Heizkosten

Der Bereich Heizkosten (Seitenleiste, Gruppe Buchhaltung → Heizkosten, /buchhaltung/heizkosten) bildet das Heizkostenjahr deiner WEG ab. Er reicht von den Eingangsrechnungen (Versorger, Wartung, Messdienst, Wasser …) über die Aufgabe beim Messdienstleister (Techem, ista, Brunata, Minol, KALO …) bis zur fertigen Heizkostenabrechnung, deren Werte je Einheit in die Jahresabrechnung fließen. Angezeigt wird immer das oben gewählte Wirtschaftsjahr.

Heizkreise: das Grundkonzept

Ein Heizkreis legt fest, welche Einheiten gemeinsam abgerechnet werden. Für die meisten WEGs reicht der automatisch angelegte Standard-Heizkreis „Gesamtobjekt" mit allen Einheiten. Bei mehreren Gebäuden oder getrennten Anlagen legst du über „Neuer Heizkreis" weitere an. Der Dialog fragt:

• Bezeichnung
• Brennstoff: Gas, Fernwärme, Öl, Pellets, Wärmepumpe, Nachtspeicher, Blockheizkraftwerk oder Sonstiges
• Heizkostenabrechnung durch (Pflicht): ista, Brunata, Techem, Minol, KALO, ein sonstiger Messdienstleister oder Selbst abrechnen (ohne Dienstleister). Ein Satz darunter sagt, wie die Abrechnung später eingelesen wird: bei ista mit einem exakten Parser, bei den anderen per KI, bei Selbstabrechnung von Hand.
• Kundennummer (optional)
• Mitgliedschaft: die Einheiten direkt auswählen oder einen bestehenden Beteiligungskreis verwenden

Die Übersichtsseite zeigt die Karte Abdeckung des Gesamtobjekts. Ihr Balken zeigt, welchen Anteil jeder Heizkreis nach MEA oder nach Anzahl der Einheiten abdeckt und was Nicht zugeordnet ist, etwa unbeheizte Stellplätze. Darunter steht jeder Heizkreis als Karte mit Brennstoff, Abrechnungsdienst, Einheiten und Anteil. Rechts stehen Gesamtkosten und Stand der Abrechnung des Jahres. Von dort geht es weiter:

• Existiert für das Jahr eine Abrechnung, führt „Abrechnung" direkt hinein. Sonst legst du sie mit „Abrechnung <Jahr> anlegen" an.
• Ein Klick auf den Heizkreis selbst öffnet seine Detailseite (/buchhaltung/heizkosten/kreis/…).

Die Heizkreis-Detailseite

Oben steht ein Steckbrief mit Anlage, Einheiten, Fläche und Abrechnungsdienst. Den Abrechnungsdienst ändern Admins direkt per Klick. Im Dialog „Wer rechnet die Heizkosten ab?" pflegst du auch Kundennummer und Liegenschaftsnummer des Messdienstes, die beim Aufgeben und im L&M-Satz gebraucht werden. Daneben öffnet „Abrechnung <Jahr> öffnen" die Abrechnung, bzw. „Abrechnung <Jahr> anlegen" legt sie an.

Darunter liegen vier Tabs:

Den Tab Heizkosten aufgeben gibt es nicht, wenn Selbst abrechnen eingestellt ist. Dann gibt es niemanden, dem man etwas aufgibt, und der Einlese-Tab heißt Heizkosten erfassen. Wie das Aufgeben funktioniert, steht auf einer eigenen Seite: Heizkosten aufgeben. Ist noch kein Abrechnungsdienst festgelegt, zeigen beide Arbeits-Tabs zuerst die Auswahl.

Der Tab Abrechnung einlesen zeigt den Stand der Abrechnung des Jahres mit „Weiter erfassen" bzw. „Abrechnung ansehen" und eine Anleitung für deinen Dienstleister (Badge Schritt 2 im Jahr). Ist die Abrechnung des Jahres freigegeben, steht dort nur noch, dass für das Jahr nichts mehr zu tun ist.

