Rechnungen erfassen
So erfassen Sie eine Rechnung -- manuell oder per KI aus einem PDF.
Sie können Rechnungen für Ihre WEG entweder selbst eintragen oder ein PDF hochladen und die App die wichtigsten Angaben auslesen lassen.
Variante A: Manuell erfassen
- Öffnen Sie Finanzen und Rechnungen (oder Ausgaben).
- Klicken Sie auf Neue Rechnung oder Erfassen.
- Tragen Sie Empfänger (Firma oder Person), Betrag, IBAN (falls bekannt), Fälligkeitsdatum und eine Kategorie ein.
- Wählen Sie bei Bedarf ein Sachkonto, damit die Ausgabe später in Auswertungen richtig erscheint.
- Speichern Sie den Eintrag.
Firma verknüpfen: Wenn der Lieferant bereits unter Firmen angelegt ist, können Sie ihn mit der Rechnung verknüpfen. Dann stehen Adresse und Bankdaten oft schon bereit und Sie sparen Tipparbeit.
Variante B: PDF mit KI auslesen
- Wählen Sie die Funktion zum Hochladen oder KI-Erkennung bei einer neuen Rechnung.
- Laden Sie die PDF-Datei der Rechnung hoch.
- Die KI liest Felder wie Betrag, Datum, Empfänger und Verwendungszweck aus. Für diesen Vorgang werden 5 Credits von Ihrem Kontingent abgezogen.
- Prüfen Sie alle Angaben und korrigieren Sie sie bei Bedarf. Automatisch erkannte Werte können sich irren, besonders bei unüblichen Layouts.
- Ergänzen Sie fehlende Pflichtfelder und speichern Sie die Rechnung.
Nach dem Auslesen ist die Rechnung zunächst ein Entwurf, bis Sie sie bestätigt haben. So vermeiden Sie Fehler aus der automatischen Erkennung.