Zahlläufe
Hausgeld-Lastschriften, Rechnungs-Überweisungen und Rücklagen-Zuführungen gebündelt vorbereiten und freigeben.
Ein Zahllauf bündelt viele einzelne Zahlungen zu einem gemeinsamen Vorgang: du sammelst Positionen, prüfst alles in einer Ansicht, gibst gemeinsam frei und löst die Bank-Übergabe in einem Schritt aus. So sparst du Zeit beim Hausgeld-Einzug oder beim Bezahlen mehrerer Rechnungen.
Drei Arten — eine Logik
| Art | Wofür | Wie Positionen entstehen |
|---|---|---|
| Lastschrift | Hausgeld einziehen — die WEG zieht bei den Eigentümern den vereinbarten Betrag per SEPA-Lastschrift ein | automatisch aus den Hausgeld-Soll-Daten + SEPA-Mandaten |
| Überweisung | Mehrere Rechnungen gebündelt bezahlen | automatisch aus den freigegebenen, noch unbezahlten Rechnungen |
| Rücklagenzuführung | Geld vom Girokonto auf das Rücklagenkonto verschieben | eine Position pro Lauf, Betrag wird vorgeschlagen oder manuell gewählt |
Welche Arten dir angeboten werden, hängt von deinen verbundenen Konten ab.
Ablauf von der Idee bis zur Bank
- Zahllauf anlegen: wähl die Art und das passende Konto. Bei Lastschrift und Überweisung wählst du zusätzlich Monat/Jahr — die App nutzt das, um Doppel-Läufe für denselben Zeitraum zu vermeiden.
- Positionen automatisch vorschlagen (siehe nächster Abschnitt) oder manuell ergänzen. Jede Position hat Empfänger, IBAN, Betrag und Verwendungszweck.
- Prüfen: kontrolliere Beträge, Namen und IBANs. Korrigier oder lösche einzelne Positionen, bevor du weitergehst.
- Freigeben: mit der Freigabe bestätigst du, dass der Zahllauf an die Bank übergeben werden darf. Status wechselt auf freigegeben.
- Ausführen: die App übergibt den Sammel-Auftrag an deine Bank. Du wirst zur TAN-Bestätigung weitergeleitet (App, photoTAN, mobileTAN — je nach Bank).
- Finalisieren: nach Rückkehr aus der Bank werden alle erfolgreichen Positionen verbucht (Hausgeld als Eingang, Rechnungen als bezahlt, Rücklage als Umbuchung).
Prüf den Zahllauf sorgfältig vor der Freigabe. Nach der Ausführung sind Lastschriften und Überweisungen bei der Bank in Gang. Stornos sind dann nur noch über deine Bank bzw. deren Regeln möglich.
Hausgeld-Positionen automatisch generieren
Hat deine WEG Hausgeld und SEPA-Mandate der Eigentümer gepflegt, generiert die App per Klick eine Lastschrift-Position pro Einheit. Pro Eigentümer bekommst du eine Zeile mit:
- Empfängername (= Kontoinhaber laut SEPA-Mandat)
- IBAN aus den hinterlegten Zahlungsdaten
- Hausgeld-Betrag des gewählten Monats
- Verwendungszweck mit Mandatsreferenz
Eigentümer, die kein gültiges SEPA-Mandat oder keine IBAN hinterlegt haben, werden mit Status „übersprungen" in den Lauf eingefügt — du siehst sofort, wer fehlt, und kannst sie nachträglich kontaktieren oder die Daten ergänzen.
Übersprungene Positionen nachholen
Wenn du nach dem Anlegen des Zahllaufs noch SEPA-Mandate eingepflegt hast, kannst du mit „Übersprungene aktualisieren" alle Positionen mit Status uebersprungen neu prüfen. Wer jetzt ein Mandat hat, wird auf offen gesetzt und beim nächsten Ausführungslauf mit übergeben.
Rechnungs-Positionen automatisch generieren
Für freigegebene, noch unbezahlte Rechnungen kannst du Überweisungs-Positionen aus den Rechnungsdaten übernehmen. Die App zieht Empfänger, IBAN, Betrag, Verwendungszweck und die Rechnungs-ID — letztere sorgt dafür, dass die Rechnung nach erfolgreichem Lauf automatisch auf bezahlt gesetzt und in der Doppik korrekt verbucht wird (3300 Soll / 1100 Haben).
Rücklagen-Position vorschlagen
Bei einem Rücklagen-Zuführungs-Lauf schlägt die App einen Betrag vor, der dem monatlichen Rücklagen-Anteil aller Einheiten entspricht (Summe aus hausgeld_soll.ruecklage_anteil). Den Betrag kannst du natürlich überschreiben — die App nimmt nur die Gehirnarbeit ab, damit du nicht selbst rechnen musst.
Status-Übersicht
| Lauf-Status | Bedeutung |
|---|---|
| Entwurf | Du sammelst und bearbeitest Positionen; an die Bank wurde noch nichts geschickt. Editierbar. |
| Freigegeben | Bereit zur Übergabe an die Bank. Positionen sind eingefroren. Kann noch zurückgesetzt werden. |
| In Ausführung | An die Bank übergeben, wartet auf Bestätigung / Verbuchung. |
| Ausgeführt | Erfolgreich abgeschlossen — alle Positionen entweder gebucht oder dokumentiert übersprungen. |
| Fehlgeschlagen | Mindestens eine Position oder der gesamte Lauf konnte nicht ausgeführt werden. Details siehe Position-Status. |
Pro Position wird zusätzlich ein Position-Status geführt: offen (wartend), ausgefuehrt (Bank hat verbucht), fehlgeschlagen (Bank-Fehler — meistens IBAN-Problem) oder uebersprungen (z. B. fehlendes Mandat). Bei fehlgeschlagen siehst du in der Spalte „Fehler" die Original-Meldung der Bank.
Zurücksetzen vs. Abbrechen
Solange ein Zahllauf noch nicht ausgeführt ist, hast du zwei Möglichkeiten:
- Zurücksetzen (nur im Status
freigegeben): hebt die Freigabe auf, der Lauf geht zurück in den Statusentwurf. Positionen können wieder bearbeitet werden. Sinnvoll, wenn du noch eine Korrektur machen willst. - Abbrechen (vor Ausführung): markiert den Lauf endgültig als nicht ausgeführt. Bereits ausgeführte Positionen sind davon nicht betroffen — der Lauf bleibt für die Historie erhalten.
Nach erfolgreicher Ausführung sind beide Aktionen nicht mehr verfügbar — Stornierungen müssen über die Bank laufen.
Nur Administratoren dürfen Zahlläufe anlegen, freigeben und ausführen. Mitglieder sehen die Ergebnisse zur Transparenz, können aber selbst keinen Lauf starten.