Unterlagen je Jahr

Der Tab Unterlagen sammelt alles, was zum Heizkostenjahr gehört: Energie- und Wartungsrechnungen, Ableseprotokolle, CO₂-Nachweise, die Bestätigung nach dem Aufgeben und die fertige Abrechnung. Die Liste Für <Jahr> zeigt die Unterlagen des Jahres, Gilt für alle Jahre enthält Verträge und Stammunterlagen ohne Jahresbezug. Ein Klick öffnet die Vorschau.

Admins ziehen neue Dateien in die Drop-Zone oder holen mit „Aus dem Archiv zuordnen" ein vorhandenes Dokument dazu. Das Dokument bekommt dabei nur ein Kennzeichen „Heizkosten <Jahr>" und bleibt im Dokumentenarchiv. Das X entfernt entsprechend nur das Kennzeichen.

Die fertige Messdienst-Abrechnung wird beim Einlesen automatisch gekennzeichnet. Im Dokumentenarchiv findest du alle gekennzeichneten Dateien im Reiter Heizkosten-Unterlagen. In der Rechnungsliste trägt eine Rechnung, deren Beleg gekennzeichnet ist, ein eigenes Badge, und im Rechnungs-Detail setzt du das Kennzeichen selbst.

Die Heizkostenabrechnung und ihr Stand

Jede Abrechnung gehört zu einem Heizkreis und einem Referenzjahr. Ihren Stand zeigt die App als Fortschrittsbalken mit drei Etappen, beschriftet mit dem aktuellen Stand:

• In Bearbeitung: angelegt, die Werte werden erfasst
• Abrechnung erhalten: die Messdienst-Abrechnung ist eingelesen
• Freigegeben & gebucht: freigegeben, Abgrenzungsbuchungen geschrieben

Die Verteilung: die Messdienst-Abrechnung einlesen

Die Detailseite der Abrechnung zeigt oben Abrechnungsjahr, Zeitraum, Abrechnungsdienst und Status. Zu Beginn fragt sie „Wie möchtest du die Verteilung erfassen?":

• Abrechnungs-PDF einlesen (Empfohlen): Die KI liest Gesamtkosten, Kostenblöcke und die Beträge je Einheit aus. Bei ista gibt es zusätzlich den exakten Import der Einzelabrechnungen.
• Manuell erfassen: Du trägst Gesamtkosten und Beträge je Einheit selbst ein, ganz ohne PDF.

Das ist ein Entweder-oder: Der PDF-Import füllt die Verteilung komplett aus und ersetzt eine manuelle Erfassung. Danach führt die Seite durch drei nummerierte Schritte: 1. Gesamtkosten lt. Abrechnung → 2. Verteilung: Quellzeilen zuordnen (bei manueller Erfassung Verteilung pro Einheit) → 3. Prüfen & freigeben. Änderungen speichert die App automatisch („Alle Änderungen automatisch gespeichert").

KI-Import mit PDF-Vorschau

Über die Karte „Abrechnung hochladen" ziehst du eine oder mehrere PDFs in die Drop-Zone (vom Rechner oder aus dem WEG-Archiv) und klickst auf „Analysieren". Die KI liest die Abrechnung aus, auch gebündelte Mehrseiten-PDFs und gescannte PDFs. Erkannt werden Dienstleister, Zeitraum, Gesamtkosten Heizung/Warmwasser, weitere Kostenblöcke sowie je Nutzeinheit die Beträge für Heizung, Warmwasser und Direktkosten (z. B. Nutzerwechselgebühren).

Nach der Analyse steht das Original-PDF neben den ausgelesenen Werten, damit du jede Zahl gegen das Original prüfen kannst. Passt etwas nicht, korrigierst du die Werte direkt in der Verteilung.

ista-Stapel-Import

Für ista gibt es zusätzlich die Karte „Abrechnungen hochladen (ista)". Du ziehst alle ista-Einzelabrechnungen (PDF) hinein, und ein exakter Parser liest sie ohne KI-Credits. Der Import erkennt Grund- und Verbrauchskosten für Heizung und Warmwasser, gruppiert Nutzerwechsel (zwei PDFs zum selben Vertrag) und hält Nutzerwechselgebühren als Direktkosten separat.

