Betriebskostenabrechnung

Die Betriebskostenabrechnung findest du unter Buchhaltung → BK-Abrechnung (/buchhaltung/abrechnung). Es ist dieselbe Stelle wie die Jahresabrechnung einer WEG, nur mit anderem Empfänger: Die Kosten gehen an die Mieter, nicht an Eigentümer.

Rechtlicher Rahmen in Kürze

• Umlagefähig sind nur Betriebskosten im Sinne der BetrKV (Katalog in § 2 BetrKV), und nur, wenn der Mietvertrag ihre Umlage vorsieht (§ 556 Abs. 1 BGB).
• Nicht umlagefähig sind Verwaltungs- und Instandhaltungskosten (§ 1 Abs. 2 BetrKV). Sie trägt der Eigentümer.
• Verteilt wird nach dem vereinbarten Maßstab, sonst nach Wohnfläche (§ 556a Abs. 1 BGB). Heiz- und Warmwasserkosten werden nach der HeizkostenV zu mindestens 50 und höchstens 70 Prozent nach Verbrauch verteilt (§§ 7, 8 HeizkostenV).
• Die Vorauszahlungen der Mieter werden gegen die Kosten gerechnet. Daraus entsteht Nachzahlung oder Guthaben.
• Abrechnungsfrist: Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Danach ist eine Nachforderung ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 BGB).

Leistungszeitraum statt Buchungsdatum

Die Abrechnung ordnet jede Buchung dem Jahr zu, in dem die Leistung erbracht wurde, nicht dem Jahr der Buchung oder Zahlung. Maßgeblich ist die Mitte des Leistungszeitraums der Buchung. Eine Wartungsrechnung für 2025, gebucht im Februar 2026, gehört also in die Abrechnung 2025. Fehlt an der Buchung ein Leistungszeitraum, nimmt die App den Leistungszeitraum der Rechnung, danach das Rechnungsdatum und zuletzt das Buchungsdatum.

Einen falschen Zeitraum korrigierst du direkt aus dem Etat heraus, siehe Etat bearbeiten.

Aufbau der Seite

Jahr und Status

Oben wählst du das Abrechnungsjahr. Angeboten werden alle Jahre, für die ein Etat existiert, und immer das Vorjahr des laufenden Jahres. Daneben steht der Status:

Aktionen (nur mit Finanzrecht)

• Etat-Export (PDF): die Etat-Konten mit ihren Buchungen, dahinter je Buchung die Rechnung.
• Berechnen bzw. Neu berechnen: rechnet den Entwurf mit dem aktuellen Etat. Die Meldung nennt Zahl der Mietparteien und Kosten.
• Etat finalisieren: siehe unten. Kann für das Jahr keine Mieter-Abrechnung entstehen, heißt der Knopf Etat festschreiben.
• Freigabe zurücknehmen: erscheint, sobald das Jahr gesperrt ist.

Voraussetzungen

Direkt unter den Aktionen meldet die Seite, was für eine korrekte Abrechnung fehlt. Die App rechnet bei fehlenden Stammdaten nämlich nicht mit Fehler, sondern still falsch: ohne Mietverhältnis wird alles Leerstand, ohne Fläche bekommt jede Partei 0 €.

• Rot, blockierend (Berechnen ist gesperrt): Keine abzurechnenden Kosten, Keine Wohnflächen hinterlegt, Kein Mietverhältnis im Abrechnungsjahr, Mehrere verbrauchsabhängige Konten, Verteilerschlüssel ohne Werte, Mietverhältnis auf nicht abrechenbarer Einheit.
• Zum Prüfen: Einheiten ohne Fläche, Einheiten ohne Mietverhältnis, Mietverhältnisse ohne Vorauszahlung oder ohne Mieter, hoher Leerstand.

Wo es passt, führt ein Link direkt zur richtigen Stelle, etwa Flächen pflegen oder Zu den Rechnungen.

Kennzahlen

Nach dem ersten Berechnen stehen drei Kacheln über dem Etat: Umlagefähige Kosten, Vorauszahlungen (Soll) und Leerstand (Eigentümer). Leerstand sind die Kostenanteile von Einheiten ohne Mietverhältnis, die der Eigentümer trägt.

Etat und nicht umlagefähige Kosten

Darunter folgt die Tabelle Etat [Jahr] mit allen Kostenpositionen, und eingeklappt der Block Nicht umlagefähige Kosten [Jahr] mit dem gebuchten Aufwand, den der Eigentümer trägt. Wie du beides bearbeitest, steht unter Etat bearbeiten.

Liegt die ursprüngliche Abrechnung des Jahres als PDF vor, steht sie im Block Original-BK-Abrechnung [Jahr] und öffnet sich über Ansehen.

KI-Prüfungen vor der Abrechnung

Mit Finanzrecht stehen im jüngsten Abrechnungsjahr unter dem Etat vier Prüfungen bereit, alle als beta gekennzeichnet. Du startest sie jeweils mit Prüfung starten. Sie verbrauchen KI-Guthaben, und nichts wird ohne deine Übernahme geändert.

Etat finalisieren und Jahr sperren

1. Prüf die Hinweise oben und den Etat.
2. Klick auf Etat finalisieren (bzw. Etat festschreiben).
3. Der Dialog warnt, wenn Heizkosten noch vorläufig nach Wohnfläche laufen oder bei Ver- und Entsorgungskonten die Schlussrechnung fehlt.
4. Bestätige mit Finalisieren & sperren bzw. Festschreiben & sperren.

Beim Finalisieren übernimmt die App alle Konto-Zeilen als feste Etat-Zeilen, entfernte Zeilen bleiben draußen. Sind die Voraussetzungen erfüllt, wird die Abrechnung abschließend berechnet und freigegeben. Sonst wird nur der Etat eingefroren.

Danach sind für dieses Jahr keine Neuberechnung, keine Änderungen am Etat und keine KI-Übernahmen mehr möglich. Auch den Leistungszeitraum einer Buchung kannst du nicht mehr in ein gesperrtes Jahr hinein oder aus ihm heraus ändern.

Freigabe zurücknehmen

Musst du doch noch etwas ändern, klick auf Freigabe zurücknehmen und bestätige mit Zurücknehmen. Die Abrechnung wird wieder zum Entwurf. Die festen Etat-Zeilen bleiben erhalten und werden beim nächsten Berechnen aus den Salden aufgefrischt.

Heizkosten im Mietobjekt

Das Modul Buchhaltung → Heizkosten steht auch im Mietobjekt bereit. Die Messdienst-Abrechnung liest du dort ein wie in der WEG, siehe Heizkosten. Solange keine Heizkostenabrechnung eingelesen ist, laufen bebuchte Heiz- und Warmwasserkonten nach Wohnfläche über die BK-Abrechnung. Heizkostenpositionen tragen dann in der Spalte Verteilung das Etikett vorläufig.

Verwandte Artikel