Der Verwaltungsbeirat
Wahl, Aufgaben und Bedeutung des Beirats in der WEG.
Der Verwaltungsbeirat ist ein gewähltes Gremium aus Eigentümern, das die Verwaltung der WEG unterstützt und überwacht. Gerade bei Selbstverwaltung spielt der Beirat eine besonders wichtige Rolle: Er sorgt für Transparenz und hilft, Entscheidungen vorzubereiten.
Was sagt das Gesetz?
Das Wohnungseigentumsgesetz regelt den Beirat in Paragraf 29 WEG. Dort steht:
- Die Eigentümer können einen Verwaltungsbeirat bestellen. Es ist keine Pflicht, aber in den allermeisten WEGs sinnvoll.
- Seit der WEG-Reform 2020 gibt es keine gesetzliche Mindest- oder Fixzahl mehr: Auch ein Beirat mit nur einem Mitglied ist zulässig. Wie viele Personen der Beirat hat, legen die Eigentümer im Bestellungsbeschluss fest.
- Mitglieder müssen Wohnungseigentümer sein.
- Hat der Beirat mehrere Mitglieder, sind ein Vorsitzender und ein Stellvertreter zu bestimmen (Paragraf 29 Absatz 1 WEG).
Ältere Ratgeber und Musterbeschlüsse nennen noch „drei Personen: Vorsitzender, Stellvertreter, weiteres Mitglied“. Das war die Rechtslage vor dem 1. Dezember 2020 und gilt nicht mehr.
Wahl des Beirats
Der Beirat wird durch Beschluss der Eigentümerversammlung gewählt. Jeder Eigentümer kann sich zur Wahl stellen. Die Amtszeit richtet sich nach dem Bestellungsbeschluss. Viele Gemeinschaften befristen sie auf einige Jahre, eine Wiederwahl ist möglich. In selbstverwalten. gibt es dafür die Beschlussvorlage Wahl Verwaltungsbeirat unter Versammlungen → Vorlagen.
Der Beirat arbeitet in der Regel ehrenamtlich. Der Ersatz echter Auslagen (Porto, Fahrtkosten) ist dabei unschädlich. Eine darüber hinausgehende Vergütung kann jedoch das Haftungsprivileg aus Paragraf 29 Absatz 3 WEG entfallen lassen (siehe Abschnitt „Haftung“). Im Zweifel lasst das vorher rechtlich prüfen.
Aufgaben des Beirats
Die gesetzlichen Kernaufgaben sind:
Prüfung von Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung
Der Wirtschaftsplan und die Jahresabrechnung sollen vom Beirat geprüft und mit seiner Stellungnahme versehen werden, bevor die Eigentümer über Vorschüsse oder Nachschüsse beschließen (Paragraf 29 Absatz 2 Satz 2 WEG). Der Beirat fungiert damit als Kontrollorgan, vergleichbar mit einem Kassenprüfer im Verein.
Für genau diese Prüfung erzeugst du in selbstverwalten. ein Belegprüfungs-Paket mit Kontenblättern, Bank- und Rücklagenentwicklung und direktem Zugriff auf die einzelnen Belege. Wie das geht, steht unter Belegprüfung.
Unterstützung der Verwaltung
Der Beirat unterstützt und überwacht die Verwaltung bei der Durchführung ihrer Aufgaben (Paragraf 29 Absatz 2 Satz 1 WEG). Bei Selbstverwaltung bedeutet das oft: aktive Mitarbeit an Angeboten einholen, Handwerker koordinieren oder Korrespondenz bearbeiten.
Einberufung der Eigentümerversammlung
Wenn kein Verwalter bestellt ist (wie bei Selbstverwaltung), kann der Vorsitzende des Beirats oder dessen Vertreter die Eigentümerversammlung einberufen (Paragraf 24 Absatz 3 WEG). Das macht den Beiratsvorsitz bei Selbstverwaltung besonders zentral.
Weitere typische Aufgaben (per Beschluss)
Über die gesetzlichen Aufgaben hinaus übertragen viele WEGs dem Beirat zusätzliche Zuständigkeiten:
- Angebotseinholung und Vorauswahl bei Handwerkern und Dienstleistern,
- Überwachung laufender Erhaltungsmaßnahmen,
- Kommunikation mit Eigentümern zwischen den Versammlungen,
- Vorbereitung von Beschlussvorlagen für die ETV.
Der Beirat darf nicht eigenmächtig Verträge abschließen oder Ausgaben tätigen. Solche Aufgaben kann er nur über eine per Beschluss erteilte Vollmacht der Gemeinschaft übernehmen. Eine echte Kompetenzverlagerung nach Paragraf 27 Absatz 2 WEG ist nur zugunsten des Verwalters möglich, nicht zugunsten des Beirats. Die Vollmacht sollte betragsmäßig begrenzt und mit einer Informationspflicht verbunden sein. In selbstverwalten. gibt es dafür die Beschlussvorlage Ermächtigung Beirat.
Haftung
Unentgeltlich tätige Beiratsmitglieder haften für Pflichtverletzungen nur bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit (Paragraf 29 Absatz 3 WEG, seit der Reform 2020). Diese Haftungserleichterung soll die ehrenamtliche Bereitschaft fördern.
Entscheidend ist das Wort unentgeltlich: Wird dem Beirat eine echte Vergütung gezahlt, kann das Privileg entfallen. Der Ersatz nachgewiesener Auslagen ist davon nicht betroffen. Wenn ihr über eine Aufwandsentschädigung nachdenkt, lasst den Beschlusstext vorher rechtlich prüfen.
Beirat und Selbstverwaltung
Bei Selbstverwaltung übernimmt der Beirat oft eine aktivere Rolle als in professionell verwalteten WEGs. Er ist häufig die treibende Kraft hinter Organisation und Kommunikation. Deshalb ist eine klare Aufgabenverteilung per Beschluss besonders wichtig, damit einzelne Mitglieder nicht überfordert werden und die Verantwortung auf mehrere Schultern verteilt bleibt.
In selbstverwalten.
In der App weist du einer Person die Rolle Beirat zu (Meine WEG → Stammdaten, Tab Einheiten, Alle Kontakte, dann Kontakt bearbeiten). Die Rolle dokumentiert die Funktion in der Gemeinschaft. Welche App-Rechte sie mitbringt, legt ein Administrator unter Einstellungen → WEG-Verwaltung im Tab Rechte fest. Voreingestellt darf der Beirat Dokumente hochladen; das Recht Rechnungen einreichen lässt sich zusätzlich vergeben, für die Rolle oder für einzelne Personen.
Wer im Beirat auch Buchhaltung, Stammdaten oder die Einrichtung bearbeiten soll, braucht zusätzlich das Administrator-Recht. Die Aufgabenverteilung im Beirat dokumentierst du über Vorgänge und Aufgaben.