Heizkosten

Der Bereich Heizkosten (Seitenleiste, Gruppe Buchhaltung → Heizkosten) bildet das gesamte Heizkostenjahr deiner WEG ab: von den Eingangsrechnungen (Versorger, Wartung, Messdienst, Wasser …) über das Datenpaket für deinen Messdienstleister (Techem, ista, Brunata, KALO …) bis zur fertigen Heizkostenabrechnung, deren Werte je Einheit in die Jahresabrechnung fließen.

Heizkreise — das Grundkonzept

Ein Heizkreis legt fest, welche Einheiten gemeinsam abgerechnet werden. Für die meisten WEGs reicht der automatisch angelegte Standard-Heizkreis „Gesamtobjekt" mit allen Einheiten. Bei mehreren Gebäuden oder getrennten Anlagen legst du über „Neuer Heizkreis" weitere an — mit Bezeichnung, Heizungsart/Brennstoff (Gas, Fernwärme, Öl, Pellets, Wärmepumpe, Sonstiges), Abrechnungsdienst und Kundennummer. Die Einheiten wählst du entweder direkt aus oder du verwendest einen bestehenden Beteiligungskreis.

Die Übersichtsseite zeigt pro Wirtschaftsjahr alle Heizkreise als Karten mit Brennstoff, Dienstleister, Anzahl Einheiten, Gesamtkosten und Status. Von dort führen zwei Wege weiter:

• „Abrechnung anlegen" bzw. „Abrechnung" öffnet die Heizkostenabrechnung des Jahres.
• Klick auf den Heizkreis öffnet seine Detailseite (/finanzen/heizkosten/kreis/…) mit den bearbeitbaren Stammdaten (Heizungsart, Abrechnungsdienst, Kundennummer, beteiligte Einheiten) und der Abrechnungs-Historie aller Jahre.

Die Heizkostenabrechnung und ihre Status

Jede Abrechnung gehört zu einem Heizkreis und einem Referenzjahr und durchläuft die Status Offen → Datenpaket bereit → Abrechnung erhalten → Freigegeben. Die Detailseite hat drei Tabs: Verteilung (Standard), Eingangsrechnungen und Datenpaket.

Tab „Eingangsrechnungen“

Hier ordnest du bestehende Rechnungen der Abrechnung zu („Rechnung zuordnen") oder lädst neue PDFs direkt hoch — die KI befüllt Firma, Betrag, Leistungszeitraum und die heizspezifischen Werte automatisch. Jede Zuordnung bekommt eine Rolle:

Sobald alle Pflicht-Rollen mindestens einmal vorhanden sind, springt der Status automatisch auf „Datenpaket bereit“ (Betriebsstrom ist optional und zählt auch, wenn er als Posten auf der Versorger-Rechnung steht).

Tab „Datenpaket“

Aggregiert die fachlichen Werte aus allen Eingangsrechnungen so, wie der Messdienstleister sie braucht (inkl. Copy-Buttons):

• Brennstoffverbrauch (kWh)
• CO₂-Kosten
• Betriebsstrom
• Wasser (m³)
• Messdienst-Kosten (Service + Geraetemiete)
• Anzahl Geraete

Diese Werte übertraegst du ins Techem-/ista-Portal. Sobald deren Endabrechnung vorliegt, geht es weiter im Tab Verteilung.

Tab „Verteilung“ — die Messdienst-Abrechnung einlesen

KI-Import mit PDF-Vorschau

Über die Karte „Abrechnung hochladen" ziehst du eine oder mehrere PDFs in die Drop-Zone (vom Rechner oder aus dem WEG-Archiv) und klickst auf „Analysieren". Die KI liest die Abrechnung per Vision aus — das funktioniert mit Gesamtabrechnungen, Einzelabrechnungen, gebündelten Mehrseiten-PDFs und auch mit Scans oder Fotos. Erkannt werden Dienstleister, Zeitraum, Gesamtkosten Heizung/Warmwasser sowie je Nutzeinheit die Beträge für Heizung, Warmwasser und Direktkosten (z. B. Nutzerwechselgebühren).

Nach der Analyse erscheint links die Karte „Original-PDF zum Vergleich" — die PDF-Vorschau steht direkt neben den ausgelesenen Werten, sodass du jede Zahl gegen das Original prüfen kannst. Mit „Import verwerfen" machst du den Import rückgängig.

ista-Stapel-Import

Für ista gibt es einen eigenen Weg: die Karte „Abrechnungen hochladen (ista)". Du ziehst alle ista-Einzelabrechnungen (PDF) hinein — sie werden von einem deterministischen Parser gelesen (ohne KI-Credits). Der Import erkennt Grund- und Verbrauchskosten für Heizung und Warmwasser, behandelt Nutzerwechsel (zwei PDFs zum selben Vertrag werden gruppiert) und hält Nutzerwechselgebühren als Direktkosten separat.

