Sachkonten

Sachkonten bilden den Kontenrahmen Ihrer Wohnungseigentümergemeinschaft. Hier wird nicht „Herr Müller“ oder „die Hausmeisterfirma“ geführt, sondern Arten von Einnahmen, Ausgaben und Beständen -- zum Beispiel „Heizkosten“, „Bank“ oder „Instandhaltungsrücklage“. So bleibt die Buchhaltung übersichtlich und vergleichbar mit anderen WEGs.

Anknüpfung an den GdW-Kontenrahmen

selbstverwalten orientiert sich am Kontenrahmen des GdW (Gemeinschaft deutscher Wohnungsunternehmen e. V.). Das ist in der Wohnungswirtschaft ein verbreiteter Standard: Konten sind einheitlich gruppiert und beschriftet, sodass Jahresabrechnung, Wirtschaftsplan und Umlageschlüssel später zusammenpassen.

Sie müssen den Rahmen nicht auswendig kennen. Er sorgt dafür, dass Beraterinnen, Steuerliche und Nachfolger Ihre Unterlagen leichter verstehen.

Welche Kategorien gibt es?

Die Sachkonten sind in logische Gruppen eingeteilt. Die genaue Benennung kann in der Oberfläche leicht abweichen; inhaltlich treffen diese Kategorien fast immer zu:

Bestandskonten (Vermögen und Schulden)

Hier landen Bestände: wie viel Geld auf der Bank liegt, welche Forderungen gegenüber Eigentümerinnen und Eigentümern bestehen, wie hoch Rücklagen sind, und was eventuell noch offen an Lieferanten geschuldet wird. Bestandskonten beschreiben also „was der WEG gerade hat oder schuldet“.

Einnahmen

Alles, was der Gemeinschaft zufließt und als Ertrag gilt -- vor allem Hausgeld und Nebenkostenumlagen, ggf. auch Erstattungen oder sonstige Einnahmen, sofern Sie diese getrennt führen.

Betriebskosten

Laufende Kosten des Gebäudebetriebs, die typischerweise umlagefähig sein können, sofern sie im Wirtschaftsplan stehen und den Regeln der Betriebskostenverordnung entsprechen -- etwa Versicherungen, Gartenpflege, Müll, Hausmeister oder Allgemeinstrom.

Instandhaltung

Ausgaben für Reparatur, Ersatz und Werterhalt -- von der Türsprechanlage bis zur Dachabdichtung. Ob etwas hier oder unter Betriebskosten läuft, hängt von der Art der Maßnahme und Ihrer Abrechnungslogik ab; im Zweifel hilft eine kurze Rücksprache mit der Verwaltung oder einer Fachperson.

Verwaltung

Kosten der organisationischen Verwaltung -- zum Beispiel Software, Post, Versammlungsraum oder Honorare, soweit sie nicht direkt einer anderen Kostenart zuzuordnen sind.

Rücklagen

Konten rund um die Instandhaltungsrücklage: Einzahlungen, Entnahmen für Maßnahmen und der aktueller Bestand. So sehen Sie getrennt vom laufenden Konto, was für größere Vorhaben zurückgelegt ist.

Was steht bei jedem Sachkonto?

Pro Sachkonto finden Sie unter anderem:

• Kontonummer -- eindeutige Nummer innerhalb des Rahmens (hilft beim Sortieren und bei Exporten).
• Bezeichnung -- der Name, unter dem Sie das Konto in Berichten wiederfinden.
• Kategorie -- die Gruppe (z. B. Betriebskosten, Bestand).
• Standard-Umlageschlüssel -- falls für dieses Konto typischerweise nach MEA, Einheiten oder einem individuellen Schlüssel umgelegt wird (voreingestellt, anpassbar wo sinnvoll).
• Umlagefähig (ja/nein) -- Merkmal für die Abrechnungslogik gegenüber den Eigentümerinnen und Eigentümern.

Systemkonten und eigene Konten

Systemkonten werden für Sie vorbereitet -- die wichtigsten Standardkonten einer WEG sind schon da, damit Sie schnell starten können.

Administratorinnen und Administratoren können eigene Sachkonten ergänzen, wenn Ihre Gemeinschaft Besonderheiten hat (z. B. ein sehr spezieller Kostenblock). Legen Sie neue Konten nur an, wenn ein bestehendes Konto die Sache wirklich nicht sinnvoll abbildet; zu viele Konten erschweren später die Übersicht.

Beispiele aus dem Alltag

Die Nummern sind Beispiele; Ihre Installation kann leicht abweichen.

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