Buchungen korrigieren
Warum Buchungen storniert statt gelöscht werden, wie das Storno abläuft und warum abgerechnete Jahre gesperrt sind.
Eine falsch gebuchte Zeile bekommst du in selbstverwalten. auf zwei Wegen aus der Welt: durch ein Storno (Gegenbuchung, Original bleibt stehen) oder durch Löschen. Das Storno ist der Standardweg — Löschen ist die Ausnahme.
Warum Storno statt Löschen?
Buchhaltung muss nachvollziehbar bleiben. Nach den GoBD und § 146 Abs. 4 der Abgabenordnung darf eine einmal erfasste Buchung nicht so verändert werden, dass ihr ursprünglicher Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Genau das leistet das Storno: Der Fehler bleibt sichtbar, die Korrektur steht daneben, und wer später prüft (Beirat, Nachfolge-Verwaltung, Steuerberatung) kann beides lesen.
Ein gelöschter Buchungssatz hinterlässt dagegen nur eine Lücke.
Buchungssatz stornieren
- Öffne die Buchung im Journal (Seitenleiste → Buchhaltung → Konten & Buchungen, Tab Journal) oder im Kontenblatt eines Sachkontos.
- Klick am Zeilenende auf ⋯ und wähl Buchungssatz stornieren.
- Der Dialog Buchungssatz stornieren? zeigt alle Zeilen des Satzes mit Konto, Bezeichnung, Soll und Haben. Darunter der Hinweis: „Die Gegenbuchung bucht dieselben Beträge seitenverkehrt."
- Wähl das Storno-Datum. Vorbelegt ist das Datum der Original-Buchung.
- Optional: trag einen Grund ein (z. B. „Tippfehler im Betrag"). Er landet im Buchungstext des Stornos.
- Gegenbuchung erstellen — fertig. Die Meldung nennt beide Belegnummern.
Was danach im Journal steht:
- Das Original bleibt unverändert.
- Die Storno-Buchung hat eine eigene Belegnummer und dreht Soll und Haben um.
- Beide Sätze tragen das Storno-Kennzeichen, sodass Korrektur-Paare sofort erkennbar sind.
- Ein enthaltener § 35a-Arbeitskostenanteil wird mitgespiegelt: In der Bescheinigung für die Eigentümer heben sich Original und Storno gegenseitig auf.
Nur Administratoren dürfen stornieren.
Wann Storno nicht geht
Die App sperrt das Storno, wo ein anderer Weg der richtige ist. Der Dialog sagt dir das jeweils direkt:
| Situation | Richtiger Weg |
|---|---|
| Der Satz ist selbst eine Storno-Buchung | Gar nicht — ein Storno wird nicht erneut storniert. |
| Der Satz wurde bereits storniert | Nichts zu tun; der Dialog nennt die Belegnummer des vorhandenen Stornos. |
| Der Satz hängt an einer Rechnung | Über die Rechnung korrigieren (Rechnung stornieren bzw. löschen). |
| Der Satz hängt an einem Bankumsatz | Über die Zuordnung im Banking korrigieren. |
| Hausgeld- oder Rechnungs-Buchungen | Über ihre eigenen Abläufe: Sollstellung, Zahllauf bzw. Rechnung. |
| Saldovortragsbuchungen | Über Anfangsbestand erfassen — siehe Anfangsbestände erfassen. |
| Die zugehörige Heizkostenabrechnung ist freigegeben | Erst die Heizperiode wieder öffnen. |
Wann löschen?
Buchungssatz löschen entfernt alle Zeilen des Satzes gemeinsam, sodass das Journal ausgeglichen bleibt. Sinnvoll ist das nur bei Buchungen, die es fachlich nie hätte geben dürfen und die noch keine Außenwirkung haben — etwa eine versehentlich doppelt erfasste manuelle Buchung im laufenden Jahr.
Gesperrt ist das Löschen, wenn die Buchung an einer Rechnung oder an einer echten Bank-Transaktion hängt, wenn sie zu einer freigegebenen Heizkostenabrechnung gehört oder wenn das Jahr abgerechnet ist.
Löschen lässt sich nicht rückgängig machen. Im Zweifel storniere lieber — das Ergebnis in den Salden ist identisch, die Historie bleibt aber lesbar.
Abgerechnete Jahre sind gesperrt
Sobald eine Jahresabrechnung den Status freigegeben oder versendet trägt, sind die Zahlen dieses Jahres verbindlich; bei „versendet" liegen die PDFs bereits bei den Eigentümern. Ab diesem Moment ist die Buchhaltung des Jahres dicht:
- keine neuen Buchungen in diesem Jahr — egal über welchen Weg (Rechnungseingang, Sollstellung, Heizkosten-Freigabe, Zahlung, manuelle Buchung oder KI-Assistent)
- keine Änderungen an bestehenden Buchungen oder den dahinterliegenden Rechnungen
- kein Löschen und kein Storno mit einem Datum in diesem Jahr
Die Fehlermeldung lautet sinngemäß: „… nicht möglich: Die Jahresabrechnung [Jahr] ist bereits freigegeben oder versendet — das Jahr ist für Buchungen gesperrt."
Was du stattdessen tun kannst
- Storno ins offene Jahr buchen. Im Storno-Dialog wählst du ein Datum im laufenden Jahr; die Korrektur wirkt dann dort. Für die meisten nachträglich entdeckten Fehler ist das der saubere Weg.
- Freigabe zurücknehmen. Auf der Jahresabrechnung gibt es den Button Freigabe zurücknehmen. Danach ist das Jahr wieder offen und die Abrechnung muss neu berechnet werden. Das geht nur aus dem Status „freigegeben" — ist die Abrechnung bereits versendet, bleibt sie es.
Nimmst du eine Freigabe zurück, ändern sich anschließend womöglich die Abrechnungsspitzen einzelner Eigentümer. Sprich das im Beirat ab, bevor du ein bereits kommuniziertes Ergebnis anfasst.