Rechnungen erfassen

Eingangsrechnungen lädst du in selbstverwalten als PDF oder als E-Rechnung (XML, ZUGFeRD/Factur-X) hoch. Die App liest die wichtigsten Felder automatisch aus, schlägt eine Rechnungsart und ein Sachkonto vor, und legt fehlende Firmen direkt mit an. Du musst nur noch prüfen und freigeben.

Hochladen — PDF oder E-Rechnung

1. Öffne Rechnungen in der Seitenleiste (Gruppe Buchhaltung).
2. Zieh eine oder mehrere Dateien auf die Drop-Zone („PDFs oder E-Rechnungen hierher ziehen") oder klick rein, um aus dem Dateidialog zu wählen. Du kannst beliebig viele Belege gleichzeitig auswählen.
3. Die KI-Verarbeitung läuft im Hintergrund: Die Belege wandern in eine Warteschlange und werden parallel verarbeitet. Pro Datei siehst du die aktuelle Phase — In Warteschlange → Lädt hoch → KI analysiert → Speichert → Übernommen. Fertige Belege erscheinen direkt mit Empfänger und Betrag im Verarbeitungs-Bereich und sind sofort anklickbar; die Liste aktualisiert sich am Ende des Laufs einmalig.

E-Rechnung vs. KI-Extraktion

Die App erkennt automatisch, was du hochlädst:

Bei E-Rechnungen ist die Klassifikation 100 % treffsicher (Confidence 1,0). Bei KI-Extraktion zeigt die Detail-Ansicht ein „KI-Vorschlag"-Badge, falls die Confidence niedrig ist.

Gescannte PDFs werden durchsuchbar (OCR)

Hat ein hochgeladenes PDF keine Textebene (z. B. ein Scan oder Foto-PDF), legt die App im Hintergrund automatisch per OCR eine unsichtbare Textebene unter. Wenige Sekunden später ist der Beleg volltext-durchsuchbar und die farbige Evidenz-Markierung in der PDF-Vorschau funktioniert. Digitale PDFs mit vorhandenem Text bleiben unangetastet.

Bulk-Upload und KI-Guthaben

• Kontingent leer: Wenn dein monatliches KI-Guthaben während eines Bulk-Uploads aufgebraucht ist, blendet die App einen Hinweis-Banner ein. Bereits hochgeladene Dateien bleiben gespeichert; nach einem Tarif-Upgrade kannst du mit „Alle erneut versuchen" den Rest in einem Rutsch nachholen.
• Cancel: Während ein Beleg in der Warteschlange steht oder gerade verarbeitet wird, kannst du ihn einzeln abbrechen oder per „Alle abbrechen" den ganzen Lauf stoppen. Erfolgreich verarbeitete Belege bleiben sichtbar.

Rechnungsart — was die App unterscheidet

Die KI klassifiziert jede Rechnung in eine von fünf Kategorien. Du kannst die Wahl im Detail-Sheet jederzeit korrigieren.

Liste, Filter und Status

Die Rechnungsliste zeigt oben Status-Chips mit Counter und Summen sowie Tabs nach Rechnungsart:

• Status-Chips: Offen · Überfällig · Bezahlt · Dubletten. Klick auf einen Chip filtert die Liste, erneuter Klick hebt den Filter auf.
• Rechnungsart-Tabs: Alle · Einmalig · Abschlag · Schlussrechnung · Gutschrift · Korrektur. Tabs sind farbcodiert (kleine farbige Punkte erkennt man auch in der Listenzeile wieder).
• Erweiterte Filter: zusätzlich nach Zeitraum, Firma, Betrag sowie „mit/ohne Buchung" und „mit/ohne Zahlung".

Der Status jeder Rechnung wird automatisch abgeleitet — du setzt ihn nie von Hand. Aus dem Bearbeitungsstand und den tatsächlichen Buchungen und Zahlungen ergibt sich: Entwurf, Freigegeben, Gebucht (Aufwand verbucht, Zahlung offen), Bezahlt oder Storniert. Details dazu unter Rechnungen freigeben und bezahlen.

Dubletten-Erkennung

Die App markiert eine Rechnung als mögliche Dublette, wenn Empfänger (Firma), Brutto-Betrag und Rechnungsdatum mit einem vorhandenen Beleg übereinstimmen. Haben beide Belege eine Rechnungsnummer und diese unterscheidet sich, gilt es sicher nicht als Dublette. Über den Chip „Dubletten" filterst du alle Verdachtsfälle heraus — auch bereits bezahlte, denn genau die sind die teuersten Doppelzahlungen.

