Buchungsübersicht
Das Buchungsjournal verstehen, einfach erklärt für Nicht-Buchhalter.
In selbstverwalten siehst du alle Finanzvorgänge deiner Wohnungseigentümergemeinschaft übersichtlich im Buchungsjournal. Du musst kein Buchhalter sein, um damit zu arbeiten. Dieser Artikel erklärt die Grundidee, damit die Spalten und Begriffe für dich Sinn ergeben.
Was bedeutet „doppelte Buchführung“ in einfachen Worten?
Bei der doppelten Buchführung (kurz auch Doppik genannt) wird jede Geldbewegung zweimal erfasst: einmal auf der einen Seite und einmal auf der anderen. Das klingt kompliziert, folgt aber einer einfachen Logik.
Stell dir vor, Geld verlässt das Gemeinschaftskonto für eine Rechnung. Dann gilt gleichzeitig: eine Ausgabe wird auf dem passenden Kostenkonto verbucht, und das Bankkonto zeigt weniger Bestand. Beides gehört zusammen, deshalb zwei Einträge, die sich die Waage halten.
Die beiden Seiten heißen traditionell Soll und Haben. Du musst diese Wörter nicht auswendig lernen. Wichtig ist nur: Jede Buchung ist ausgeglichen. Was auf der einen Seite steht, hat eine Entsprechung auf der anderen.
In selbstverwalten übernehmen die Programme die technische Buchung für dich, wenn du zum Beispiel Hausgeld anlegst, Zahlungen zuordnest oder Rechnungen erfasst. Du arbeitest mit verständlichen Vorgängen; das Journal zeigt dir die saubere Buchhaltung dahinter.
Wo findest du das Journal?
In der Seitenleiste unter Buchhaltung → Konten & Buchungen, Tab Journal. Das Buchungsjournal ist die chronologische Liste aller Buchungen des gewählten Jahres. So kannst du jederzeit nachvollziehen, wann welcher Betrag wohin gebucht wurde.
Zum schnellen Eingrenzen gibt es:
- ein Suchfeld, das Konto, Belegnummer, Text und Beträge durchsucht („350,00" findet die passende Zeile)
- einen Filter nach Kontoart (nur Sachkonten, nur Personenkonten, nur Firmenkonten)
- einen Monatsfilter
- Klickpfade aus den anderen Tabs: ein Klick auf ein Sach- oder Personenkonto öffnet das Journal bereits gefiltert auf dieses Konto
Welche Angaben hat eine Buchung?
Jede Zeile bzw. jeder Buchungssatz enthält typischerweise:
| Begriff | Bedeutung für dich |
|---|---|
| Buchungsdatum | Wann der Vorgang buchhalterisch wirksam ist (oft das Datum der Zahlung oder des Belegs). |
| Belegnummer | Verweis auf den Beleg, z. B. Rechnungs- oder Überweisungsnummer. Hilft beim Auffinden im Aktenordner oder unter Dokumente. |
| Sachkonto | Das Konto, auf dem der Vorgang nach Art der Ausgabe, Einnahme oder des Bestands erfasst wird (z. B. Heizkosten, Hausgeld-Forderung, Bank). |
| Betrag (Soll / Haben) | Die Aufteilung auf Soll und Haben; zusammen ergeben die Einträge eines Vorgangs ein ausgeglichenes Bild. |
| Verwendungszweck | Kurzer Text zur Einordnung, oft aus der Überweisung oder einer Bemerkung zum Beleg. |
| Leistungszeitraum | Falls eine Buchung eine andere Periode betrifft als den Buchungsmonat (z. B. eine Januar-Rechnung für Dezember-Leistungen), zeigt das Journal den Zeitraum als kleines Label mit an. |
| Storno | Storno-Buchungen und ihre Gegenstücke sind mit einem Storno-Kennzeichen markiert, damit du Korrektur-Paare sofort erkennst. |
Entstehen Buchungen automatisch?
Ja, in der Praxis sehr oft. Typische Beispiele:
- Hausgeld-Sollstellung wird gebucht (automatisch zum Monatsersten oder über den Button Sollstellung) → Forderungen und Gegenbuchungen entstehen nach den eingestellten Regeln.
- Eingänge auf dem Gemeinschaftskonto werden als Hausgeld oder anderweitig zugeordnet → das Personenkonto des Eigentümers und das Bankkonto werden mitgebucht.
- Rechnungen werden erfasst und bezahlt → Kostenkonten, ggf. Firmenkonten und Bankkonto spiegeln den Ablauf wider.
Über Neue Buchung können Administratoren zusätzlich manuelle Buchungen erfassen (Sachkonto, Personen- oder Firmenkonto wählbar). Für die meisten WEG-Selbstverwalterinnen und -verwalter bleibt das die Ausnahme.
Buchungen korrigieren
Administratoren können direkt aus dem Journal (und aus dem Kontoblatt eines Sachkontos) eingreifen:
- Umbuchen: die Kostenzeile einer Buchung auf ein anderes Sachkonto verschieben, z. B. von „Sonstige Betriebskosten" auf „Wartung Rauchwarnmelder".
- Betrag anpassen: bei einfachen Buchungssätzen (genau eine Soll- und eine Haben-Zeile) den Betrag korrigieren.
- Buchungssatz löschen: entfernt alle Zeilen des Satzes gemeinsam, das Journal bleibt ausgeglichen.
Die App blockiert diese Aktionen automatisch, wo sie Schaden anrichten würden: bei Buchungen, die an einer Rechnung oder einer echten Bank-Transaktion hängen (dort korrigierst du den Ursprungs-Vorgang), bei Hausgeld-Buchungen (laufen über Sollstellung und Zahlungs-Zuordnung) sowie sobald die Heizkostenabrechnung oder die Jahresabrechnung des Jahres freigegeben ist.
Wenn der ursprüngliche Vorgang über Hausgeld, Rechnungen oder Banking gelaufen ist, korrigier lieber den zugrunde liegenden Vorgang (z. B. die falsche Zuordnung) statt der Buchung selbst — dann passen Bank, Belege und Journal weiterhin zusammen. Die Schutzmechanismen der App weisen dich in diesen Fällen ohnehin auf den richtigen Weg hin.