Hausgeldabrechnung erstellen

Jahresabrechnung mit Assistent, Rücklagen-Soll/Ist, Vermögensbericht, Belegprüfung und automatischem § 35a-Check erstellen.

Die Hausgeldabrechnung (Jahresabrechnung nach § 28 Abs. 2 WEG) zeigt, was deine WEG im abgelaufenen Kalenderjahr tatsächlich eingenommen und ausgegeben hat, und wie sich das auf jede Einheit verteilt. Du findest sie in der Seitenleiste unter Buchhaltung → Jahresabrechnung.

Der Assistent: Neue Abrechnung erstellen

Klick auf der Übersichtsseite auf Neue Abrechnung — es öffnet sich der Assistent unter /finanzen/abrechnung/neu mit drei Schritten:

Vorjahresabrechnung hochladen (optional): Zieh die PDF der letzten Abrechnung in die Drop-Zone (auch aus dem Dokumentenarchiv wählbar) und klick auf „Hochladen und analysieren" — die KI liest Positionen, Einzelabrechnungen und Umlageschlüssel aus. Wenn du keine Vorjahres-PDF hast, klick auf „Überspringen".
KI-Zusammenfassung prüfen: Erkannte Positionen, Einzelabrechnungen und Sachkonten-/Umlageschlüssel-Vorschläge (gruppiert in umlagefähige Kosten, nicht umlagefähige Kosten und Einnahmen) bestätigst du per Checkbox und übernimmst sie mit „Vorschläge übernehmen und weiter".
Neue Abrechnung erstellen: Gib das Abrechnungsjahr ein und klick auf „Erstellen und berechnen". Die App ermittelt alle Kosten und Einnahmen aus den Sachkonten-Buchungen des Jahres und öffnet die fertige Abrechnung.

Die Abrechnung basiert auf dem Zufluss-Abfluss-Prinzip: Es zählen nur Zahlungen, die im Abrechnungsjahr tatsächlich geflossen sind, nicht geplante Beträge aus dem Wirtschaftsplan.

Statusablauf

Eine Abrechnung durchläuft die Status Entwurf → Berechnet → Freigegeben → Versendet. Solange sie berechnet ist, kannst du jederzeit „Neu berechnen" klicken (z. B. nach Umbuchungen). Aus einem Vorjahres-PDF importierte Abrechnungen tragen den Status Importiert und sind schreibgeschützt.

Aufbau der Abrechnung

1. Gesamtabrechnung

Die Gesamtabrechnung zeigt alle Kosten der WEG, gegliedert in:

1.1 Ausgaben: direkte (einheitsbezogene) Kosten, Heizkostenabrechnung, umlagefähige und nicht umlagefähige Beträge, mit Summenzeile
1.2 Einnahmen: z. B. Zinserträge oder Mieteinnahmen
1.3 Vorauszahlungen: Hausgeld-Soll vs. tatsächlich eingegangene Zahlungen (Haben)
1.5 Ergebnis: die Abrechnungsspitze (Beschlussgegenstand)

2. Entwicklung der Rücklagen und Geldkonten

2.1 Geldkonten: Anfangs- und Endstand der Bankkonten mit Zu-/Abflüssen
2.2 Erhaltungsrücklagen — als echter Soll/Ist-Vergleich je Rücklagen-Topf: Anfangsbestand (Ist), nachrichtlich die geplante Zuführung laut Wirtschaftsplan (Soll), die tatsächlich gebuchte Zuführung (Ist), sonstige Zuführungen (Zinsen/Korrekturen), Entnahmen und Endbestand (Ist)

3. Vermögensbericht (§ 28 Abs. 4 WEG)

Der Vermögensbericht wird automatisch aus der Buchhaltung erzeugt: Endstände der Geldkonten, zusätzliche Rücklagen-Töpfe, Forderungen und Verbindlichkeiten gegenüber Eigentümern sowie noch nicht zugeordnete Hausgeldeingänge — als Vermögensstatus mit Aktiva, Passiva und Saldo.

4. Übersicht aller Einheiten

Zusammenfassung mit Abrechnungssumme, Hausgeld-Soll und Abrechnungsspitze pro Einheit.

