Kommentare & Anhänge

Unter einem Vorgang können alle Beteiligten mitdiskutieren und Beweise oder Unterlagen anhängen, etwa Fotos eines Schadens oder eingescannte Kostenvoranschläge. Verwaltungsberechtigte können außerdem direkt aus dem Vorgang heraus per E-Mail mit Firmen kommunizieren.

Kommentare und interne Notizen

1. Öffne den Vorgang, zu dem du etwas mitteilen möchtest.
2. Wechsel in den Reiter Kommunikation.
3. Wähl den Kanal Intern, schreib deinen Text und send die Nachricht ab.

Nachrichten und Aktivitäten erscheinen chronologisch im Verlauf. Die Reihenfolge entspricht dem Gesprächsverlauf und erleichtert das Nachvollziehen später.

E-Mails an Firmen, direkt aus dem Vorgang

Im Reiter Kommunikation gibt es neben dem internen Kanal auch den Kanal Firma:

1. Wähl den Kanal Firma und die gewünschte Firma aus.
2. Schreib deine Nachricht und aktivier die Option „Per E-Mail senden“.
3. Die Nachricht wird im Vorgang gespeichert und als E-Mail an die Firma verschickt.

So bleibt die komplette Firmen-Korrespondenz beim Vorgang, statt in einem privaten E-Mail-Postfach zu verschwinden.

Zusätzlich zeigt der Bereich Postfach-E-Mails alle mit dem Vorgang verknüpften Postfach-Konversationen. Über Neue E-Mail startest du von hier aus eine E-Mail mit Vorgang-Bezug; Antworten landen automatisch im Postfach und bleiben mit dem Vorgang verknüpft.

Dateien anhängen

1. Wechsel im Vorgang in den Reiter Dokumente.
2. Lad z. B. Fotos des Schadens, PDF-Angebote, E-Mails als PDF oder andere relevante Dateien hoch.
3. Nach dem Upload sind die Anhänge für alle sichtbar, die den Vorgang sehen dürfen.

Typische Anwendungsfälle:

• Fotos für die Schadensdokumentation
• Kostenvoranschläge mehrerer Firmen zum Vergleich
• Kurze Notizen als Scan oder Foto von einem Zettel vor Ort

Warum das sinnvoll ist

Nachrichten, E-Mails und Anhänge dokumentieren den Fortschritt ohne lose E-Mail-Ketten. Wenn die Verwaltung wechselt oder jemand später nachliest, ist der Stand an einem Ort nachvollziehbar.