Vorgänge & Meldungen
Schäden melden, Anliegen verfolgen, Firmen beauftragen und interne Aufgaben verteilen.
Unter Meine WEG → Vorgänge (/vorgaenge) läuft alles zusammen, was in der WEG erledigt werden muss. Das reicht von der kaputten Kellerlampe bis zur Dachsanierung.
Drei Bereiche
Die Seite hat drei Tabs:
- Meldungen: Was Mitglieder über den Button Problem melden eingereicht haben. Neue Meldungen stehen als rote Zahl am Tab. Diesen Weg können alle Mitglieder nutzen.
- Alle Vorgänge: die Arbeitspakete der Verwaltung mit Status, Priorität, Zuständigkeit und Fälligkeit. Neue Vorgänge legen nur Verwaltungsberechtigte an (Button Neuer Vorgang).
- Aufgaben: interne To-dos ohne festen Ablauf, zum Beispiel „Rauchmelder-Protokoll ablegen“. Die Zahl am Tab zählt die offenen Aufgaben.
Über den Tabs zeigen vier Kacheln den Stand auf einen Blick: Neue Meldungen, Offene Vorgänge, Angebote ausstehend und In Umsetzung. Rechts neben den Tabs schaltest du mit zwei Symbolen zwischen Tabelle und Board um.
Die Detailseite eines Vorgangs
Jeder Vorgang hat eine eigene Detailseite mit den Reitern Übersicht, Beauftragungen, Kommunikation, Dokumente und Verlauf. Rechts daneben liegt die Seitenleiste mit Status, Priorität, Zuständigkeit, Bezug, Fristen und Verknüpfungen.
Im Reiter Kommunikation schreibst du Firmen direkt aus dem Vorgang heraus an. Dort stehen auch alle E-Mails aus dem E-Mail-Bereich, die mit dem Vorgang verknüpft sind.