Kommentare & Anhänge

Unter einem Vorgang können alle Beteiligten mitdiskutieren, und Verwaltungsberechtigte hängen Belege und Unterlagen an, etwa Fotos eines Schadens oder eingescannte Kostenvoranschläge. Außerdem lässt sich direkt aus dem Vorgang heraus per E-Mail mit Firmen kommunizieren.

Interne Nachrichten

1. Öffne den Vorgang, zu dem du etwas mitteilen möchtest.
2. Wechsel in den Reiter Kommunikation.
3. Die Ansicht startet auf Alle Einträge. Dort laufen Nachrichten und Aktivitäten (z. B. Statuswechsel, Zuweisungen, Prioritätsänderungen) chronologisch gemischt. Ein Eingabefeld erscheint erst, wenn du im Auswahlfeld Intern oder Firma wählst.
4. Wähl Intern, schreib deinen Text und schick die Nachricht ab (Strg+Enter bzw. ⌘+Enter geht auch).

E-Mails an Firmen, direkt aus dem Vorgang

Im Reiter Kommunikation gibt es neben dem internen Kanal auch den Kanal Firma:

1. Wähl den Kanal Firma und daneben die gewünschte Firma. Bleibt die Auswahl auf Alle Firmen, siehst du den Verlauf aller Firmen. Für eine E-Mail wählst du eine bestimmte Firma.
2. Die Option Per E-Mail senden ist bereits gesetzt, die Zieladresse steht in Klammern daneben. Ist bei der Firma keine E-Mail-Adresse hinterlegt, geht nichts raus, und die Nachricht bleibt nur im Vorgang stehen.
3. Schreib deine Nachricht und schick sie ab. Sie wird im Vorgang gespeichert und als E-Mail an die Firma verschickt.

Kam die Antwort telefonisch oder per Post, dokumentierst du sie trotzdem: Nimm das Häkchen bei Per E-Mail senden heraus. Verwaltungsberechtigte wählen daneben die Richtung Ausgehend oder Eingehend (Antwort eintragen). Der Eintrag landet dann nur im Verlauf des Vorgangs, ohne dass eine E-Mail rausgeht.

So bleibt die komplette Firmen-Korrespondenz beim Vorgang, statt in einem privaten Postfach zu verschwinden. Die Angebots- und Auftrags-Mails selbst laufen über den Reiter Beauftragungen, siehe Beauftragungen & Firmen-Portal.

Unter dem Verlauf zeigt der Block Postfach-E-Mails alle mit dem Vorgang verknüpften Konversationen aus dem E-Mail-Bereich. Ein Klick öffnet die Konversation in der Kommunikation. Verwaltungsberechtigte starten über Neue E-Mail eine E-Mail mit Vorgang-Bezug. Antworten landen in der Kommunikation und bleiben mit dem Vorgang verknüpft.

Dateien anhängen

1. Wechsel im Vorgang in den Reiter Dokumente.
2. Zieh die Dateien in das Feld Dateien hierher ziehen oder klicken oder wähl sie per Klick aus. Alternativ übernimmst du über Aus WEG-Archiv wählen ein Dokument, das schon im Archiv liegt.
3. Hängt eine Datei schon an diesem Vorgang, fragt die App nach: Überspringen, Trotzdem hochladen oder Abbrechen.
4. Nach dem Upload sind die Anhänge für alle sichtbar, die den Vorgang sehen dürfen. Jeder Eintrag zeigt Dateiname, Größe, wer ihn hochgeladen hat und das Datum. Über das Download-Symbol öffnest du die Datei.

Typische Anwendungsfälle:

• Fotos für die Schadensdokumentation
• Kostenvoranschläge mehrerer Firmen zum Vergleich
• Kurze Notizen als Scan oder Foto von einem Zettel vor Ort

Warum das sinnvoll ist

Nachrichten, E-Mails und Anhänge dokumentieren den Fortschritt ohne lose E-Mail-Ketten. Wenn die Verwaltung wechselt oder jemand später nachliest, ist der Stand an einem Ort nachvollziehbar.