E-Mail (Postfach)
Echte E-Mails aus der App verschicken und empfangen, mit dauerhafter Absenderadresse deiner WEG und automatischem Antwort-Routing.
Der Bereich E-Mail ist das gemeinsame Postfach deiner WEG. Er lebt in der Chat-Liste der Kommunikation: Öffne Meine WEG → Kommunikation (/kommunikation) und wähl den Filter E-Mail. Von hier verschickst du echte E-Mails an Eigentümer, Firmen oder beliebige externe Adressen. Antworten landen automatisch im richtigen Gesprächsverlauf in der App. So belastet niemand sein privates Postfach mit WEG-Themen, und die Korrespondenz bleibt für die Gemeinschaft an einem Ort nachvollziehbar.
Postfach ist kein eigener Menüpunkt mehr. Die alte Adresse /postfach leitet automatisch hierher weiter; gespeicherte Links und Lesezeichen funktionieren weiter, auch Direktlinks auf einzelne Konversationen.
Deine WEG hat eine eigene E-Mail-Adresse
Mit dem ersten Versand bekommt deine WEG automatisch eine dauerhafte Absenderadresse, abgeleitet aus dem WEG-Namen. Diese Adresse ändert sich nie. Empfänger können sie speichern und dir später direkt schreiben; solche Mails erscheinen als neue Konversation.
Als WEG-Admin siehst du die Adresse über der Liste, sobald der Filter E-Mail aktiv ist, mit einem Kopier-Symbol daneben. Gib sie an Versorger und Handwerker weiter, dann landen deren Rechnungen und Antworten direkt hier.
Antworten landen automatisch im richtigen Gespräch
Der Empfänger braucht keine App und kein Konto. Er bekommt eine ganz normale E-Mail und klickt in seinem Mailprogramm auf Antworten. Die Antwort erscheint automatisch im richtigen Gesprächsverlauf, inklusive Anhängen, die du dort herunterlädst.
Geht eine E-Mail ein (neue Konversation oder Antwort), benachrichtigt die App alle WEG-Admins per E-Mail mit Absender, Betreff, Textvorschau und dem Button Im Postfach öffnen. Ungelesene Konversationen erkennst du am Punkt in der Chat-Liste, an der Zahl am Filter E-Mail und an der Zahl am Seitenleisten-Eintrag Kommunikation.
Neue E-Mail schreiben
- Öffne Kommunikation, klick oben neben Chats auf das Plus und wähl Neue E-Mail.
- Wähl den Empfänger-Typ: Eigentümer (Personen deiner WEG mit hinterlegter E-Mail), Firma / Handwerker (Firmen mit E-Mail-Adresse) oder Externe Adresse (freie Eingabe unter E-Mail-Adresse).
- Gib Betreff und Nachricht ein und klick auf Senden.
Aus anderen Bereichen der App, etwa aus der Firmenliste oder einem Vorgang, springst du direkt in ein vorausgefülltes E-Mail-Fenster. Ist eine Konversation mit einem Vorgang verknüpft, führt das Hammer-Symbol in der Kopfzeile zum verknüpften Vorgang.
Schreibst du an einen Eigentümer, enthält die Mail zusätzlich den Button Im Postfach ansehen. Damit öffnet er die Konversation in der App. Antworten schreibt er weiter per E-Mail, denn im Postfach schreiben nur Admins. Firmen und externe Adressen bekommen diesen Button nicht.
Betreut eine Hausverwaltung deine WEG und hat sie Absendername, Logo oder eine E-Mail-Signatur hinterlegt, tragen die Mails diese Angaben. Die Signatur steht dann am Ende jeder Mail.
Eine Konversation lesen und beantworten
Die Kopfzeile zeigt die Gegenstelle und den Betreff. Jede Nachricht ist als Gesendet oder Empfangen markiert, mit Datum und Uhrzeit.
- Antworten: Schreib unten ins Feld Antwort schreiben… und sende mit Strg+Enter (auf dem Mac ⌘+Enter). Darunter steht, an welche Adresse die E-Mail geht.
- Fehlgeschlagener Versand: Die Nachricht bleibt mit dem Hinweis Versand fehlgeschlagen stehen und lässt sich mit Erneut senden noch einmal zustellen.
- Schließen: Über das Menü (⋮) schließt du eine erledigte Konversation und öffnest sie mit Wieder öffnen erneut. Geschlossene Konversationen tragen das Etikett Geschlossen und haben kein Antwortfeld mehr.
Das Postfach ist das gemeinsame Postfach der WEG: Lesen können alle Mitglieder, E-Mails schreiben und Konversationen verwalten können nur WEG-Admins. Anhänge lassen sich derzeit nur empfangen, nicht mitsenden.
Intern oder E-Mail: was wofür?
- Gruppenchat, Direktnachrichten, Themen und Ankündigungen sind die Kommunikation innerhalb der Gemeinschaft. Alle schreiben in der App miteinander.
- E-Mail ist für die Kommunikation nach außen per echter E-Mail: gezielte Korrespondenz mit einem Eigentümer, einer Firma oder einer externen Stelle, auch wenn die Gegenseite die App gar nicht nutzt.