Sachkonten
Der Kontenrahmen deiner WEG. Welche Konten es gibt und wofür sie sind.
Sachkonten bilden den Kontenrahmen deiner Wohnungseigentümergemeinschaft. Hier wird nicht „Herr Müller“ oder „die Hausmeisterfirma“ geführt, sondern Arten von Einnahmen, Ausgaben und Beständen, zum Beispiel „Heizkosten“, „Bank“ oder „Instandhaltungsrücklage“. So bleibt die Buchhaltung übersichtlich und vergleichbar mit anderen WEGs. Du findest die Sachkonten unter Buchhaltung → Konten & Buchungen, Tab Sachkonten.
Ein Kontenrahmen speziell für WEGs
Es gibt keinen offiziellen Kontenrahmen, der für WEG-Verwaltung wirklich passt: der GdW-Rahmen zielt auf Wohnungsunternehmen, SKR 03/04 auf die Steuerbilanz. selbstverwalten nutzt deshalb einen eigenen, bewusst kompakten Rahmen: die Betriebskosten sind entlang der Betriebskostenverordnung (§ 2 BetrKV) gegliedert, ergänzt um WEG-spezifische Blöcke (Rücklagen, Hausgeld-Forderungen), mit einer an den GdW angelehnten Nummernlogik.
Das Leitprinzip: ein Hauptkonto entspricht einer Zeile, die ein Eigentümer aus der Jahresabrechnung kennt. Alles Detail (Gewerke, Konten aus einer früheren Verwaltersoftware) lebt in Unterkonten darunter. Du musst den Rahmen nicht auswendig kennen. Er sorgt dafür, dass Beraterinnen, Steuerliche und Nachfolger deine Unterlagen leichter verstehen.
Die Nummernkreise
| Nummernkreis | Kategorie | Inhalt |
|---|---|---|
| 1xxx | Bestand (Aktiva) | Bankkonten, Forderungen |
| 3xxx | Bestand (Passiva) | Verbindlichkeiten, Abgrenzungen |
| 6xxx | Einnahmen | Hausgeld, Sonderumlagen, Zinsen |
| 80xx | Betriebskosten | Umlagefähige Kosten in BetrKV-Gliederung |
| 805x–806x | Instandhaltung | Nicht umlagefähig: Wartung, Reparaturen, Gewerke |
| 85xx | Verwaltung | Bankgebühren, Recht, Porto, Behörden |
| 87xx | Rücklagen | Zuführung, Entnahme, Zinserträge |
Beispiele aus dem echten Kontenrahmen
Das sind die tatsächlichen Standard-Konten deiner WEG in selbstverwalten (Auszug):
| Kontonummer | Bezeichnung | Kategorie | Typischer Umlageschlüssel | Umlagefähig |
|---|---|---|---|---|
| 1100 | Bank Girokonto | Bestand | – | nein |
| 1200 | Bank Rücklagenkonto | Bestand | – | nein |
| 1400 | Forderungen aus Hausgeld | Bestand | – | nein |
| 3300 | Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen | Bestand | – | nein |
| 6000 | Hausgeldeinnahmen | Einnahmen | – | nein |
| 8000 | Wasserversorgung | Betriebskosten | nach Verbrauch | ja |
| 8002 | Heizkosten / Brennstoff | Betriebskosten | nach Verbrauch | ja |
| 8003 | Warmwasserversorgung | Betriebskosten | nach Verbrauch | ja |
| 8013 | Sach- und Haftpflichtversicherung | Betriebskosten | MEA | ja |
| 8014 | Hauswartleistungen | Betriebskosten | MEA | ja |
| 8050 | Instandhaltung/Reparaturen allgemein | Instandhaltung | MEA | nein |
| 8501 | Bankgebühren | Verwaltung | MEA | nein |
| 8700 | Zuführung Instandhaltungsrücklage | Rücklagen | MEA | nein |
| 8710 | Entnahme Instandhaltungsrücklage | Rücklagen | MEA | nein |
Wo ist die Grundsteuer? Das Konto 8505 Grundsteuer existiert im Rahmen, ist aber standardmäßig deaktiviert: die Grundsteuer ist kein Bestandteil der WEG-Jahresabrechnung. Sie wird vom Finanzamt direkt gegen die einzelnen Eigentümer festgesetzt und von diesen selbst gezahlt, nicht über die Gemeinschaft umgelegt.
