KI-Prüfungen
Wo die KI deine Daten prüft und Vorschläge macht, in der Jahresabrechnung, im Regelwerk, in der Betriebskostenabrechnung von Mietobjekten und über den Assistenten.
Neben dem Assistenten hat selbstverwalten. mehrere KI-Prüfungen, die dir Fleißarbeit abnehmen. Sie sitzen nicht auf einer eigenen Seite, sondern genau dort, wo die Arbeit anfällt: in der Jahresabrechnung, im Regelwerk und bei Mietobjekten in der Betriebskostenabrechnung. Weitere Prüfungen erreichst du über den Assistenten.
Alle Prüfungen folgen demselben Prinzip:
- Prüfung starten: Die KI analysiert deine Daten und Dokumente.
- Vorschläge ansehen: Jeder Vorschlag zeigt, was sich ändern würde und warum.
- Du übernimmst: Nur was du auswählst, wird gespeichert. Automatisch geschrieben wird nie etwas.
Die Prüfungen verbrauchen KI-Credits. Die Prüfungen in Jahresabrechnung und Betriebskostenabrechnung stehen allen mit Finanzrecht zur Verfügung, die Regel-Ermittlung und die Prüfungen über den Assistenten nur WEG-Admins. In der Testphase und im Basis-Tarif stehen sie nicht zur Verfügung (siehe KI & Automatisierung).
§ 35a-Arbeitskosten in der Jahresabrechnung
20 % der Arbeitskosten aus Handwerker- und haushaltsnahen Leistungen sind für die Eigentümer steuerlich absetzbar. Damit das in der Bescheinigung landet, muss bei jeder bezahlten Rechnung der Arbeitskostenanteil erfasst sein. Genau dabei hilft die Prüfung.
Weg dorthin: Seitenleiste → Buchhaltung → Jahresabrechnung (/buchhaltung/abrechnung) → Abrechnung öffnen → Abschnitt 4. § 35a EStG -- Bescheinigung Arbeitskosten. Der Abschnitt erscheint, sobald die Abrechnung einmal berechnet wurde. Das Prüfpult darin siehst du, solange sie im Status Entwurf oder Berechnet ist. Nach der Freigabe siehst du nur noch den eingefrorenen Stand.
So läuft es ab:
- Kostenlose Vorsortierung. Beim Öffnen klassifiziert die App alle im Jahr bezahlten Rechnungen ohne KI. Die Kopfzeile meldet z. B. „24 bezahlte Rechnungen geprüft · 11 erfasst · 8 nicht relevant · 5 zu prüfen".
- Nur der Rest geht an die KI. Über Mit KI prüfen (N) läuft eine günstige Text-KI über die unklaren Belege. Sie liest den vorhandenen Belegtext, es wird nicht neu gescannt.
- Du übernimmst pro Beleg. Betrag und Kategorie (Handwerker oder haushaltsnah) sind vorbelegt und lassen sich vor dem Übernehmen ändern. Alternativ markierst du einen Beleg als „keine § 35a-Relevanz".
Diese Befunde sind möglich:
| Befund | Bedeutung |
|---|---|
| KI mit Begründung | Die KI hat Betrag und Kategorie erkannt. Prüfen und übernehmen. |
| Aufteilung fehlt – beim Dienstleister anfordern (Schätzung unzulässig). | Der Beleg weist keine Trennung von Arbeits- und Materialkosten aus. Steuerlich gilt ein Schätzverbot, deshalb wird bewusst kein Betrag vorgeschlagen. |
| Kein lesbarer Belegtext – per Vision prüfen. | Der Beleg hat keinen brauchbaren Textlayer. Er wird nicht automatisch per Bild-KI gescannt. Über den Knopf Vision prüfst du ihn einzeln per Bild-Analyse (teurer). |
| KI: keine § 35a-Relevanz. | Die KI sieht keinen absetzbaren Anteil. Du kannst den Beleg so markieren. |
Sind alle Belege erledigt, meldet das Pult „Keine offenen Belege – alle bezahlten Rechnungen sind erfasst oder als nicht § 35a-relevant eingestuft."
Die kostenlose Vorsortierung sorgt dafür, dass die KI nur die wirklich offenen Belege sieht. Starte die KI-Prüfung erst, wenn die bezahlten Rechnungen des Jahres vollständig erfasst sind.