Gesamtkosten, Betriebsstrom und Kostenblöcke

In Schritt 1 stehen Gesamt Heizung, Gesamt Warmwasser, Gesamt Direktkosten und der Gesamtbetrag lt. Abrechnung. Unter Betriebsstrom der Heizanlage trägst du ein, wie viel Strom in den Heizkosten enthalten ist und von welchem Konto (Allgemein- oder Treppenhausstrom) er abgezogen wird. Die Freigabe bucht ihn um, sonst zahlen die Eigentümer ihn doppelt.

Messdienst-Abrechnungen bringen oft Positionen mit, die nicht unter die Heizkostenverordnung fallen. Unter Weitere Kostenblöcke lt. Abrechnung stehen deshalb eigene Blöcke wie Kaltwasser, Geräte Kaltwasser, Rauchwarnmelder und sonstige Hausnebenkosten. Jeder Block bekommt eine eigene Spalte in der Verteilung und ein Ziel-Sachkonto, alternativ läuft er nachrichtlich ohne Konto. Ergeben Heizung, Warmwasser, Direktkosten und Blöcke zusammen weniger als der Gesamtbetrag der Abrechnung, meldet die App den Fehlbetrag. Über „Block hinzufügen" trägst du den fehlenden Block nach, der Fehlbetrag ist vorbefüllt. Ohne Nachtrag lässt sich nur noch bewusst über den Dialog „Freigabe-Prüfung schlägt an" freigeben.

Einheiten zuordnen

Importierte Zeilen landen in der Tabelle „Verteilung: Quellzeilen zuordnen". Die App schlägt Einheiten vor und vergleicht dafür Namen und Bezeichnungen mit den Einheiten, ihren Eigentümern und aktiven Mietern. Jede Zeile trägt einen Status: Zugeordnet, Vorschlag prüfen oder Offen. Die Zuordnung korrigierst du über eine durchsuchbare Auswahl („Einheit, Eigentümer oder Mieter …" bzw. „Einheit, Lage, Eigentümer oder Mieter …").

Du kannst jederzeit zwischenspeichern, auch wenn noch Zeilen offen sind. Freigeben lässt sich erst, wenn jede Quellzeile mit Betrag einer Einheit zugeordnet ist, damit keine Beträge verloren gehen. Zeilen mit 0 € dürfen offen bleiben.

Die Nummer, unter der ein Messdienst einen Nutzer führt, ist nicht die Wohnungsnummer der WEG. Prüf Vorschläge deshalb anhand von Name und Lage.

Pro-Einheit-Vorschau vor der Freigabe

Nach einem Import zeigt Schritt 3 die Tabelle „Verteilung pro Einheit — so wird gespeichert" mit genau den Werten, die die Freigabe schreiben würde. So siehst du, bevor etwas festgeschrieben wird,

• welche Einheiten leer ausgehen (keine zugeordnete Quellzeile) und
• welche Einheiten mehrere verschiedene Quellzeilen bekommen. Diese Zeilen sind rot markiert, denn das ist nur bei einem echten Nutzerwechsel korrekt.

Der Freigabe-Dialog weist solche Doppelbelegungen noch einmal aus.

Sachkonto-Abgleich vor der Freigabe

Der Sachkonto-Abgleich in Schritt 3 vergleicht die Summen der Abrechnung mit dem, was im Referenzjahr tatsächlich gebucht wurde. Er zeigt je eine Zeile für Heizung (inkl. Direktkosten), Warmwasser (wenn vorhanden) und jeden Kostenblock mit Ziel-Sachkonto. Bei mehreren Heizkreisen zählt die Summe aller Abrechnungen des Jahres.

Stimmen die Werte, zeigt die Zeile „Stimmt". Bei Abweichungen kündigt sie die Korrektur an: „+ X nachbuchen" gegen 3901 Abgrenzung Heizkostenabrechnung oder „− X mindern" gegen 1901 Abgrenzung Heizkostenabrechnung. Beim Warmwasser ist der Betrag überwiegend eine Umgliederung aus dem Energiekonto. Über das Aktualisieren-Symbol lädst du die gebuchten Salden neu. Nach der Freigabe zeigt die Zeile „1:1 gebucht" oder „Abweichung", etwa wenn nach der Freigabe noch gebucht wurde.

