Pflicht zur Beschlusssammlung
Warum jede WEG eine Beschlusssammlung führen muss (Paragraf 24 Absatz 7 WEG).
Jede Wohnungseigentümergemeinschaft muss eine Beschlusssammlung führen. Die Pflicht gilt für Beschlüsse und Urteile seit dem 1. Juli 2007 und wurde durch die WEG-Reform 2020 beibehalten. Das klingt nach Aktenordner, schafft aber Transparenz und Rechtssicherheit für alle Eigentümerinnen und Eigentümer.
Was sagt das Gesetz?
Nach Paragraf 24 Absatz 7 WEG ist eine Beschlusssammlung zu führen. Beschlüsse und gerichtliche Entscheidungen werden fortlaufend eingetragen und nummeriert. Jeder Eigentümer, oder ein Dritter, den er dazu ermächtigt, kann Einsicht verlangen.
Warum das wichtig ist: Beschlüsse regeln Geld, Bauvorhaben, Hausordnung und Organisation. Wenn niemand nachvollziehen kann, was wann gültig beschlossen wurde, entstehen Konflikte und Unsicherheit, für Käufer, Erben und Nachbarn gleichermaßen.
Wer führt sie? Normalerweise der Verwalter. Ist kein Verwalter bestellt, wie in der Selbstverwaltung üblich, führt der Vorsitzende der Eigentümerversammlung die Sammlung, sofern die Eigentümer nicht per Mehrheitsbeschluss jemand anderen damit beauftragen (Paragraf 24 Absatz 8 WEG). Legt das am besten einmal ausdrücklich per Beschluss fest, damit die Zuständigkeit nicht jedes Jahr neu diskutiert wird.
Die Beschlusssammlung ist das rechtlich relevante Gedächtnis deiner WEG. Sie ersetzt nicht das Protokoll der Versammlung, ist aber eng mit den Beschlüssen aus ETV und Umlaufverfahren verknüpft.
Was wird eingetragen?
Die Sammlung enthält nach dem Gesetz nur den Wortlaut, und zwar
- der in der Versammlung verkündeten Beschlüsse mit Ort und Datum der Versammlung,
- der schriftlichen Beschlüsse (Umlaufbeschlüsse) mit Ort und Datum der Verkündung,
- der Urteilsformeln gerichtlicher Entscheidungen in Wohnungseigentumssachen mit Datum, Gericht und Parteien.
Stimmen und Abstimmungsergebnis gehören ins Protokoll; die Sammlung selbst verlangt sie nicht. Eintragungen sind unverzüglich vorzunehmen und mit Datum zu versehen.
Wird ein Beschluss angefochten oder aufgehoben, ist das anzumerken. Bei einer Aufhebung darf die Eintragung stattdessen auch gelöscht werden, ebenso eine Eintragung, die für die Eigentümer aus einem anderen Grund keine Bedeutung mehr hat. Auch diese Vermerke und Löschungen sind unverzüglich und mit Datum zu erledigen.
So kann später belegt werden, ob und wie etwas beschlossen wurde, gegenüber Banken, Behörden, Handwerkern oder neuen Eigentümern.
Fortlaufende Nummerierung
Die Beschlüsse werden fortlaufend nummeriert. Damit keine Lücken entstehen, ist eine sorgfältige Führung wichtig. Die Reihenfolge dokumentiert die Entwicklung der Gemeinschaft von der ersten Regelung bis zur aktuellen Fassung.
Stilles „Umsortieren“ oder Löschen ohne Datum und Vermerk kann Vertrauen zerstören und im Streit Probleme machen. Korrekturen sollten nachvollziehbar sein, etwa durch einen neuen Beschluss oder einen datierten Vermerk.
Zugang für alle Eigentümer
Jede Eigentümerin und jeder Eigentümer kann die Sammlung einsehen. In der Praxis bedeutet das: Aufbewahrung an einem bekannten Ort oder digital, mit gleichen Informationsrechten für alle Berechtigten.
Wie hilft selbstverwalten.?
selbstverwalten. vergibt für Beschlüsse automatisch eine laufende Nummer und speichert Text, Typ (ETV-Beschluss, Umlaufbeschluss oder Meinungsbild), Status und das Abstimmungsergebnis. So entsteht während der normalen Arbeit eine ordentliche Beschlusssammlung ohne zusätzliche Parallelakte, sofern du die Funktion konsequent nutzt.
Beschlüsse, die du während einer Versammlung fasst, hängen automatisch an dieser Versammlung und erscheinen in der Sammlung fortlaufend nummeriert. Für angefochtene Beschlüsse kennt die App den Status Angefochten, den du über den Assistenten setzen kannst. Der Eintrag selbst bleibt dabei erhalten.