Einzelabrechnung mit Anschreiben

Klick auf eine Einheit in der Übersicht, um die Einzelabrechnung zu sehen. Sie zeigt den Anteil der Einheit an jeder Kostenposition, die monatlichen Vorauszahlungen (Soll/Haben pro Monat), das Ergebnis (Nachzahlung oder Guthaben) und den Eigentümerkonto-Saldo.

Jede Einzelabrechnung beginnt im PDF mit einem vollständigen Anschreiben: Empfängerblock mit Einheit und MEA, Betreff, Ergebnis-Zusammenfassung bis zur Abrechnungsspitze, Hinweis auf Nachzahlung oder Guthaben, nachrichtlicher Hausgeld-Saldo und Zahlungshinweis (Einzug bzw. Erstattung nach Beschlussfassung).

Plausibilitäts-Hinweise — einzeln bestätigbar

Über der Abrechnung erscheint ein aufklappbarer Banner mit Plausibilitäts-Hinweisen aus vier Quellen:

Standard-Prüfung: Pflichtposten ohne Buchung (z. B. Wohngebäudeversicherung, Allgemeinstrom, Wasser/Abwasser, Müllabfuhr, Kontoführungsgebühren)
Wirtschaftsplan: deutliche Ist-/Soll-Abweichungen einzelner Konten
Plausibilität: mögliche Doppelzählungen (z. B. Gerätemiete oder Betriebsstrom sowohl in der Heizkostenabrechnung als auch auf einem eigenen Konto) und Abschläge ohne Schlussrechnung
Regeln: Befunde aus deinem WEG-Regelwerk

Jeder Hinweis bietet Direktlinks an die richtige Stelle (Journal, Rechnung erfassen, Wirtschaftsplan) und lässt sich einzeln bestätigen: Über den Haken-Button („Geprüft — Hinweis ausblenden") akzeptierst du ihn nach Rückfrage, danach wird er ausgeblendet.

§ 35a-Arbeitskosten — automatisch geprüft

Die Karte „§ 35a EStG — Bescheinigung Arbeitskosten" prüft alle im Jahr bezahlten Rechnungen auf haushaltsnahe Dienst- und Handwerkerleistungen:

Eine kostenlose Vorab-Klassifikation sortiert die Belege automatisch: bereits erfasst, sicher nicht relevant, oder zu prüfen.
Mit „Mit KI prüfen" lässt du die offenen Belege per KI-Check auswerten (Credit-Verbrauch nach tatsächlichem Umfang, token-basiert). Für gescannte Belege ohne Textebene gibt es pro Beleg eine „Vision"-Eskalation.
Das Ergebnis landet in einer prüfbaren Tabelle (Rechnung, Befund, Betrag, Arbeitskosten): Jede Zeile zeigt den Beleg zum Nachschlagen, den Befund (mit „KI"-Badge) und lässt sich manuell korrigieren — Kategorie (Handwerkerleistung oder Haushaltsnahe Dienstleistung) und Betrag, per Haken übernehmen oder als „keine" markieren.

Fehlt auf einer Rechnung die Aufteilung der Arbeitskosten, weist die App darauf hin, dass du sie beim Dienstleister anfordern musst — eine Schätzung ist steuerlich unzulässig. Die bestätigten Werte erscheinen automatisch in der Bescheinigung mit Verteilung pro Eigentümer.

Sachkonto direkt aus der Abrechnung umbuchen

Fällt dir beim Prüfen eine falsch kontierte Buchung auf, musst du die Abrechnung nicht verlassen: Klapp die betroffene Kontoposition in der Gesamtabrechnung auf, öffne die Buchung und wähle „Sachkonto umbuchen". Im Dialog suchst du das Ziel-Sachkonto und buchst um; danach erinnert dich die App mit „Neu berechnen", die Abrechnung zu aktualisieren. Möglich ist das nur im Status Berechnet.

Belegprüfung — Querverweise und Prüfpaket für den Beirat

Ganz unten auf der Abrechnungsseite liegt die Karte „Belegprüfung" (inzwischen Teil des Abrechnungs-Moduls, keine eigene Seite mehr). Sie verknüpft für das Wirtschaftsjahr Rechnungen, Buchungen und Zahlungen miteinander: Jede Kontoauszug-Zeile verweist auf die Belegnummer der Buchung, jeder Beleg auf Rechnungsnummer, Empfänger und Zahlungsstatus. Kennzahlen zeigen dir sofort, ob es Buchungen ohne Beleg gibt.

