Sachkonten
Der Kontenrahmen deiner WEG. Welche Konten es gibt und wofür sie sind.
Sachkonten bilden den Kontenrahmen deiner Wohnungseigentümergemeinschaft. Hier wird nicht „Herr Müller" oder „die Hausmeisterfirma" geführt, sondern Arten von Einnahmen, Ausgaben und Beständen, zum Beispiel „Heizkosten", „Bank" oder „Instandhaltungsrücklage". So bleibt die Buchhaltung übersichtlich und vergleichbar mit anderen WEGs.
Zwei Orte, zwei Aufgaben:
- Buchhaltung → Konten & Buchungen, Tab Sachkonten: die Salden-Übersicht mit Soll, Haben und Saldo je Konto und dem Kontenblatt dahinter. Angezeigt werden zunächst nur bebuchte Konten. Mit dem Schalter Alle Konten anzeigen siehst du den vollständigen Rahmen. Lesen darf hier jedes Mitglied.
- Buchhaltung → Einstellungen, Tab Sachkonten (
/buchhaltung/einstellungen?tab=sachkonten): die Verwaltung, in der du Konten anlegst, bearbeitest, aktivierst und löschst. Einen eigenen Menüpunkt hat sie nicht. Du erreichst sie über den Button Sachkonten & Schlüssel oben auf Konten & Buchungen oder aus der Jahresabrechnung. Die Seite öffnet sich nur mit Finanzrecht (WEG-Admins, in hausverwalteten WEGs zusätzlich Buchhalter und Sachbearbeiter der Verwaltung).
Im zweiten Tab derselben Seite pflegst du die Werte je Einheit, siehe Umlageschlüssel pflegen.
Ein Kontenrahmen speziell für WEGs
Es gibt keinen offiziellen Kontenrahmen, der für WEG-Verwaltung wirklich passt. Der GdW-Rahmen zielt auf Wohnungsunternehmen, SKR 03/04 auf die Steuerbilanz. selbstverwalten. nutzt deshalb einen eigenen, bewusst kompakten Rahmen: Die Betriebskosten sind entlang der Betriebskostenverordnung (§ 2 BetrKV) gegliedert, ergänzt um WEG-spezifische Blöcke (Rücklagen, Hausgeld-Forderungen) und mit einer an den GdW angelehnten Nummernlogik.
Das Leitprinzip: Ein Hauptkonto entspricht einer Zeile, die ein Eigentümer aus der Jahresabrechnung kennt. Alles Detail (Gewerke, Konten aus einer früheren Verwaltersoftware) lebt in Unterkonten darunter. Du musst den Rahmen nicht auswendig kennen. Er sorgt dafür, dass Beirat, Steuerberatung und Nachfolger deine Unterlagen leichter verstehen.
Die Nummernkreise
Diese Bereiche schlägt die App vor, wenn du ein neues Konto anlegst:
| Nummernkreis | Kategorie | Inhalt |
|---|---|---|
| 1000–1999 | Bestand (Aktiva) | Bankkonten, Forderungen |
| 3000–3999 | Bestand (Passiva) | Verbindlichkeiten, Abgrenzungen |
| 6000–6999 | Einnahmen | Hausgeld, Sonderumlagen, Zinsen |
| 8000–8049 | Betriebskosten | Umlagefähige Kosten in BetrKV-Gliederung |
| 8050–8069 | Instandhaltung | Nicht umlagefähig: Wartung, Reparaturen, Gewerke |
| 8500–8599 | Verwaltung | Bankgebühren, Recht, Porto, Behörden |
| 8700–8799 | Rücklagen | Zuführung, Entnahme, Zinserträge |
Die Bereiche sind eine Orientierung für den Nummernvorschlag, keine harte Grenze. Daneben gibt es vier reservierte Nummern, die die App nie vorschlägt: 9000 (Saldenvorträge), 9999 (Verrechnung) sowie 1901 und 3901 („Abgrenzung Heizkostenabrechnung"). Die App legt diese technischen Konten bei Bedarf selbst an und findet sie über die Nummer wieder. Für eigene Konten sind sie gesperrt.
