Zahlläufe

Ein Zahllauf bündelt viele einzelne Zahlungen zu einem gemeinsamen Vorgang: du sammelst Positionen, prüfst alles in einer Ansicht, gibst gemeinsam frei und löst die Bank-Übergabe in einem Schritt aus. So sparst du Zeit beim Hausgeld-Einzug oder beim Bezahlen mehrerer Rechnungen.

Drei Arten — eine Logik

Die Rücklagenzuführung steht nur zur Wahl, wenn ein Konto als Rücklagenkonto markiert ist.

Ablauf von der Idee bis zur Bank

1. Zahllauf anlegen: wähl die Art und das passende Konto. Bei Lastschrift und Rücklagenzuführung wählst du zusätzlich Monat/Jahr.
2. Positionen automatisch vorschlagen (siehe nächster Abschnitt) oder manuell ergänzen. Jede Position hat Empfänger, IBAN, Betrag und Verwendungszweck.
3. Prüfen: kontrolliere Beträge, Namen und IBANs. Korrigier oder lösche einzelne Positionen, bevor du weitergehst.
4. Freigeben: mit der Freigabe bestätigst du, dass der Zahllauf an die Bank übergeben werden darf. Status wechselt auf freigegeben.
5. Ausführen („Jetzt ausführen"): die App übergibt den Sammel-Auftrag an deine Bank. Du wirst zur TAN-Bestätigung weitergeleitet (App, photoTAN, mobileTAN — je nach Bank).
6. Finalisieren: nach Rückkehr aus der Bank werden alle erfolgreichen Positionen verbucht (Hausgeld als Eingang, Rechnungen als bezahlt, Rücklage als Zuführung).

Schutz vor Doppelzahlungen

Zwei Mechanismen verhindern, dass versehentlich doppelt gezahlt wird:

• Rechnungen: Eine Rechnung, die bereits als Position in einem noch nicht abgeschlossenen Zahllauf hängt (Entwurf, freigegeben oder in Ausführung), wird bei der automatischen Generierung nicht noch einmal aufgenommen.
• Ausführung: Nur genau ein Klick kann einen freigegebenen Zahllauf in die Ausführung bringen. Ein Doppelklick oder ein zweiter Browser-Tab bekommt die Meldung „Zahllauf wird bereits ausgeführt" — es wird garantiert nur ein Bank-Auftrag ausgelöst. Auch die Verbuchung nach der Ausführung ist gegen parallele Läufe abgesichert; keine Position wird zweimal verbucht.

Hausgeld-Positionen automatisch generieren

Hat deine WEG Hausgeld-Soll-Daten (aktivierter Wirtschaftsplan) und SEPA-Mandate der Eigentümer gepflegt, generiert die App beim Anlegen eine Lastschrift-Position pro Einheit:

• Empfängername (= Eigentümer der Einheit)
• IBAN aus dem hinterlegten SEPA-Mandat
• Hausgeld-Betrag des gewählten Monats
• Verwendungszweck mit WEG-Name, Monat, Einheit und Aufteilung in Hausgeld- und Rücklagen-Anteil

Zwei Fälle werden dabei automatisch aussortiert, mit klarer Rückmeldung („3 bereits bezahlt, 2 ohne SEPA-Mandat ausgelassen"):

• Einheiten, deren Hausgeld für den Monat schon eingegangen ist (z. B. per Überweisung), werden übersprungen — sonst würdest du doppelt einziehen.
• Eigentümer ohne gültiges SEPA-Mandat oder IBAN werden nicht aufgenommen. Du siehst sofort, wer fehlt, und kannst die Daten nachpflegen.

Nachträglich eingepflegte Mandate

Positionen können im Lauf als übersprungen markiert sein (z. B. „Kein aktives SEPA-Mandat"). Sobald der Eigentümer sein Mandat digital erteilt hat, prüfst du sie mit „IBAN aktualisieren" neu — die App macht das beim Aufklappen des Laufs auch automatisch. Wer jetzt ein Mandat hat, wird wieder auf offen gesetzt und bei der nächsten Ausführung mit übergeben.

Rechnungs-Positionen automatisch generieren

Für freigegebene, noch unbezahlte Rechnungen übernimmt die App Überweisungs-Positionen aus den Rechnungsdaten: Empfänger, IBAN, Betrag, Verwendungszweck und die Rechnungs-Verknüpfung. Letztere sorgt dafür, dass die Rechnung nach erfolgreichem Lauf automatisch auf bezahlt gesetzt und die Zahlung in der Doppik verbucht wird (Soll 3300 Verbindlichkeiten an Haben 1100 Bank Girokonto). Gutschriften und Rechnungen ohne Empfänger-IBAN werden ausgelassen.

Rücklagen-Position vorschlagen

Bei einem Rücklagen-Zuführungs-Lauf schlägt die App einen Betrag vor, der dem monatlichen Rücklagen-Anteil aller Einheiten aus dem Hausgeld-Soll entspricht. Den Betrag kannst du natürlich überschreiben — die App nimmt dir nur die Rechenarbeit ab.

Status-Übersicht

Pro Position wird zusätzlich ein Position-Status geführt: offen (wartend), ausgeführt (verbucht), fehlgeschlagen (Bank-Fehler — meistens IBAN-Problem) oder übersprungen (z. B. fehlendes Mandat). Bei übersprungenen und fehlgeschlagenen Positionen siehst du die Fehler-Meldung direkt in der Liste.

Zurücksetzen, Abbrechen, Löschen

• Zurück zu Entwurf (im Status freigegeben): hebt die Freigabe auf, Positionen können wieder bearbeitet werden. Sinnvoll, wenn du noch eine Korrektur machen willst.
• Abbrechen (im Status in Ausführung): holt den Lauf zurück in den Status freigegeben — z. B. wenn du die TAN-Bestätigung abgebrochen hast oder das Bank-Fenster hängen geblieben ist. Du kannst danach erneut ausführen.
• Löschen: möglich für Läufe im Status Entwurf, Freigegeben oder Fehlgeschlagen. Ausgeführte Läufe bleiben für die Historie erhalten.

Nach erfolgreicher Ausführung sind diese Aktionen nicht mehr verfügbar — Stornierungen müssen über die Bank laufen.