Firmen verwalten
So pflegst du Kontaktdaten, führst Duplikate zusammen und arbeitest mit empfohlenen Dienstleistern.
Bestehende Firmeneinträge kannst du jederzeit anpassen. Du findest die Firmenliste in der Seitenleiste unter Meine WEG → Stammdaten im Tab Firmen.
Kontaktdaten bearbeiten
- Öffne den Tab Firmen und wähl die gewünschte Firma aus.
- Klick auf das Stiftsymbol.
- Aktualisier z. B. Telefonnummer, Ansprechpartner oder Bankverbindung.
- Speicher die Änderungen.
Empfohlene Dienstleister: das „Vertraut"-Badge
Von der Plattform empfohlene regionale Dienstleister werden deiner WEG automatisch als Firmen-Vorlagen bereitgestellt und erscheinen in der Firmenliste mit einem „Vertraut"-Badge. Diese Einträge kannst du wie jede andere Firma nutzen, bearbeiten und beauftragen — das Badge zeigt lediglich, dass der Kontakt von selbstverwalten. empfohlen wird.
Firma löschen oder zusammenführen
Beim Löschen prüft die App zuerst, ob noch Rechnungen, Daueraufträge, Beauftragungen, Nachrichten oder Buchungen an der Firma hängen:
- Keine Verweise: Die Firma kann direkt gelöscht werden.
- Verweise vorhanden: Du kannst stattdessen alle Daten auf eine andere Firma übertragen (Zusammenführen) — praktisch bei Duplikaten wie „Müller GmbH" und „Mueller GmbH". Die Quell-Firma wird danach gelöscht, die Historie bleibt vollständig bei der Ziel-Firma erhalten.
So gehen keine Verknüpfungen zu alten Belegen verloren.
Verknüpfung mit Rechnungen
Rechnungen lassen sich einer Firma zuordnen — beim KI-gestützten Rechnungs-Upload passiert das automatisch, wenn die App den Empfänger anhand von IBAN oder Namen sicher wiedererkennt. Neue Firmen werden dabei nie ungefragt angelegt; unklare Fälle bestätigst du selbst im Rechnungs-Dialog. Über den Mail-Verlauf und die Vorgänge siehst du außerdem die gesamte Kommunikation mit einer Firma.
E-Mails an Firmen
Wenn du eine Firma aus einem Vorgang heraus beauftragst oder anschreibst, verschickt die App eine gebrandete E-Mail im Namen deiner WEG. Antworten der Firma landen automatisch im richtigen Vorgang bzw. Postfach-Thread — ohne dass die Firma einen Account braucht.
Kategorien im Überblick
| Kategorie | Typische Verwendung |
|---|---|
| Handwerker | Reparaturen, Umbauten, Wartung am Gebäude |
| Hausmeister | Objektbetreuung, Schlüssel, kleinere Arbeiten vor Ort |
| Reinigung | Treppenhaus, Außenanlagen |
| Gartenpflege | Rasen, Hecken, Spielplatz |
| Versicherung | Gebäude-, Haftpflicht- und sonstige Policen |
| Versorger | Energie, Wasser, Telekom |
| Aufzug | Wartung und Notdienst |
| Schornsteinfeger | Kehrtermine, Abnahmen |
| Steuerberater | Jahresabschluss, steuerliche Fragen |
| Rechtsanwalt | Verträge, Streitigkeiten |
| Architekt | Planung, Gutachten |
| Hausverwaltung | externe Verwaltung als Ansprechpartner |
| Sonstiges | alles Weitere |
Änderungen an Firmendaten wirken für alle künftigen Buchungen und Vorgänge. Prüf bei Umstellungen die Bankverbindung, bevor du Überweisungen auslöst.