Vorgang verfolgen
So verfolgst du den Status eines Vorgangs von der Meldung bis zur Erledigung.
Jeder Vorgang durchläuft typischerweise mehrere Phasen. Der Status zeigt auf einen Blick, wo du stehst, und der Verlauf fasst wichtige Schritte zusammen.
Der typische Ablauf (von der Meldung bis zur Abnahme)
Für Vorgänge, die in einer Beauftragung münden (z. B. ein Schaden, den eine Firma beheben soll), bildet die App den kompletten Workflow ab:
- Erfasst: Der Vorgang ist gemeldet, aber noch nicht in Bearbeitung genommen.
- In Klärung: Jemand kümmert sich aktiv darum (Telefonate, Termine, erste Einschätzung).
- Angebote einholen: Kostenvoranschläge werden bei Firmen angefragt.
- Angebote vergleichen: Die eingegangenen Angebote liegen vor und werden bewertet.
- Beschluss erforderlich: Die Eigentümer müssen entscheiden (z. B. nach Vorlage der Angebote).
- Beauftragt: Der Auftrag ist an eine Firma vergeben.
- In Ausführung: Die Arbeiten laufen.
- Abnahme: Die Leistung wird geprüft und abgenommen.
- Erledigt: Der Vorgang ist abgeschlossen, ggf. mit abschließender Notiz oder Dokumentation.
Nicht jeder Vorgang braucht alle Schritte, eine einfache Anfrage kann direkt von Erfasst auf Erledigt springen.
Weitere Status
Daneben stehen einfachere Status zur Verfügung, etwa für Vorgänge ohne Beauftragungs-Workflow:
| Status | Bedeutung für die Praxis |
|---|---|
| Offen | Noch niemand hat übernommen oder der Start steht aus. |
| In Bearbeitung | Aktive Klärung; gut sichtbar für alle, dass sich etwas tut. |
| Wartet auf Angebot | Fokus auf Kostenermittlung vor Entscheidung. |
| Wartet auf Beschluss | Eigentümerentscheidung steht aus (oft nach Angebotslage). |
| In Umsetzung | Ausführung läuft oder steht unmittelbar bevor. |
Abgebrochen
Wenn ein Vorgang nicht mehr relevant ist (z. B. Irrtum oder anderweitig gelöst), kann er auf Abgebrochen gesetzt werden. So bleibt die Historie erhalten, ohne dass der Vorgang als „offen“ erscheint.
Status ändern
Nur Verwaltungsberechtigte können den Status eines Vorgangs ändern. So bleibt der Ablauf nachvollziehbar und es gibt keine widersprüchlichen Zustände.
- Öffne den gewünschten Vorgang.
- Wähl in der Seitenleiste der Detailansicht den neuen Status aus der Auswahl.
- Optional ergänzt du einen Kommentar, warum der Status gewechselt wurde (z. B. „Angebot von Firma XY liegt vor“).
In der Vorgangsübersicht kannst du Vorgänge auch als Board (Kanban) ansehen: eine Spalte pro Status. Verwaltungsberechtigte ziehen einen Vorgang einfach per Drag-and-Drop in die nächste Spalte.
Die Detailseite
Jeder Vorgang hat eine Detailseite mit mehreren Reitern:
- Übersicht: Beschreibung, Checkliste und die letzten Aktivitäten
- Beauftragungen: Aufträge an Firmen, inklusive Angebots- und Rechnungsstand
- Kommunikation: interne Notizen, E-Mails an Firmen und verknüpfte Postfach-Konversationen
- Dokumente: alle Anhänge (Fotos, Angebote, Scans)
- Verlauf: die vollständige Zeitleiste mit Statuswechseln, Kommentaren, Nachrichten und Anhängen in chronologischer Reihenfolge
So sehen auch Eigentümer ohne Admin-Rechte transparent, wie der Vorgang vorankommt.