Beispiele aus dem echten Kontenrahmen
Das sind die tatsächlichen Standard-Konten einer WEG in selbstverwalten. (Auszug):
| Kontonummer | Bezeichnung | Kategorie | Typischer Umlageschlüssel | Umlagefähig |
|---|---|---|---|---|
| 1100 | Bank Girokonto | Bestand | – | nein |
| 1200 | Bank Rücklagenkonto | Bestand | – | nein |
| 1400 | Forderungen aus Hausgeld | Bestand | – | nein |
| 3300 | Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen | Bestand | – | nein |
| 6000 | Hausgeldeinnahmen | Einnahmen | – | nein |
| 8000 | Wasserversorgung | Betriebskosten | nach Verbrauch | ja |
| 8002 | Heizkosten / Brennstoff | Betriebskosten | nach Verbrauch | ja |
| 8003 | Warmwasserversorgung | Betriebskosten | nach Verbrauch | ja |
| 8013 | Sach- und Haftpflichtversicherung | Betriebskosten | MEA | ja |
| 8014 | Hauswartleistungen | Betriebskosten | MEA | ja |
| 8050 | Instandhaltung/Reparaturen allgemein | Instandhaltung | MEA | nein |
| 8501 | Bankgebühren | Verwaltung | MEA | nein |
| 8700 | Zuführung Instandhaltungsrücklage | Rücklagen | MEA | nein |
| 8710 | Entnahme Instandhaltungsrücklage | Rücklagen | MEA | nein |
Wo ist die Grundsteuer? Das Konto 8505 Grundsteuer existiert im Rahmen, ist aber standardmäßig deaktiviert. Die Grundsteuer ist kein Bestandteil der WEG-Jahresabrechnung: Das Finanzamt setzt sie direkt gegen die einzelnen Eigentümer fest, und diese zahlen sie selbst.
Ober- und Unterkonten (Hierarchie)
Der Kontenrahmen ist hierarchisch. Unter einem Hauptkonto können Unterkonten hängen, zum Beispiel die Gewerke-Konten „Instandhaltung Elektrik" (8054) oder „Instandhaltung Dach" (8056) unter 8050 Instandhaltung/Reparaturen allgemein. Auch Konten aus einer früheren Verwaltersoftware werden bei einer Datenübernahme als Unterkonten unter dem passenden Hauptkonto eingehängt und behalten ihre Original-Bezeichnung.
In der Sachkonten-Übersicht heißt das:
- Auch ein Oberkonto kann bebucht werden. Auf 8050 buchst du allgemeine Reparaturen ohne Gewerke-Bezug, obwohl darunter Unterkonten hängen. Nur Konten mit dem Badge Nicht bebuchbar sind reine Sammelkonten, dort buchst du auf die Unterkonten.
- Ein Oberkonto zeigt den aufsummierten Saldo aus sich selbst und allen Unterkonten, dazu die Anzahl seiner Unterkonten.
- Unterkonten kannst du pro Oberkonto ein- und ausklappen, um die Übersicht kompakt zu halten.
- Die Jahresabrechnung zeigt Hauptkonto-Zeilen mit eingerückten „davon"-Details. Die Eigentümer sehen also vertraute Hauptzeilen, das Detail bleibt prüfbar.
Die Badges an einem Konto
In der Salden-Übersicht siehst du:
| Badge | Bedeutung |
|---|---|
| Oberkonto | Das Konto hat Unterkonten. Der angezeigte Saldo ist die Summe aus Konto und Unterkonten. |
| Nicht bebuchbar | Reines Sammelkonto, gebucht wird auf den Unterkonten. |
| Σ [Gruppe] | Das Konto erscheint in der Jahresabrechnung nicht als eigene Zeile, sondern zusammen mit allen anderen Konten dieser Gruppe in einer Zeile. |
| UF | Umlagefähig: Diese Kosten wären bei Vermietung auf den Mieter umlegbar. |
In der Verwaltung unter Buchhaltung → Einstellungen, Tab Sachkonten, kommen die Badges dazu, die das Verhalten in Heizkosten- und Jahresabrechnung steuern:
| Badge | Bedeutung |
|---|---|
| Heiz | Zählt in die Heizkosten-Freigabe und die Verbrauchsgewichte der Jahresabrechnung. |
| WW | Zählt in den Warmwasser-Block der Heizkostenabrechnung. |
| Heizblock | Erscheint im Heizblock der Jahresabrechnung, ohne in die Abgrenzung einzufließen. |
| Darlehen | Gehört in den Darlehens-Block der Jahresabrechnung und ist nicht Teil der Abrechnungsspitze. |
| Ersatzanspruch | Unzulässige Rücklagen-Entnahme, die als Forderung weiterläuft. Sie erscheint in der Rücklagenentwicklung als Entnahme und im Vermögensbericht als Forderung. |
Rechts in jeder Zeile stehen außerdem der Umlageschlüssel des Kontos, das UF-Kennzeichen (mit Haken oder Kreuz), der Schalter zum Aktivieren und, wenn deine WEG Untergemeinschaften führt, die Auswahl des Beteiligungskreises (nicht bei Bestandskonten).
Geldkonten zeigen den Kontostand
Bei Bestandskonten (1100, 1200, Forderungen, Verbindlichkeiten) ist der Saldo nicht die Jahresbewegung, sondern der Kontostand: Anfangsbestand plus Soll minus Haben. Unter dem Kontonamen steht deshalb davon Anfangsbestand …, bei verknüpften Bankkonten zusätzlich lt. Kontoauszug … (Datum). Weichen beide voneinander ab, zeigt die Zeile ein Δ. Meist liegt das an noch nicht gebuchten Zahlungen oder an einem anderen Stichtag.
Wie du den Anfangsbestand bei einer Übernahme setzt, steht in Anfangsbestände erfassen.
