die strukturierte Planung läuft unter Hausgeld → Wirtschaftsplan). |
| WEG-Gesamtabrechnung | Hausgeld-Jahresabrechnungen und Jahresabschlüsse als PDF. |
| Heizkostenabrechnungen | Abrechnungen des Messdienstes (ista, Techem, Brunata, KALO …) und weitere Heizkosten-Unterlagen. PDFs, die du im Heizkosten-Modul unter „Unterlagen“ hochlädst, landen automatisch hier. |
| Objektunterlagen | Grundrisse, Baupläne, Energieausweis und sonstige Unterlagen zum Gebäude. |
Im Reiter Wirtschaftspläne blendet die App zusätzlich einen Hinweis mit dem Button Zur Planung ein, der direkt zu Hausgeld → Wirtschaftsplan führt.
Der Reiter „Heizkosten-Unterlagen“
Neben den Kategorien gibt es den Reiter Heizkosten-Unterlagen. Er sammelt alle Dokumente mit dem Kennzeichen Heizkosten, egal in welcher Kategorie sie liegen: das Ableseprotokoll unter Zählerprotokoll ebenso wie die fertige Abrechnung unter Heizkostenabrechnungen. In der Liste tragen diese Dokumente ein Flammen-Abzeichen, gegebenenfalls mit Jahr („Heizkosten 2025“).
Das Kennzeichen setzt die App beim Upload automatisch, wenn du die Kategorie Heizkostenabrechnungen wählst oder „Heizkosten“ im Dateinamen steht. Von Hand setzt du es beim Bearbeiten mit Gehört zu den Heizkosten und trägst dort optional das Abrechnungsjahr ein. Lass das Jahr bei Verträgen und Stammunterlagen leer, die über die Jahre gelten.
Kategorien ohne eigenen Reiter
Diese Kategorien gibt es ebenfalls, sie bekommen aber keinen Reiter. Dokumente darin findest du über den Reiter Alle oder die Suche.
| Kategorie | Wofür du sie nutzt | Beim Upload wählbar? |
|---|---|---|
| Sonstiges | Alles, was in keine andere Kategorie passt. Lieber zuordnen als gar keine Kategorie. | Ja, als letzte Kachel im Dialog Kategorie wählen. |
| Beschluss | Beschluss-Dokumente, z. B. aus einem Import oder dem Altbestand. | Nein, nur nachträglich über Bearbeiten. |
| Vertrag | Allgemeine Verträge außerhalb von Wartung und Versorgung. | Nein, nur nachträglich über Bearbeiten. |
| Korrespondenz | Schriftverkehr mit Ämtern, Versorgern, Notaren. | Nein, nur nachträglich über Bearbeiten. |
| Rechnung | Belege aus dem Rechnungs-Ablauf. | Nein, Rechnungen liegen im Bereich Rechnungen. |
Rechnungen haben einen eigenen Bereich: Du erfasst und prüfst sie unter Rechnungen, nicht im Dokumentenarchiv. Dokumente der Kategorie Rechnung blendet die Dokumentenliste deshalb komplett aus.
Kategorie später ändern
Öffne das Dokument in der Liste und klick in der Seitenleiste auf Bearbeiten (nur Admins). Im Feld Kategorie stehen dort alle Kategorien zur Auswahl, also auch die, die der Upload-Dialog nicht anbietet.
Wenn du unsicher bist, nimm Sonstiges. Gib dem Dokument dann aber einen aussagekräftigen Titel und Schlagworte: Für Sonstiges gibt es keinen Reiter, gefunden wird es also vor allem über die Suche.