Belegprüfung
Das Prüfpaket der Jahresabrechnung für den Verwaltungsbeirat — ZIP mit klickbarer HTML-Übersicht, Buchungsliste, Kontenblättern, Summen- und Saldenliste und allen Belegen.
Vor dem Beschluss über die Jahresabrechnung prüft der Verwaltungsbeirat die Abrechnung anhand der Belege (§ 29 Abs. 2 Satz 2 WEG). Damit dafür niemand Ordner schleppen oder einzelne PDFs zusammensuchen muss, packt selbstverwalten. alles Nötige in ein Prüfpaket — ein ZIP, das offline funktioniert.
Wo du hinkommst
Es gibt zwei Einstiege, beide zeigen dieselbe Oberfläche:
- Buchhaltung → Jahresabrechnung (
/buchhaltung/abrechnung), Button „Belegprüfung durchführen" oben — dort wählst du zuerst das Wirtschaftsjahr. - Ganz unten auf der Detailseite einer Abrechnung die Karte Belegprüfung — hier ist das Jahr schon durch die Abrechnung gesetzt.
Der Bereich ist nur für Nutzer mit Finanz-Zugriff sichtbar (in einer selbstverwalteten WEG: die WEG-Admins).
Die drei Kennzahlen
Oben stehen drei Zahlen zum Jahr:
- Buchungen — alle Buchungszeilen des Wirtschaftsjahres
- Belege im Paket — Dokumente, die einer Buchung dieses Jahres zugeordnet sind, über die Rechnung, den Bankbeleg oder direkt an der Buchung. Mehrfach genutzte Dokumente zählen einmal.
- Buchungen ohne Beleg — die Lücken
„Belege im Paket" ist meist kleiner als die Zahl im Dokumentenarchiv: Dateien ohne Buchungsbezug (noch nicht verbuchte Rechnungen, Teilungserklärung, Protokolle) oder Belege eines anderen Jahres erscheinen hier nicht.
Buchungen ohne Beleg ist der Wert, auf den eine Belegprüfung besonders schauen sollte. Diese Lücken sind auch im Paket selbst ausgewiesen (Buchungsliste und README.txt).
Das Prüfpaket herunterladen
Der große Button heißt „Prüfpaket <Jahr> (.zip)". Das ZIP enthält:
| Datei | Inhalt |
|---|---|
Belegpruefung.html | klickbarer Einstieg (siehe unten) |
00_Buchungsliste_<Jahr> (PDF + CSV) | alle Buchungen chronologisch, mit Spalten Rechnung und Zahlung |
01_Kontenblaetter_<Jahr> (PDF + CSV) | Entwicklung der Bankkonten und Rücklagen, danach je Konto alle Buchungen mit Gegenkonto und laufendem Saldo |
02_Belege/ | alle Beleg-Dateien des Jahres plus INDEX.csv (Datei ↔ Beleg-Nr. ↔ Rechnung ↔ Buchung) |
03_Summen-Saldenliste_<Jahr> (PDF + CSV) | alle Sachkonten mit ihren Jahresverkehrszahlen |
README.txt | Kurzbeschreibung des Pakets, Beleg-Lücken, Verknüpfungs-Logik |
Der rote Faden durch alle Listen ist die Beleg-Nr. des Buchungssatzes — über sie hängen Rechnung, Buchung, Zahlung und Datei zusammen.
Die HTML-Übersicht Belegpruefung.html
Das ZIP entpacken, Belegpruefung.html im Browser öffnen — fertig. Die Datei braucht kein Internet und lädt nichts von fremden Servern nach. Sie enthält:
- Dokumente des Prüfpakets — Links auf die vier Listen im selben Ordner
- Belege nach Sachkonto — je Konto eine aufklappbare Gruppe mit Belegzeilen (Datum, Beleg-Nr., Buchungstext, Lieferant, Rechnungsnummer, Betrag) und einer Gruppensumme; jede Zeile verlinkt direkt auf die Beleg-Datei im Ordner
02_Belege/. Darüber ein Suchfeld (Lieferant, Text, Beleg-Nr., Betrag) sowie Alle aufklappen / Alle zuklappen. Wo Arbeitskosten nach § 35a erfasst sind, weist die Gruppe sie zusätzlich aus. - Bankkonten — Bestandsentwicklung je Konto: Anfangsbestand, Zugänge, Abgänge, Endbestand, mit denselben Zahlen wie das Kontenblätter-PDF
Die Links funktionieren nur im entpackten Ordner. Öffnest du die HTML direkt aus dem ZIP-Vorschaufenster, findet der Browser die Beleg-Dateien nicht.
Einzeldownloads
Brauchst du nur einen Teil, gibt es die Listen auch einzeln, jeweils als PDF und CSV:
- Buchungsliste
- Kontenblätter (je Sachkonto)
- Summen- und Saldenliste (SuSa)
Dazu „Nur Belege (mit HTML-Übersicht)" als ZIP: alle Beleg-Dateien plus dieselbe klickbare Übersicht, aber ohne die Paket-PDFs.
Die Kontenblätter sind der Blick, den Prüfende meist suchen: pro Sachkonto alle Buchungen des Jahres mit Buchungstext, Gegenkonto und laufendem Saldo. Bank- und Sammelkonten (Hausgeld-Forderungen, Kreditoren) stehen im PDF nur mit ihrer Summe — die Einzelbuchungen dazu liegen in der Buchungsliste, und die CSV-Fassung enthält weiterhin alles.
Ablauf einer Beirats-Prüfung
- Abrechnung berechnen und die Plausibilitäts-Hinweise abarbeiten.
- Prüfpaket herunterladen und an den Beirat weitergeben.
- Der Beirat arbeitet die HTML-Übersicht durch: Belege stichprobenartig anklicken, Kontenblätter mit den Positionen der Abrechnung abgleichen, Bankentwicklung prüfen.
- Rückfragen klären, gegebenenfalls umbuchen und „Neu berechnen".
- Erst danach Freigeben und in die Beschlussfassung gehen.
Hausgeldabrechnung erstellen
Jahresabrechnung mit Assistent, Rücklagen-Soll/Ist, Vermögensbericht, § 35a-Check, PDF-Auswahl und Versand an die Eigentümer.
Heizkosten
Heizkreise verwalten, die Messdienst-Abrechnung per KI oder ista-Import einlesen, Einheiten zuordnen und als wahre Kostenbasis freigeben.