Ober- und Unterkonten (Hierarchie)
Der Kontenrahmen ist hierarchisch: unter einem Hauptkonto können Unterkonten hängen — zum Beispiel die Gewerke-Konten „Instandhaltung Elektrik“ (8054) oder „Instandhaltung Dach“ (8056) unter 8050 Instandhaltung/Reparaturen allgemein. Auch Konten aus einer früheren Verwaltersoftware werden bei einer Datenübernahme als Unterkonten unter dem passenden Hauptkonto eingehängt und behalten ihre Original-Bezeichnung.
In der Sachkonten-Übersicht heißt das:
- Gebucht wird immer auf konkreten (bebuchbaren) Konten.
- Ein Oberkonto mit Unterkonten zeigt die aufsummierten Salden aller Unterkonten (Rollup) und trägt das Badge „Summe“, wenn es selbst nicht bebuchbar ist.
- Unterkonten kannst du pro Oberkonto ein- und ausklappen, um die Übersicht kompakt zu halten.
- Die Jahresabrechnung zeigt Hauptkonto-Zeilen mit eingerückten „davon“-Details — die Eigentümer sehen also vertraute Hauptzeilen, das Detail bleibt prüfbar.
Das Kontoblatt: Buchungen direkt am Konto bearbeiten
Ein Klick auf ein Sachkonto öffnet das Kontoblatt mit allen Buchungen des Kontos im gewählten Jahr. Das Kontoblatt ist interaktiv:
- Suchleiste: durchsucht Datum, Buchungstext, Gegenkonto und Beträge — „350,00“, „1.234,56“ oder einfach „350“ funktionieren.
- Umbuchen: eine Buchungszeile auf ein anderes Sachkonto verschieben, direkt aus der Liste.
- Betrag anpassen: bei einfachen Buchungssätzen (eine Soll-, eine Haben-Zeile) den Betrag korrigieren.
- Buchungssatz löschen: entfernt alle Zeilen des Satzes gemeinsam.
- Rechnung verknüpfen: eine Buchung ohne Beleg nachträglich mit einer erfassten Rechnung verbinden; verknüpfte Rechnungen sind direkt aus dem Kontoblatt heraus erreichbar.
Diese Aktionen stehen nur Administratoren zur Verfügung, und die App blockiert sie automatisch bei geschützten Buchungen (Rechnungs- oder Bank-Verknüpfung, Hausgeld-Flüsse, freigegebene Heizkosten- oder Jahresabrechnung). Details dazu in der Buchungsübersicht.
Ob ein Sachkonto umlagefähig ist, ist eine rechtliche und abrechnungstechnische Frage, nicht nur eine Einstellung in der Software. Die Kennzeichnung in selbstverwalten unterstützt dich bei der Hausgeld- und Jahresabrechnung, ersetzt aber keine Prüfung deiner konkreten Teilungserklärung und Beschlüsse.
Was steht bei jedem Sachkonto?
Pro Sachkonto findest du unter anderem:
- Kontonummer: eindeutige Nummer innerhalb des Rahmens (hilft beim Sortieren und bei Exporten).
- Bezeichnung: der Name, unter dem du das Konto in Berichten wiederfindest.
- Kategorie: die Gruppe (z. B. Betriebskosten, Bestand, Rücklagen).
- Standard-Umlageschlüssel: falls für dieses Konto typischerweise nach MEA, Einheiten oder Verbrauch umgelegt wird (voreingestellt, anpassbar wo sinnvoll).
- Umlagefähig (ja/nein): Merkmal für die Abrechnungslogik gegenüber den Eigentümerinnen und Eigentümern, in der Übersicht als UF-Badge sichtbar.
Standardkonten aktivieren und Unterkonten anlegen
Der Standard-Kontenrahmen wird für dich vorbereitet: die wichtigsten Konten einer WEG sind aktiv, seltenere (Aufzug, Spielplätze, Bewachung …) sind vorhanden, aber deaktiviert. Unter Meine WEG → Stammdaten, Tab Sachkonten, können Administratoren:
- Konten aktivieren oder deaktivieren, je nachdem was deine WEG braucht
- Unterkonten anlegen, wenn ihr ein Hauptkonto feiner aufteilen wollt (z. B. „Treppenhausreinigung Firma Müller“ unter Hausreinigung)
Leg neue Unterkonten nur an, wenn ein bestehendes Konto die Sache wirklich nicht sinnvoll abbildet; zu viele Konten erschweren später die Übersicht. Die Hauptkonten-Nummern selbst sind fest — so bleiben Abrechnungen über Jahre und WEGs hinweg vergleichbar.