Bulk-Aktionen

• Mehrfachauswahl über die Checkboxen am Zeilenanfang.
• Bulk-Löschen: Entfernt die ausgewählten Rechnungen inklusive aller dazugehörigen Buchungen in einer Transaktion. Vor dem endgültigen Löschen bekommst du einen Hinweis, dass die Hausgeldabrechnung sich entsprechend ändern wird.

Detail-Sheet — der Schritt-für-Schritt-Wizard

Klick auf eine Rechnung öffnet rechts ein Sheet mit PDF-Vorschau links und einem Schritt-für-Schritt-Wizard rechts. Felder mit KI-Evidenz sind farbig markiert; beim Klick auf ein Feld scrollt die Vorschau zur passenden Stelle im PDF.

1. Rechnungsart

Wähle einmalig, Abschlag, Schlussrechnung, Gutschrift oder Korrektur. Je nach Wahl ändern sich die Pflichtfelder und die zulässigen Zahlungsoptionen.

2. Rechnungserfassung

• Firma / Empfänger ist Pflicht. Empfängername und IBAN werden immer aus dem Firmen-Stammsatz gezogen — beim Upload wird die Firma automatisch angelegt, wenn sie noch nicht existiert. Über „Firma bearbeiten" ergänzt du fehlende Bankdaten direkt aus dem Sheet.
• Beträge: Bei einer einmaligen Rechnung trägst du den Brutto-Zahlbetrag ein. Bei einer Schlussrechnung erfasst du Aufwand laut Rechnung und bereits geleistete Vorauszahlungen — den Zahlbetrag rechnet die App aus.
• Rechnungsdatum ist Pflicht (= fachliches Buchungsdatum).
• Periodengerechte Abgrenzung (ARA/PRA): Aktivierst du „Periodengerecht abgrenzen", verteilt die Buchhaltung den Aufwand tagesgenau über den Leistungszeitraum — ideal für Versicherungs-Jahresprämien, Wartungsverträge oder Versorger-Jahresabrechnungen, deren Leistungszeitraum über den Jahreswechsel geht.

3. Kostenzuordnung

Hier wählst du das Sachkonto und ergänzt optional § 35a-Lohnkosten.

• Mehrere Positionen pro Rechnung: Standardmäßig hat jede Rechnung eine Position. Über „Rechnungsbetrag auf ein weiteres Sachkonto aufteilen" fügst du beliebig viele Positionen mit eigenem Sachkonto, Betrag und Buchungstext hinzu — z. B. um eine Wasser-Schlussrechnung in 8000 Wasser und 8001 Abwasser zu splitten. Die Summe der Positionen muss zum Brutto-Zahlbetrag (bzw. zum Aufwand laut Rechnung bei Schlussrechnungen) passen; sonst warnt die App.
• Lohnkosten (§ 35a EStG): Pro Position kannst du Lohnkosten netto/brutto und einen Lohnanteil in Prozent erfassen, sowie die Kategorie wählen: Handwerker (§ 35a Abs. 3) oder Haushaltsnah (§ 35a Abs. 2). Diese Werte erscheinen später automatisch auf der Lohnkosten-Bescheinigung pro Eigentümer in der Hausgeldabrechnung — dort prüft ein automatischer KI-Check außerdem alle bezahlten Rechnungen auf fehlende § 35a-Angaben.

Zukünftige Abschläge (nur Schlussrechnung, optional)

Wenn die Schlussrechnung einen Lastschriftplan für das nächste Jahr enthält, schlägt die KI die Beträge und Termine vor. Mit einem Klick kannst du daraus einen Dauerauftrag anlegen. Die Schlussrechnung-PDF dient dann als Beleg für jede einzelne Lastschrift — du brauchst nicht jeden Monat ein neues Dokument.

Letzter Schritt: Zahlungsanweisung

Wähle, wie die Rechnung abgewickelt wird:

Welche Optionen verfügbar sind, hängt von der Rechnungsart ab — Gutschriften warten zum Beispiel immer auf die Erstattung, Korrekturen kennen nur Überweisung oder keine Zahlung.

Speichern oder freigeben

Am unteren Rand des Sheets hast du zwei Buttons:

• Als Entwurf speichern: Behält den Status Entwurf, ändert nur die Felder. Nichts wird gebucht.
• Zur Zahlung freigeben (bzw. Erstattung erfassen bei Gutschriften): Validiert alle Pflichtfelder und erzeugt den Aufwands-Buchungssatz in der Doppik. Den Status brauchst du nicht zu setzen — sobald die Buchung existiert, zeigt die Liste automatisch Gebucht, nach der Zahlung Bezahlt. Falls Pflichtfelder fehlen, scrollt das Sheet zum betroffenen Schritt und der Toast nennt das Problem.