Für die Beiratsprüfung lädst du mit „Prüfpaket [Jahr] (.zip)" ein komplettes Paket herunter: Buchungsliste (PDF + CSV), Kontoauszüge (PDF + CSV) und alle Belege des Jahres. Buchungsliste, Kontoauszüge und Belege gibt es auch einzeln.

Abrechnungsspitze vs. Eigentümerkonto

Diese beiden Werte werden oft verwechselt, sie bedeuten aber etwas Verschiedenes:

Abrechnungsspitze = dein Anteil an den tatsächlichen Kosten minus dein Hausgeld-Soll. Zeigt, ob die WEG zu viel oder zu wenig angefordert hat. Darüber wird in der Eigentümerversammlung beschlossen.
Eigentümerkonto-Saldo = Hausgeld-Soll minus tatsächlich bezahltes Hausgeld. Zeigt, ob der Eigentümer seine Zahlungen geleistet hat.

Ein Eigentümer kann ein Guthaben aus der Abrechnungsspitze haben (weil die Kosten niedriger waren als geplant) und gleichzeitig einen Rückstand auf dem Eigentümerkonto (weil er sein Hausgeld nicht vollständig bezahlt hat). Die Verrechnung erfolgt erst nach Beschlussfassung.

Beispiel aus der Demo-WEG

Für Machma Selbst sähe die Abrechnung 2025 etwa so aus (Zahlen gerundet):

Gesamtausgaben 2025: rund 58.100 € (tatsächliche Zahlungen laut Konto, nicht Plan)
Gesamteinnahmen 2025 (Zinsen auf Rücklage): 620 €
Hausgeld-Soll gesamt: 37.044 € · Hausgeld-Haben: 36.500 € (Brinkmann im Rückstand)
Rücklage: Anfangsbestand 30.600 €, Zuführungen 12.000 €, Entnahmen 420 € (Kleinreparatur), Endbestand 42.180 €

In der Einzelabrechnung sieht z. B. Dr. Frauke Petersen (Einheit 2, 65 m², 85/1.000 MEA):

Anteil an umlagefähigen Kosten: ca. 3.360 €
Geleistetes Hausgeld: 3.276 € (12 × 273 €)
Abrechnungsspitze: 84 € Nachzahlung (nach Beschluss zu begleichen)
Eigentümerkonto-Saldo: 0 € (alle Raten pünktlich bezahlt)

PDF-Export

Klick auf PDF, um die gesamte Abrechnung herunterzuladen: Gesamtabrechnung, Entwicklung der Rücklagen und Geldkonten, Vermögensbericht, Übersicht aller Einheiten sowie je Einheit Anschreiben und Einzelabrechnung.

Die finale PDF zeigt in der Gesamtabrechnung nur die Oberkonten-Positionen — eine Zeile pro Kostengruppe mit Summe, ohne interne Kontonummern und Unterkonten. Die detaillierte Konten-Ansicht mit Nummern bleibt dir in der App zum Prüfen erhalten.

Freigabe, Beschluss und Versand

Prüf die Abrechnung sorgfältig (Plausibilitäts-Hinweise, § 35a, Belegprüfung).
Klick auf Freigeben, wenn alles stimmt. Über die Beschluss-Karte verknüpfst du die Abrechnung mit einem ETV- oder Umlaufbeschluss; solange kein Beschluss verknüpft ist, kannst du die Freigabe zurücknehmen.
Nach der Freigabe erscheint die Karte „Versand an Eigentümer": Jede Eigentümerin und jeder Eigentümer bekommt die individuelle Einzelabrechnung als PDF per E-Mail. Der Status wird pro Empfänger gespeichert (Versendet / Offen / Fehlgeschlagen / Ohne E-Mail), einzelne Empfänger kannst du gezielt erneut anschreiben, alle offenen auf einmal per Bulk-Button. Sind alle erreichbaren Empfänger beliefert, wechselt die Abrechnung automatisch auf Versendet. Eigentümer ohne E-Mail-Adresse versorgst du postalisch mit dem PDF.