Dienstleister-Pool

Viele Hausverwaltungen arbeiten in mehreren Objekten mit denselben Firmen. Damit du Name, Bankverbindung und Kontakt nicht in jeder WEG neu tippst, gibt es unter Einrichtung → Dienstleister-Pool (/verwaltung/dienstleister) einen gemeinsamen Pool.

Dienstleister anlegen

Klick auf Dienstleister anlegen. Es öffnet sich dasselbe Formular wie unter Firmen & Dienstleister in einer Liegenschaft, hier mit dem Titel Neuer Pool-Dienstleister. Du trägst Name und Kategorie ein und nach Bedarf Gewerk, Ansprechpartner, E-Mail, Telefon, Adresse, Steuernummer, Bankverbindung, Webseite und Notizen. Wie die Felder gemeint sind, steht unter Firma anlegen.

Gibt es im Pool schon einen Eintrag mit demselben oder einem sehr ähnlichen Namen oder mit derselben IBAN, zeigt das Formular beim Anlegen den Hinweis „Diese Firma existiert vermutlich schon" samt Treffer. So entstehen keine Dubletten.

Die Liste lesen

Die Karte Gemeinsamer Pool (N) listet alle Einträge. Jede Zeile zeigt den Namen und darunter Kategorie, E-Mail und Telefon. Rechts sitzen zwei Symbole:

• Stift: öffnet das Formular zum Bearbeiten.
• Papierkorb: löscht den Eintrag nach einer Rückfrage aus dem Pool. In Liegenschaften, in die du ihn schon übernommen hast, bleibt die Firma mit ihrem Kreditor-Konto bestehen.

In Liegenschaften übernehmen

Unter jedem Eintrag steht die Zeile Liegenschaften: mit einem Knopf je Liegenschaft deiner Verwaltung.

• Ein Knopf mit Plus heißt: Die Firma fehlt dort noch. Ein Klick übernimmt sie. Die App meldet dann, dass die Firma in die Liegenschaft übernommen wurde, und nennt die Nummer des neu angelegten Kreditor-Kontos.
• Ein Knopf mit Häkchen heißt: Die Firma ist dort schon vorhanden. Ein Klick fragt, ob du sie aus dieser Liegenschaft entfernen willst. Das klappt nur bei Firmen, die aus dem Pool übernommen wurden. Hat jemand eine gleichnamige Firma direkt in der Liegenschaft angelegt, zählt sie ebenfalls als vorhanden, bleibt aber dort unter Firmen & Dienstleister zu pflegen.

In jeder Liegenschaft entsteht beim Übernehmen ein eigenes Kreditor-Konto für die Buchhaltung. Danach erscheint die Firma dort ganz normal in der Firmenliste und lässt sich für Rechnungen und Beauftragungen nutzen.