Das Kontenblatt: Buchungen direkt am Konto bearbeiten
Ein Klick auf ein Sachkonto mit Buchungen öffnet das Kontenblatt als Seiten-Panel. Oben stehen Kontonummer, Kontobezeichnung, Kontokategorie, Umlagefähig sowie Summe Soll und Summe Haben. Darunter folgen alle Buchungen des gewählten Jahres mit laufendem Saldo und, bei Bestandskonten, der Saldovortrag als erste Zeile.
- Suchleiste: durchsucht Buchungstext, Gegenkonto und Beträge. „350,00", „1.234,56" oder einfach „350" funktionieren. Der laufende Saldo bleibt dabei über alle Buchungen kumuliert, gefiltert wird nur die Anzeige.
- Im Journal: Der Button springt ins Buchungsjournal, gefiltert auf genau dieses Konto.
- ⋯-Menü je Zeile: dieselben Aktionen wie im Journal, also Sachkonto umbuchen, Betrag anpassen, Buchungstext ändern, Arbeitskosten (§ 35a), Beteiligungskreis zuordnen, Rechnungs- und Zahlungs-Verknüpfung entfernen, Buchungssatz stornieren und Buchungssatz löschen.
- Rechnung und Zahlung öffnen: Verknüpfte Rechnungen (mit PDF) und Zahlungen erreichst du direkt an der Zeile. Stammt eine Buchung aus einer Heizkostenabrechnung, führt ein Link dorthin.
Die Aktionen stehen nur mit Finanzrecht zur Verfügung, und die App blockiert sie automatisch bei geschützten Buchungen. Details in Buchungen korrigieren.
Ob ein Sachkonto umlagefähig ist, ist eine rechtliche und abrechnungstechnische Frage, nicht nur eine Einstellung in der Software. Die Kennzeichnung in selbstverwalten. unterstützt dich bei der Hausgeld- und Jahresabrechnung, ersetzt aber keine Prüfung deiner konkreten Teilungserklärung und Beschlüsse.
Was steht bei jedem Sachkonto?
Pro Sachkonto findest du unter anderem:
- Kontonummer: eindeutige Nummer innerhalb des Rahmens (hilft beim Sortieren und bei Exporten).
- Bezeichnung: der Name, unter dem du das Konto in Berichten wiederfindest.
- Kategorie: die Gruppe (z. B. Betriebskosten, Bestand, Rücklagen).
- Umlageschlüssel: nach welchem Schlüssel das Konto in der Jahresabrechnung verteilt wird, zum Beispiel MEA, Einheiten oder Verbrauch. Voreingestellt und anpassbar.
- Umlagefähig (ja/nein): Merkmal für die Abrechnungslogik gegenüber den Eigentümern, in der Übersicht als UF-Badge sichtbar.
Konten anlegen, bearbeiten und löschen
Der Standard-Kontenrahmen wird für dich vorbereitet. Die wichtigsten Konten einer WEG sind aktiv, seltenere (Aufzug, Spielplätze, Bewachung …) sind vorhanden, aber deaktiviert. Ist noch gar kein Rahmen da, legst du ihn mit Standard-Kontenrahmen anlegen an.
Unter Buchhaltung → Einstellungen, Tab Sachkonten, kannst du:
- Konten aktivieren oder deaktivieren, je nachdem was deine WEG braucht
- über Neues Sachkonto ein eigenes Hauptkonto anlegen. Die App schlägt die nächste freie Nummer im Nummernkreis der gewählten Kategorie vor.
- im ⋯-Menü eines Kontos (außer bei Bestandskonten) Unterkonto anlegen, wenn ihr ein Hauptkonto feiner aufteilen wollt (z. B. „Treppenhausreinigung Firma Müller" unter Hausreinigung). Ein Unterkonto kann seinen Umlageschlüssel vom Hauptkonto erben.
- über Bearbeiten die Bezeichnung (bei Standard-Konten gesperrt), den Umlageschlüssel (auch mit einem Zusätzlichen Schlüssel (Hybrid)), die Umlagefähigkeit, die Bebuchbarkeit und die Abrechnungs-Anzeigegruppe ändern. Im Block Jahresabrechnung schaltest du Heizkosten-Konto, Warmwasser-Konto, Im Heizblock anzeigen, Darlehens-Konto und Ersatzanspruch (Rücklage).
- Löschen, allerdings nur bei selbst angelegten Konten. Standard-Konten des Rahmens haben keinen Löschen-Eintrag. Außerdem darf das Konto in keiner Buchung, Rechnung oder Planung verwendet werden. Andernfalls deaktivier es stattdessen.
Leg neue Konten nur an, wenn ein bestehendes die Sache wirklich nicht sinnvoll abbildet. Zu viele Konten erschweren später die Übersicht. Die Nummern der Standard-Konten bleiben fest, damit Abrechnungen über Jahre und WEGs hinweg vergleichbar bleiben.