Zahlläufe
So erstellen Sie SEPA-Lastschriften und Überweisungen gebündelt.
Ein Zahllauf ist ein gebündelter Zahlungsvorgang: Sie sammeln viele einzelne Forderungen oder Auszahlungen in einem Durchgang, prüfen alles gemeinsam und lösen die Zahlungen danach in einem Schritt bei Ihrer Bank aus. So sparen Sie Zeit und reduzieren Fehler beim Hausgeld-Einzug oder beim Bezahlen vieler Rechnungen.
Arten von Zahlläufen
| Art | Typische Verwendung |
|---|---|
| Lastschrift | Hausgeld einziehen -- die WEG zieht bei den Eigentümern den vereinbarten Betrag per SEPA-Lastschrift ein. |
| Überweisung | Rechnungen bezahlen -- z. B. Handwerker, Versicherungen, Hausmeister. |
| Rücklagenzuführung | Beträge vom Girokonto auf das Rücklagenkonto überweisen, um die Instandhaltungsrücklage zu füllen. |
Welche Arten Ihnen angeboten werden, hängt von Ihrer eingerichteten Bankverbindung und den Konten ab.
Ablauf von der Idee bis zur Bank
- Zahllauf anlegen -- wählen Sie die Art (Lastschrift, Überweisung, Rücklagenzuführung) und das passende Konto.
- Positionen hinzufügen -- jede Zeile ist eine Zahlung: Betrag, Empfänger bzw. Zahler, Verwendungszweck. Für Hausgeld und offene Rechnungen können Positionen automatisch vorgeschlagen werden (siehe unten).
- Prüfen -- Kontrollieren Sie Beträge, Namen und IBANs. Korrigieren Sie bei Bedarf, bevor Sie weitergehen.
- Freigeben -- mit der Freigabe bestätigen Sie, dass der Zahllauf ausgeführt werden darf. Je nach Einrichtung kann eine zweite Person mitfreigeben müssen.
- Ausführen -- das System übergibt die gebündelte Zahlung an die Bank. Sie werden ggf. wie gewohnt zur Bestätigung bei der Bank weitergeleitet.
Prüfen Sie den Zahllauf sorgfältig vor der Freigabe. Nach der Ausführung sind Lastschriften und Überweisungen bei der Bank in Gang -- Stornos sind dann nur noch über Ihre Bank bzw. deren Regeln möglich.
Hausgeld-Positionen automatisch erzeugen
Wenn Ihre WEG Hausgeld und SEPA-Mandate der Eigentümer gepflegt hat, kann selbstverwalten Lastschrift-Positionen für den Einzug vorschlagen oder erzeugen. Sie müssen nicht jede Einheit einzeln eintippen -- passen Sie nur offene Sonderfälle an.
Rechnungs-Positionen
Für freigegebene, noch unbezahlte Rechnungen können Sie Überweisungs-Positionen aus den Rechnungsdaten übernehmen (Empfänger, IBAN, Betrag, Verwendungszweck). So schließen Sie viele offene Posten in einem Zahllauf ab.
Status eines Zahllaufs
Die übliche Reihenfolge der Status ist:
- Entwurf -- Sie sammeln und bearbeiten Positionen; an die Bank wurde noch nichts geschickt.
- Freigegeben -- der Zahllauf ist zur Ausführung freigegeben, wartet aber ggf. noch auf den Ausführungszeitpunkt oder die Bank-Anbindung.
- In Ausführung -- die Zahlung wurde an die Bank übergeben; die Bank verarbeitet sie.
- Ausgeführt -- der Vorgang ist aus Sicht des Systems abgeschlossen (alle Positionen erfolgreich oder entsprechend protokolliert).
- Fehlgeschlagen -- mindestens eine Position oder der gesamte Lauf konnte nicht erfolgreich ausgeführt werden; Details finden Sie in der Ansicht zum Zahllauf und sollten Sie mit Ihrer Bank klären.
Nur Administratoren dürfen Zahlläufe anlegen, freigeben und ausführen. Mitglieder sehen in der Regel nur die Ergebnisse zur Transparenz.