Branding (Marke & E-Mail)
Logo, Farbe, Absenderadresse und Impressum der Hausverwaltung hinterlegen — sie wirken in allen E-Mails und PDFs an die Eigentümer.
Unter Einrichtung → Marke & E-Mail (/verwaltung/branding) hinterlegst du, wie deine Verwaltung nach außen auftritt. Die Angaben gelten für alle Liegenschaften deiner Verwaltung auf einmal — du pflegst sie einmal, nicht je WEG. Bearbeiten dürfen die Seite nur Inhaber und Admin.
Die vier Felder
Absender E-Mail — die Adresse, mit der Mails an Eigentümer verschickt werden. Im Postfach der Empfänger steht dann der Name deiner Verwaltung mit dieser Adresse als Absender.
Logo-URL (optional) — die Web-Adresse deines Logos. Es erscheint im Briefkopf der E-Mails und der Abrechnungs-PDFs.
Primärfarbe (optional) — ein Hex-Wert wie #064172 für Akzente.
Impressum / Fußzeile (HTML) — Firmenangaben, USt-IdNr. und Kontakt. Der Text wird als Fußzeile unter deine E-Mails gesetzt.
Mit Speichern wird alles übernommen; die Seite bestätigt das mit einem grünen Hinweis.
Die Absender-Adresse muss bei deinem E-Mail-Anbieter für den Versand freigegeben sein (SPF/DKIM). Ohne diese Freigabe landen die Mails bei den Empfängern schlechter oder gar nicht. Wenn du unsicher bist, frag die Person, die eure Domain betreut.
Was in den E-Mails ankommt
Sobald mindestens eine der Angaben gefüllt ist, tragen ausgehende Mails an Eigentümer dein Branding:
- Absender: Name der Verwaltung und deine Adresse (nur, wenn die Absender-Adresse gesetzt ist)
- Fußzeile: dein Impressum-Text. Ist keiner hinterlegt, steht dort stattdessen der Hinweis, dass die Mail im Auftrag deiner Verwaltung über selbstverwalten.com gesendet wurde.
- Briefkopf: dein Logo, sofern eine Logo-URL hinterlegt ist
Was in den PDFs ankommt
Für Liegenschaften, die zu einer Hausverwaltung gehören, gilt automatisch White-Label — die generierten Dokumente tragen keinen selbstverwalten-Schriftzug mehr:
- In der Jahresabrechnung entfällt der Vermerk in der Fußzeile, und der Briefkopf trägt dein Logo. Als Absender in der Grußformel steht der Name deiner Verwaltung.
- Im Prüfpaket der Belegprüfung steht in der Fußzeile nur noch „Automatisch erstelltes Prüfpaket" mit Datum.
Anforderungen ans Logo. Für die PDF-Einbettung muss die Datei unter der angegebenen URL öffentlich abrufbar sein und als PNG oder JPG ausgeliefert werden — SVG und WebP werden im PDF bewusst nicht eingebettet. Außerdem gilt eine Größengrenze von rund 2 MB. Klappt der Abruf nicht, wird das Dokument trotzdem erzeugt, nur eben ohne Logo. Die Primärfarbe wird nur übernommen, wenn sie als vollständiger Hex-Wert im Format #rrggbb eingetragen ist.
Reihenfolge beim Einrichten
Setz das Branding, bevor du die ersten Abrechnungen oder Einladungen verschickst — bereits versendete Mails und erzeugte PDFs bekommen es nicht nachträglich. Für neu übernommene Mandate musst du nichts tun: Das Branding wirkt ab dem Moment, in dem eine Liegenschaft deiner Verwaltung zugeordnet ist.