Firmen verwalten

Bestehende Firmeneinträge kannst du jederzeit anpassen. Du findest die Firmenliste in der Seitenleiste unter Meine WEG → Stammdaten (/objekt) im Tab Firmen.

Die Liste im Überblick

Die Tabelle zeigt je Firma Firma (mit Ansprechpartner), Kategorie / Gewerk, Kontakt (E-Mail und Telefon), IBAN und Konto-Nr.. Über der Tabelle stehen die Anzahl der Einträge und, sobald bei mindestens einer Firma ein Gewerk hinterlegt ist, der Filter Alle Gewerke. Eine Freitextsuche gibt es hier nicht. Filtere stattdessen nach Gewerk und setz den Filter über das X wieder zurück.

Alle Mitglieder sehen die Liste. Die Aktionen am Zeilenende, das Anlegen und die Duplikat-Hinweise sind WEG-Administratoren vorbehalten.

Kontaktdaten bearbeiten

1. Öffne den Tab Firmen.
2. Klick in der Zeile der Firma auf das Stiftsymbol.
3. Aktualisier z. B. Telefonnummer, Ansprechpartner oder Bankverbindung.
4. Klick auf Speichern.

Ist bei der Firma eine E-Mail-Adresse hinterlegt, steht in derselben Zeile zusätzlich ein Briefsymbol. Es öffnet den E-Mail-Verlauf mit dieser Firma und bietet einen Schnell-Einstieg für eine neue E-Mail. Ohne hinterlegte Adresse erscheint das Symbol nicht.

Empfohlene Dienstleister: das „Vertraut"-Abzeichen

Für manche Regionen pflegen wir einen Katalog empfohlener Dienstleister. Jeder Eintrag hat einen Standort und einen Umkreis in Kilometern. Liegt die Postleitzahl deiner WEG in diesem Umkreis, legt die App den Anbieter als Firma mit eigenem Firmenkonto in deiner WEG an: beim Anlegen der WEG oder wenn wir den Katalog für deine Region ergänzen. Ist er schon vorhanden, wird er nicht doppelt angelegt. In der Liste trägt er das Abzeichen „Vertraut" (Tooltip „Empfohlener Dienstleister"). Diese Einträge nutzt, bearbeitest und beauftragst du wie jede andere Firma. Das Abzeichen zeigt nur, woher der Kontakt stammt.

Firmen aus dem Pool der Hausverwaltung

Wird deine WEG von einer Hausverwaltung betreut, kann diese Firmen aus ihrem eigenen Dienstleister-Pool in die WEG übernehmen. Das erledigen die Administratoren der Hausverwaltung in ihrem Verwaltungsbereich unter Dienstleister-Pool, in der WEG selbst gibt es dafür keinen Button. Übernommene Firmen erscheinen in deiner Liste als ganz normale Einträge mit eigenem Firmenkonto. Doppelt übernehmen lässt sich eine Firma nicht: Gibt es in der WEG schon eine aktive Firma aus demselben Pool-Eintrag oder mit gleichem Namen, lehnt die App die Übernahme ab.

Duplikate erkennen und zusammenführen

Findet die App mehrere Firmen mit gleicher IBAN oder gleichem Namen, erscheint über der Liste ein gelbes Banner, z. B. „2 mögliche Firmen-Duplikate gefunden". Klick darauf, um die Gruppen aufzuklappen. Jede Gruppe ist mit Gleiche IBAN oder Gleicher Name gekennzeichnet und listet die betroffenen Firmen.

Zusammengeführt wird über die Firma, die verschwinden soll:

1. Klick in der Zeile der überflüssigen Firma auf das Papierkorb-Symbol.
2. Hängen noch Daten an ihr, zeigt der Dialog, wie viele: Rechnung(en), Dauerauftrag/-aufträge, Beauftragung(en), Vorgangs-Nachricht(en) und Buchung(en).
3. Wähl Auf andere Firma übertragen und löschen und darunter die Ziel-Firma.
4. Bestätige. Alle Verknüpfungen hängen danach an der Ziel-Firma, die Buchungshistorie bleibt vollständig erhalten.

Gibt es keinerlei Verweise („Keine Verknüpfungen gefunden."), lässt sich die Firma samt Firmenkonto direkt löschen. Hängen noch Daten an ihr, ist Direkt löschen gesperrt. Dann bleibt nur das Übertragen. Existiert noch keine zweite Firma als Ziel, weist der Dialog darauf hin. Leg dann zuerst die Ziel-Firma an.

Verknüpfung mit Rechnungen

Rechnungen lassen sich einer Firma zuordnen. Beim KI-gestützten Rechnungs-Upload passiert das automatisch, wenn eine bestehende Firma dieselbe IBAN oder denselben Namen hat. Neue Firmen legt der Upload nie ungefragt an. Ohne Treffer wählst du die Firma in der Rechnung selbst aus oder legst sie dort an.

E-Mails an Firmen

Wenn du eine Firma aus einem Vorgang heraus beauftragst oder anschreibst, verschickt die App eine E-Mail im Namen deiner WEG. Antworten der Firma landen automatisch im richtigen Vorgang bzw. im E-Mail-Bereich der Kommunikation, ohne dass die Firma einen Account braucht. Details: Beauftragungen & Firmen-Portal.

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