Bank-Synchronisation

Nach der Verbindung holt selbstverwalten regelmäßig neue Umsätze ab, ordnet Eingänge wenn möglich dem richtigen Eigentümer zu und spiegelt den Bestand des Rücklagenkontos in die Buchhaltung. Du musst dafür nichts starten. Den Bereich findest du unter Buchhaltung → Banking (/buchhaltung/banking).

Wann synchronisiert wird

Neue Umsätze kommen auf zwei Wegen in die App:

1. Täglicher Hintergrund-Lauf: Er übernimmt für jede WEG mit verbundener Bank die Umsätze, die beim Banking-Anbieter bereitliegen.
2. Beim Öffnen des Banking: Liegt der letzte Abruf länger als 30 Minuten zurück, zieht die App im Hintergrund nach. Im Kopf steht solange „Zahlungen werden geladen…", danach meldet sie zum Beispiel „5 neue Zahlungen abgerufen". Beim allerersten Abruf greift die 30-Minuten-Drossel nicht, dann werden alle verbundenen Konten sofort abgerufen.

Unter dem Saldo im Kopf siehst du, wann zuletzt synchronisiert wurde, etwa „Gerade eben", „Vor 12 Min." oder „Vor 3 Std.".

Was beim Abruf passiert

1. Zugang bei der Bank auffrischen: nur beim Abruf, den du selbst auslöst (Seitenaufruf). Danach wartet die App kurz, damit die frischen Daten beim Anbieter angekommen sind.
2. Kontoliste aktualisieren: Neue Konten kommen dazu, Salden werden aktualisiert. Bausparverträge und Kreditkarten bleiben außen vor.
3. Umsätze importieren: Vorgemerkte Umsätze überspringt die App. Sie kommen erst, wenn die Bank sie endgültig bucht.
4. Zuordnung versuchen: Für neue Eingänge, die nicht auf einem Rücklagenkonto landen, sucht die App sofort nach Eigentümer und Einheit (siehe unten).
5. Rücklagenkonten: Jeder Eingang wird als Rücklagen-Zuführung, jeder Abgang als Rücklagen-Entnahme gebucht, und der Ist-Bestand der Rücklage folgt dem Kontosaldo. Das gilt, wenn die Rücklage mit dem Konto verknüpft ist oder es genau eine aktive Rücklage gibt.

Automatische Zuordnung zu Eigentümern

Für jeden neuen Eingang außerhalb des Rücklagenkontos sucht die App Person und Einheit. Findet sie einen Treffer, bucht sie den Eingang gleich auf das Personenkonto. Die Signale:

1. IBAN: Ist die IBAN des Zahlers in den Bankdaten eines Eigentümers hinterlegt, ist der Treffer eindeutig.
2. Name: Taucht der Nachname eines Eigentümers im Kontoinhaber oder im Verwendungszweck auf, ordnet die App zu. Hat der Eigentümer noch keine Bankverbindung hinterlegt, merkt sie sich die IBAN. Beim nächsten Mal greift dann direkt der IBAN-Treffer.

Der Betrag zählt nur bei den Vorschlägen: Weicht er höchstens 0,50 € vom monatlichen Hausgeld-Soll einer Einheit ab, stuft die App den Vorschlag höher ein.

Wenn die Zuordnung nicht eindeutig ist

Unklare Eingänge (unbekannte IBAN, Überweisung vom Konto des Partners, ausländischer Zahler) zeigt der Tab Hausgelder mit einem Zähler. Der Knopf „… Eingänge zuordnen" in seiner Kopfzeile öffnet den Dialog Hausgeld-Zuordnung:

• Je Eingang steht der beste Vorschlag mit Person, Einheit und Einstufung Sicher oder Wahrscheinlich.
• Zuordnen übernimmt den Vorschlag, über den Pfeil daneben wählst du einen der anderen Vorschläge.
• Gibt es mehrere sichere Treffer, übernimmst du sie mit Alle übernehmen auf einmal.