Regeln aus Dokumenten ableiten
Das Regelwerk überwacht Fristen und Pflichten deiner WEG automatisch. Welche Regeln bei euch überhaupt gelten, steht in Teilungserklärung und Beschlüssen. Die KI liest sie und schlägt passende Regeln vor.
Weg dorthin: Seitenleiste → Meine WEG → Pflichten (/regeln) → oben Regeln aus Dokumenten ermitteln (nur für WEG-Admins sichtbar).
Im Dialog klickst du Jetzt analysieren. Die KI durchsucht Teilungserklärung und gefasste Beschlüsse nach prüfbaren Vorgaben, etwa abweichende Verteilungsschlüssel, nicht umlagefähige Kosten oder vereinbarte Wartungspflichten. Jeder Vorschlag kommt mit dem wörtlichen Zitat aus dem Dokument. Wähl per Häkchen aus, was du willst, und klick … übernehmen. Erst dann werden die Regeln angelegt.
Fehlt eine Unterlage, sagt der Dialog das: „Keine Teilungserklärung hinterlegt" mit Link Zu Dokumenten oder „Keine gefassten Beschlüsse vorhanden" mit Link Zu Beschlüssen.
Das Regelwerk gibt es nur in selbstverwalteten WEGs. Wird eure WEG von einer Hausverwaltung betreut, fehlt der Menüpunkt Regeln und damit auch diese Prüfung.
Prüfungen in der Betriebskostenabrechnung (Mietobjekte)
Bei einem Mietobjekt liegen unter Buchhaltung → BK-Abrechnung (/buchhaltung/abrechnung) unterhalb der Abrechnung bis zu vier Prüfungen, jeweils mit dem Abzeichen beta. Sie erscheinen für das neueste Abrechnungsjahr:
- §35a-Belege scannen: schlägt die Lohnanteile der Eingangsrechnungen vor.
- Umlagefähigkeit der Buchungen prüfen: prüft die Aufwandsbuchungen gegen die Betriebskostenverordnung und schlägt Umbuchungen oder eine andere Einordnung des Sachkontos vor.
- Kontierung der Buchungen prüfen: meldet Buchungen, deren Sachkonto klar nicht zum Beleg passt.
- Vorsteuer bei Gewerbe / USt-Option prüfen: ermittelt den abziehbaren Vorsteueranteil. Startbar nur, wenn das Objekt netto bucht und Flächen steuerpflichtig vermietet sind.
Jede Karte startest du mit Prüfung starten. Jeden Vorschlag nimmst du einzeln mit Übernehmen an oder mit Ablehnen aus der Liste. Mehr zur Abrechnung selbst steht unter Betriebskostenabrechnung.
Prüfungen über den Assistenten
Zwei weitere Prüfungen haben keinen eigenen Knopf. Du startest sie als WEG-Admin im Chat mit dem KI-Assistenten. Weil sie Credits kosten, fragt der Assistent vor dem Start nach deiner Bestätigung. Beide Prüfungen ändern nichts, sie liefern dir eine Liste zum Weiterarbeiten:
- Umlageschlüssel-Abgleich. Frag z. B.: „Prüf bitte, ob unsere Umlageschlüssel zur Teilungserklärung passen." Du bekommst eine Liste der Abweichungen (konfiguriert gegen erwartet), jeweils mit Quelle und wörtlichem Zitat. Die Schlüssel passt du anschließend selbst an, siehe Umlageschlüssel pflegen. Voraussetzung ist eine hochgeladene, als Teilungserklärung kategorisierte Datei im Dokumentenarchiv.
- Beschluss-Umsetzung. Frag z. B.: „Welche Beschlüsse sind noch nicht umgesetzt?" Die KI gleicht angenommene Beschlüsse mit verknüpften Vorgängen und Buchungen ab. Als Ergebnis nennt sie, welche Beschlüsse noch offen wirken und welche schon erledigt aussehen. Den Status eines Beschlusses änderst du danach selbst, siehe Abstimmung und Status.
Auch die § 35a-Prüfung lässt sich im Chat anstoßen („Prüf die Arbeitskosten für 2025"). Übersichtlicher ist aber das Prüfpult in der Jahresabrechnung.