Team und Rollen
Mitarbeiter in die Hausverwaltung einladen, Rollen vergeben und verstehen, welche Rechte daraus in den einzelnen WEGs entstehen.
Unter Einrichtung → Team (/verwaltung/team) verwaltest du die Mitarbeiter deiner Hausverwaltung. Über der Seite steht deine eigene Rolle. Einladen, Rollen ändern und Mitglieder entfernen dürfen nur Inhaber und Admin — alle anderen sehen die Listen, aber keine Aktionen.
Mitarbeiter einladen
Im Block Mitarbeiter einladen trägst du die E-Mail-Adresse ein, wählst die Rolle und klickst auf Einladung senden. Der Eingeladene bekommt eine Mail mit Link; die Einladung ist 14 Tage gültig und taucht bis zur Annahme unter Offene Einladungen auf.
Zwei Dinge lehnt die App bewusst ab:
- eine E-Mail, die schon als Mitarbeiter eingetragen ist
- eine zweite offene Einladung an dieselbe Adresse
Die Rolle Inhaber lässt sich nicht per Einladung vergeben.
Kommt keine Mail an — oder ist der E-Mail-Versand für deine Verwaltung abgeschaltet —, zeigt die Seite den Einladungslink direkt an. Du kannst ihn kopieren und dem Kollegen auf einem anderen Weg schicken; die Einladung ist trotzdem angelegt. Der Link steht auch in der Tabelle der offenen Einladungen.
In der Tabelle der offenen Einladungen kopierst du den Link über das Kopier-Symbol; das X am Zeilenende nimmt die Einladung zurück.
Die Rollen
| Rolle | Wofür gedacht | Rechte in der Verwaltung |
|---|---|---|
| Inhaber | Wer die Verwaltung angelegt hat | Alles; kann nicht entfernt oder herabgestuft werden |
| Admin | Leitung, Vertretung des Inhabers | Team, Branding, Abo, alle Liegenschaften |
| Buchhalter | Buchhaltung und Abrechnung | Arbeitet in allen Liegenschaften, ohne Org-Verwaltung |
| Sachbearbeiter | Tagesgeschäft, Vorgänge, Kommunikation | Arbeitet in allen Liegenschaften, ohne Org-Verwaltung |
| Viewer (nur lesen) | Einsicht ohne Eingriff | Nur lesen |
Die Rolle eines Mitglieds änderst du direkt in der Tabelle über das Auswahlfeld in der Spalte Rolle. Nicht möglich sind: die eigene Rolle ändern, sich selbst entfernen und den Inhaber anfassen.
Was daraus in den Liegenschaften wird
Verwaltungs-Rollen und WEG-Rollen sind zwei verschiedene Dinge — sie greifen aber ineinander:
- Öffnet ein Team-Mitglied zum ersten Mal eine betreute Liegenschaft, legt die App dort automatisch einen Personen-Eintrag mit der Rolle Verwalter an. Du musst deine Kollegen also nicht zusätzlich als Eigentümer in die WEG einladen.
- Inhaber und Admin haben in jeder betreuten Liegenschaft WEG-Admin-Rechte — also Stammdaten, Einstellungen und die administrativen Bereiche. Was das konkret bedeutet, steht unter Admin-Rechte.
- Buchhalter und Sachbearbeiter bekommen den vollen Finanz-Zugriff in der Liegenschaft — Buchhaltung und Umbuchungen, Rechnungen, Heizkosten, Jahresabrechnung, Banking und Zahlläufe — aber keine WEG-Admin-Rechte. Sie können eine Abrechnung damit eigenständig fahren, ohne an die Stammdaten oder das Abo zu kommen.
- Viewer dürfen nur lesen: kein Finanz-Zugriff, keine Änderungen.
Der Zugriff gilt für alle Liegenschaften der Verwaltung. Eine Einschränkung auf einzelne Mandate gibt es in der Rollenverwaltung nicht — wer im Team ist, sieht das ganze Portfolio.
Mitglied entfernen
Das Papierkorb-Symbol am Ende der Zeile entfernt ein Mitglied aus dem Team — mit Rückfrage. Der Inhaber lässt sich nicht entfernen, und du kannst dich nicht selbst herausnehmen. Prüfe danach in den Liegenschaften, ob noch ein Personen-Eintrag der Person übrig ist, den du deaktivieren möchtest — siehe Personen & Rollen.