Einheiten zuordnen — Mieter-Matching

Importierte Zeilen landen in der Tabelle „Quellzeilen zuordnen & prüfen". Die App schlägt automatisch Einheiten vor und matcht dabei gegen Eigentümer- und aktive Mieter-Namen; jede Zeile trägt einen Status: Zugeordnet, Vorschlag prüfen oder Offen. Die Zuordnung korrigierst du über eine durchsuchbare Auswahl — such einfach nach „Einheit, Eigentümer oder Mieter …". Erst wenn alle Quellzeilen einer Einheit zugeordnet sind, lässt sich der Stand speichern — so gehen keine Beträge verloren.

Beträge und Direktkosten je Einheit

In der Tabelle „Verteilung pro Einheit" stehen pro Einheit die Felder Heizung, Warmwasser und Direktkosten — importiert oder manuell eingetragen, mit Summenfeldern für die Gesamtkosten. Direktkosten sind einheitsbezogene Posten aus der Messdienst-Abrechnung (z. B. Nutzerwechselgebühr); sie werden bei der Freigabe dem Heizungs-Block der jeweiligen Einheit zugeschlagen.

Sachkonto-Abgleich vor der Freigabe

Die Karte „Sachkonto-Abgleich" vergleicht vor der Freigabe die Summen der Abrechnung mit dem, was im Referenzjahr tatsächlich gebucht wurde:

• Heizung (inkl. Direktkosten) · Konto 8002
• Warmwasser · Konto 8003 (nur wenn Warmwasserkosten vorhanden sind)

Stimmen die Werte, zeigt die Karte „Stimmt". Bei Abweichungen kündigt sie die Korrektur an: „+ X nachbuchen" (Aufwand wird per 3900 nachgebucht) oder „− X mindern" (Aufwand wird per 1900 gemindert).

Freigeben & buchen — die Wahre-Zahlen-Abgrenzung

Speichern sichert den Entwurf. „Freigeben & buchen" schreibt die Abrechnung als wahre Kostenbasis fest: Weicht der im Jahr gebuchte Heiz-/Warmwasser-Aufwand (Abschläge, Wartung, Messdienst) von den Summen der Abrechnung ab, wird die Differenz zum 31.12. des Referenzjahres per Abgrenzungsbuchung angepasst — Mehraufwand als 8002/8003 an 3900 Passive Rechnungsabgrenzung, Minderaufwand als 1900 Aktive Rechnungsabgrenzung an 8002/8003. Das Heizkostenkonto zeigt danach exakt die Zahlen der Abrechnung.

KI-Credits

Der KI-Import der Messdienst-Abrechnung verbraucht KI-Guthaben — abgerechnet wird nach tatsächlichem Umfang (token-basiert), nicht zu einem festen Preis. Der deterministische ista-Import und die manuelle Eingabe kosten keine Credits.

Periodengerechte Abgrenzung (ARA / PRA)

Eingangsrechnungen mit Leistungszeitraum, der ueber das Wirtschaftsjahr hinausreicht (z. B. Versicherung Juli 25 – Juni 26), koennen ueber den Schalter „Periodengerecht abgrenzen“ in der Rechnungs-Detailansicht tagesgenau gesplittet werden:

• Anteil im aktuellen Wirtschaftsjahr → Aufwand (z. B. 8013 Versicherung)
• Anteil im Folgejahr → 1900 Aktive Rechnungsabgrenzung

Beim Wechsel ins neue Wirtschaftsjahr loest du die ARA per Action wieder auf, wodurch der Aufwand zeitanteilig im richtigen Jahr landet.

Bearbeiten und Loeschen

• Eingangsrechnungen koennen jederzeit hinzugefuegt, entfernt oder umgewidmet werden, solange die Abrechnung noch nicht freigegeben ist.
• Verteilung: Aenderungen sind nur im Status offen, datenpaket_bereit oder abrechnung_erhalten moeglich.
• Loeschen ist nur moeglich, solange die Abrechnung nicht freigegeben ist; alle Zuordnungen, Extraktionen und Einheiten-Betraege werden mitentfernt.

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