Firma anlegen
So speicherst du Handwerker, Hausmeister und andere Dienstleister als Kontakt.
Wenn du Firmen und Dienstleister einmal zentral erfasst, hast du bei Rechnungen, Vorgängen und Rückfragen immer die richtigen Kontaktdaten parat.
Nur WEG-Administratoren können neue Firmen anlegen und Stammdaten pflegen.
So legst du eine Firma an
- Öffne in der Seitenleiste Meine WEG → Stammdaten (
/objekt) und wechsle zum Tab Firmen. - Klick auf Neue Firma. Ist die Liste noch leer, heißt der Button Erste Firma anlegen.
- Im Dialog Neue Firma / Dienstleister trägst du mindestens den Firmenname ein (Pflichtfeld).
- Wähl eine Kategorie, die zum Anbieter passt:
- Handwerker
- Hausmeister
- Reinigung
- Gartenpflege
- Versicherung
- Versorger (Strom, Wasser, Gas, Telekommunikation)
- Aufzug
- Schornsteinfeger
- Steuerberater
- Rechtsanwalt
- Architekt
- Hausverwaltung
- Sonstiges
- Optional: Wähl zusätzlich das Gewerk. Zur Auswahl stehen 22 Gewerke, u. a. Elektro, Sanitär, Heizung, Dach / Abdichtung, Maler / Lackierer, Tischler / Schreiner, Schlosser / Metallbau, Glas / Fenster, Brandschutz und Klima / Lüftung. Das Gewerk erscheint später als eigenes Abzeichen in der Liste und lässt sich dort filtern.
- Ergänze nach Bedarf:
- Ansprechpartner (Name der Kontaktperson)
- E-Mail und Telefon
- Adresse der Firma
- IBAN, BIC und Bankname für Überweisungen. Nach Eingabe der IBAN ermittelt die App BIC und Bankname in der Regel selbst („Bankdaten werden ermittelt…").
- Steuernummer / USt-ID
- Webseite
- Notizen (z. B. Vertragslaufzeit, besondere Vereinbarungen)
- Klick auf Anlegen.
Die E-Mail-Adresse lohnt sich immer: Nur mit hinterlegter Adresse kannst du der Firma aus einem Vorgang heraus schreiben oder eine Angebotsanfrage verschicken.
Automatisch dazu: das Firmenkonto
Beim Speichern bekommt jede Firma automatisch ein eigenes Firmenkonto (Kreditorenkonto) mit einer fortlaufenden Nummer. Neue Firmenkonten zählen ab 70000 hoch. Aus einem Import übernommene Firmen können andere Nummern tragen. Du siehst die Nummer in der Spalte Konto-Nr. der Firmenliste. Über dieses Konto führt die Buchhaltung später alle Rechnungen und Zahlungen dieser Firma. Mehr dazu unter Firmenkonten.
Beim Anlegen warnt dich die App vor möglichen Duplikaten. Stimmt die IBAN, der Name oder ein sehr ähnlicher Name mit einer bestehenden Firma überein, erscheint der Hinweis „Diese Firma existiert vermutlich schon" samt Begründung. Du entscheidest am Ende selbst.
Firma direkt aus einer Rechnung anlegen
Beim Hochladen einer Rechnung liest die KI die Firmendaten mit aus. Gibt es die Firma schon (erkannt an gleicher IBAN oder gleichem Namen), wird die Rechnung ihr automatisch zugeordnet. Fehlende Angaben wie E-Mail oder Adresse ergänzt die App dabei in der bestehenden Firma. Eine neue Firma legt der Upload nie von selbst an.
Findet die App keine passende Firma, öffnest du in der Rechnung die Firmenauswahl und wählst Firma anlegen. Name, IBAN, Adresse und weitere erkannte Daten sind dann bereits vorausgefüllt und mit einem KI-Symbol markiert. Die IBAN ist hier Pflicht, weil die Rechnung Empfänger und Bankverbindung aus der Firma übernimmt.