Zusätzlich prüft der Tab Hausgelder alle Eingänge, die noch niemandem zugeordnet sind, mit einer KI. Bei WEGs verbucht er eindeutige Treffer automatisch. Das beschreibt Hausgeld-Eingänge verbuchen.

Der Tab Transaktionen: Suche, Filter und Finanz-Kette

Im Tab Start (Bank-Symbol) stehen alle Bankumsätze, nach Tagen gruppiert. Die Liste lädt beim Scrollen weitere Umsätze nach.

• Suche („Verwendungszweck, Name oder Betrag…"): findet auch Beträge, „350" findet also „350,00 €".
• Jahr: Alle Jahre oder ein bestimmtes Jahr.
• Typ: Alle Typen oder einer der sechs Typen, siehe Transaktionen.
• Sammler: Alle Zahlungen, Nur Sammler oder Ohne Sammler. Der Filter erscheint nur, wenn es Sammler gibt.
• Konto: Die Kontowahl oben im Kopf filtert die Liste mit.

Die Liste ist nach Tagen gegliedert und liest sich wie in einer Banking-App: links ein runder Avatar mit den Initialen des Empfängers, darüber klein das Konto (bei Hausgeld und Miete auch Einheit und Person), der Empfänger fett, rechts der Betrag (Eingänge grün mit Plus). Darunter steht der Verwendungszweck in einer grauen Blase.

Über dem Betrag sitzen kleine Abzeichen: eine grüne Büroklammer, wenn eine Rechnung verknüpft ist, ein grünes Buch, wenn eine Buchung verknüpft ist, der Nachname bei zugeordneten Personen, Offen in Gelb, Sammler · 12 in Violett und Vor Buchungsbeginn in Grau.

Ein Tipp auf die Zeile öffnet die Detailansicht: Betrag, Datum, Konto, Art, Stand, Gegenkonto mit kopierbarer IBAN und der vollständige Verwendungszweck. Darunter die beiden Glieder der Finanz-Kette: Rechnung (mit Beleg-PDF und Sprung zur Rechnung) und Buchung (Soll und Haben, Sprung ins Kontenblatt). Bei einer verknüpften Rechnung oder Buchung steht dort Verknüpfung lösen.

Verknüpft wird über das Plus im Kopf der Detailansicht. Bei offenen Ausgaben und sonstigen Einnahmen öffnet es ein kleines Menü: Buchung verknüpfen zeigt bestehende Buchungen, sortiert nach Betragsnähe. Rechnung verknüpfen zeigt offene Rechnungen, die Rechnung steht danach auf bezahlt. Ein bereits verknüpftes Glied steht gedämpft im Menü. Bei vermieteten Objekten kommt Miete zuordnen dazu. Das Plus setzt Finanzrecht voraus.

Dasselbe Plus gibt es in der Rechnungsliste (Buchung oder Zahlung verknüpfen) und im Journal und Kontenblatt (Rechnung oder Zahlung verknüpfen). So lässt sich jedes Glied des Dreiecks von jeder Seite aus anhängen.

Sammler (SEPA-Sammellastschriften)

Manche Bankumsätze bündeln viele Einzelposten in einer Bewegung, etwa eine Sammellastschrift oder Sammelbestände aus einer früheren Verwaltersoftware. Solche Zeilen tragen das Abzeichen Sammler mit der Anzahl der Positionen; ein Tipp öffnet die Detailansicht mit den Positionen:

• Jede Einzelposition erscheint in der Detailansicht des Sammlers als eigene Zeile mit Betrag und, wo bekannt, Einheit und Name, dazu der Stand Gebucht oder Nicht gebucht und die verknüpfte Rechnung.
• Jede Position hat ihr eigenes Plus. Darüber verknüpfst du sie mit einer Buchung, wobei die Kandidaten nach dem Positionsbetrag sortiert sind.
• Der Sammler selbst lässt sich nicht verknüpfen, er ist nur die Klammer um die Positionen.

Datum des Kontostands

Der Saldo im Kopf stammt aus dem letzten Abruf. Er kann deshalb hinter deiner Banking-App liegen. Für die Buchhaltung zählen die einzelnen Umsätze und ihre Zuordnung.