Daten importieren
So importierst du bestehende Daten per CSV oder JSON in deine WEG.
Kommst du von Papier, Excel oder einer früheren Verwaltungssoftware, importierst du viele Stammdaten gebündelt, statt jeden Eintrag einzeln einzutippen.
Den Datenimport kann nur ein WEG-Admin nutzen, und er setzt eine laufende Testphase oder ein aktives Abo voraus. Importier nur Daten, die du verarbeiten darfst.
Unterstützte Formate
- CSV: Tabellen aus Excel oder anderen Programmen
- JSON: strukturierte Daten aus anderen Systemen, als Array von Objekten
Das Format musst du nicht auswählen, die App erkennt es an der Dateiendung.
Was du importieren kannst
Unter Datentyp stehen sieben Bereiche zur Wahl. Die Pflichtfelder prüft die App vor dem Import:
| Datentyp | Pflichtfelder |
|---|---|
| Einheiten | bezeichnung, mea |
| Eigentümer / Personen | vorname, nachname |
| Transaktionen | typ, betrag, buchungsdatum |
| Rechnungen | empfaenger, betrag |
| Beschlüsse | titel, wortlaut, typ |
| Vorgänge | titel, beschreibung, typ |
| Dokumente (Metadaten) | titel, kategorie |
Weitere Spalten sind optional. Welche es gibt, zeigt dir die Vorlage: Wähl den Datentyp und klick unter Vorlage herunterladen auf CSV-Vorlage. Die Datei enthält die Spaltenüberschriften des Datentyps. Einzelne davon wertet der Import nicht aus, etwa einheiten bei Personen und version bei Dokumenten.
Bei Dokumenten übernimmt die App nur die Metadaten (Titel, Beschreibung, Kategorie, Dateiname, Tags), nicht die Dateien selbst. Die lädst du im Dokumentenarchiv hoch. Jede Zeile braucht zusätzlich den Speicherpfad der Datei in der Spalte dateiPfad und einen dateiName. Fehlt eines von beiden, überspringt die App die Zeile, obwohl die Erfolgsmeldung sie mitzählt. Prüf nach einem Dokumente-Import deshalb im Archiv, ob alle Einträge angekommen sind.
Ablauf in vier Schritten
- Datentyp und Datei wählen: Öffne die Seite Daten & API (häng
/datenan die App-Adresse an, siehe Daten & API) und wechsel in den Reiter Import. Wähl unter Datentyp den Bereich und zieh deine Datei in die Zone CSV- oder JSON-Datei hierher ziehen, eine Datei pro Durchgang. Darunter steht danach Ausgewählt: dateiname. - Prüfung: Klick auf Validieren. Die App prüft jede Zeile und zeigt, wie viele Einträge gültig und wie viele fehlerhaft sind, mit Fehlermeldung pro Zeile.
- Vorschau: Die Tabelle zeigt die ersten 50 Zeilen mit Status und Fehlertext; die Zähler gültig und fehlerhaft darüber beziehen sich auf die ganze Datei. Korrigier fehlerhafte Zeilen in deiner Datei und lad sie erneut hoch.
- Bestätigen: Erst mit Klick auf „… Einträge importieren" übernimmt die App die gültigen Daten. Fehlerhafte Zeilen überspringt sie.
Erstell vor großen Imports eine Sicherung über den Reiter Export. So kannst du bei Unsicherheit den vorherigen Stand nachvollziehen.