Beauftragungen & Firmen-Portal
Angebote bei Firmen anfragen, Aufträge vergeben und Antworten der Firma ohne Konto entgegennehmen.
Wenn eine Sache nicht selbst erledigt werden kann, führt der Weg über eine Beauftragung: Du fragst bei einer oder mehreren Firmen ein Angebot an, vergleichst, vergibst den Auftrag und nimmst die Leistung ab. Das läuft komplett im jeweiligen Vorgang, im Reiter Beauftragungen.
Der Clou: Die Firma braucht kein Konto und keine App. Sie bekommt eine E-Mail und kann entweder direkt darauf antworten oder über einen persönlichen Link ein kleines Portal öffnen, in dem sie ihr Angebot nennt und Dokumente hochlädt.
Beauftragungen anlegen und ihren Status ändern können nur Verwaltungsberechtigte. Alle Eigentümer sehen den Stand im Vorgang mit.
Angebotsanfrage erstellen
- Öffne den Vorgang und wechsel in den Reiter Beauftragungen.
- Klick auf Angebotsanfrage erstellen (bzw. Weitere Angebotsanfrage, wenn schon eine existiert).
- Wähl die Firma aus. Fehlt sie noch, legst du sie über Neue Firma anlegen direkt aus dem Dialog heraus an.
- Prüf die Leistungsbeschreibung: Die App schlägt beim Öffnen automatisch einen Text aus Titel und Beschreibung des Vorgangs vor (KI, verbraucht KI-Credits). Über Neu generieren bekommst du einen neuen Vorschlag; du kannst den Text jederzeit selbst überschreiben.
- Optional: Trag einen Geschätzten Betrag ein.
- Ist bei der Firma eine E-Mail-Adresse hinterlegt, ist die Option Angebotsanfrage per E-Mail an … senden vorausgewählt. Ohne hinterlegte Adresse weist die App darauf hin — die Beauftragung wird dann nur intern angelegt.
- Klick auf Angebotsanfrage erstellen.
Die Anfrage erscheint als Eintrag im Reiter Beauftragungen mit Firmenname, Status und Beschreibung; im Verlauf des Vorgangs wird sie protokolliert.
Was die Firma bekommt
Die E-Mail geht im Namen deiner WEG raus (mit eurem Branding) und enthält die Leistungsbeschreibung sowie zwei Antwortwege:
- Direkt auf die E-Mail antworten. Die Antwort landet automatisch als eingehende Nachricht beim Vorgang — Anhänge der Mail werden als Dokumente des Vorgangs gespeichert.
- Über das Portal antworten. Der Button Angebot einreichen & Dokumente hochladen öffnet eine Seite, für die kein Konto nötig ist.
Das externe Portal
Im Portal sieht die Firma:
- den Kopf Anfrage von … an … mit dem Namen deiner WEG und der Firma,
- die Leistungsbeschreibung mit dem aktuellen Status,
- Bisherige Nachrichten aus dem Austausch zu dieser Beauftragung,
- das Formular Antworten mit Ihre Nachricht und Angebotsbetrag (optional),
- den Bereich Dokumente hochladen für Angebote und Kostenvoranschläge (PDF, Office-Dateien und Bilder, maximal 20 MB pro Datei).
Sobald die Firma sendet, erscheint die Nachricht im Vorgang. Nennt sie dabei einen Angebotsbetrag, übernimmt die App den Betrag und setzt die Beauftragung automatisch auf Angebot erhalten. Hochgeladene Dateien liegen anschließend im Reiter Dokumente des Vorgangs.
Der Portal-Link enthält einen persönlichen Token und ist damit ein Zugang ohne Passwort. Leite ihn nicht weiter — jeder, der den Link hat, kann Nachrichten und Dateien zu dieser Beauftragung einreichen.
Status der Beauftragung
In der Liste im Reiter Beauftragungen setzt du den Status je Firma über das Auswahlfeld rechts neben dem Firmennamen:
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Angebotsanfrage | Anfrage ist raus, Antwort steht aus. |
| Angebot erhalten | Die Firma hat ein Angebot genannt. |
| Angebot abgelehnt | Das Angebot kommt nicht zum Zug (z. B. zu teuer). |
| Beauftragt | Der Auftrag ist vergeben. |
| In Arbeit | Die Firma führt die Arbeiten aus. |
| Abgenommen | Die Leistung wurde geprüft und abgenommen. |
| Abgerechnet | Die Rechnung ist da und verbucht. |
| Storniert | Die Beauftragung wurde zurückgezogen. |
Der Wechsel auf Beauftragt verschickt zusätzlich eine Beauftragungs-E-Mail an die Firma mit der Leistungsbeschreibung und der Bitte, den Erhalt zu bestätigen. Die Zeitpunkte für Beauftragt, Abgenommen und Abgerechnet hält die App automatisch fest; erfasste Beträge (Angebot, Beauftragung, Rechnung) stehen unter dem Eintrag.
Weiter schreiben mit der Firma
Jeder Eintrag lässt sich über Kommunikation aufklappen: Dort siehst du alle Nachrichten mit dieser Firma zu dem Vorgang und schreibst direkt weiter. Ist eine E-Mail-Adresse hinterlegt, kannst du Per E-Mail senden aktivieren — die Nachricht wird dann gespeichert und verschickt. Mehr dazu unter Kommentare & Anhänge.