Freigeben & buchen: die Wahre-Zahlen-Abgrenzung

Speichern sichert den Stand. „Freigeben & buchen" schreibt die Abrechnung als wahre Kostenbasis fest, zum 31.12. des Referenzjahres:

1. Den Warmwasser-Anteil, den der Messdienst aus der Energierechnung herausrechnet, gliedert die App vom Energiekonto auf 8003 um.
2. Die verbleibende Differenz zwischen gebuchtem Aufwand und Abrechnung grenzt sie direkt am Energiekonto ab. Mehraufwand geht gegen 3901 Abgrenzung Heizkostenabrechnung (offene Kosten), Minderaufwand gegen 1901 Abgrenzung Heizkostenabrechnung (Guthaben).
3. Den eingetragenen Betriebsstrom bucht sie vom Stromkonto auf den Heizungs-Betriebsstrom um.

Die Heizkostenkonten zeigen danach exakt die Zahlen der Abrechnung. Die Abgrenzung wird zum 01.01. des Folgejahres automatisch aufgelöst, damit der Posten nicht doppelt wirkt. Findet die Freigabe eine Unstimmigkeit, etwa fehlende Kostenblöcke gegenüber dem Gesamtbetrag oder keinen erfassten Betriebsstrom, zeigt sie den Dialog „Freigabe-Prüfung schlägt an". Dort brichst du ab und prüfst, oder du bestätigst bewusst mit „Trotzdem freigeben".

Korrektur nach der Freigabe

Nach der Freigabe sind Gesamtkosten und Freigabe-Buchungen fest. Hat die KI Wohnungen vertauscht, klickst du auf „Zuordnung korrigieren". Im Korrekturmodus änderst du nur die Beträge je Einheit:

• Die Spaltensummen müssen weiter zur Abrechnung passen. Maßgeblich sind Warmwasser und Heizung + Direktkosten zusammen. Du darfst also Beträge zwischen Heizung und Direktkosten verschieben.
• Die Verteilung der Kostenblöcke lässt sich ebenfalls korrigieren.
• Fehlt einem Kostenblock das Sachkonto, trägst du es nach. Die Freigabe zieht Abgrenzung und Verteilung dann nach. Ein bereits gesetztes Konto bleibt gesperrt.

„Korrektur speichern" übernimmt die Werte. Danach berechnest du die Jahresabrechnung neu. Ist die Jahresabrechnung des Jahres schon freigegeben, nimmst du deren Freigabe zuerst zurück. Ist sie bereits versendet, ist keine Korrektur mehr möglich.

KI-Credits

Der KI-Import der Messdienst-Abrechnung verbraucht KI-Guthaben, abgerechnet nach tatsächlichem Umfang. Ist die KI-Extraktion in deinem Tarif nicht verfügbar, sagt die App das und verlinkt auf Tarif ansehen. Der ista-Import und die manuelle Eingabe kosten keine Credits.

Periodengerechte Abgrenzung (ARA / PRA)

Eingangsrechnungen mit einem Leistungszeitraum über das Wirtschaftsjahr hinaus (z. B. Versicherung Juli 25 bis Juni 26) lassen sich tagesgenau splitten. Der Schalter „Periodengerecht abgrenzen" sitzt dafür in der Rechnungserfassung, nicht im Heizkosten-Modul:

• Anteil im aktuellen Wirtschaftsjahr → Aufwand (z. B. 8013 Versicherung)
• Anteil im Folgejahr → 1900 Aktive Rechnungsabgrenzung

Mehr dazu unter Rechnungen erfassen.

Bearbeiten und Löschen

• Verteilung: Bearbeiten geht, solange die Abrechnung nicht freigegeben ist. Danach bleibt nur die Korrektur der Zuordnung.
• Heizkostenabrechnung löschen: Das geht auch nach der Freigabe, solange die Jahresabrechnung des Jahres nicht freigegeben oder versendet ist. Die Freigabe-Buchungen werden dann mitgelöscht, ebenso alle Zuordnungen, Extraktionen und Einheiten-Beträge.
• Heizkreis löschen: Das geht nur, solange alle seine Heizkostenabrechnungen noch In Bearbeitung sind und weder Beträge je Einheit noch Buchungen daran hängen. Leere, offene Abrechnungen werden mitgelöscht.

Verwandte Artikel