Regeln & Pflichtenprüfung
Automatische Prüfung gesetzlicher und selbst definierter Pflichten deiner WEG — mit Befunden, Erinnerungen und Warnungen in der Jahresabrechnung.
Eine WEG hat viele wiederkehrende Pflichten: Legionellenprüfung, Heizungswartung, Aufzug-TÜV, jährliche Eigentümerversammlung, rechtzeitige Jahresabrechnung. Das Regelwerk unter Regeln (Seitenleiste, Bereich Einstellungen) prüft solche Pflichten automatisch und meldet sich, bevor etwas anbrennt.
Die Seite hat drei Bereiche:
- Befunde — was gerade Aufmerksamkeit braucht
- Aktive Regeln — was für deine WEG überwacht wird
- Katalog — fertige Regel-Vorlagen zum Aktivieren
Alle Eigentümer können Regeln und Befunde einsehen; aktivieren, konfigurieren und Befunde bearbeiten können nur WEG-Admins.
Zwei Arten von Regeln
Zeitbasierte Prüfungen laufen automatisch einmal täglich im Hintergrund. Sie prüfen z. B., ob auf dem Wartungs-Sachkonto in den letzten 12 Monaten eine Buchung liegt (Heizungswartung), ob ein Dokument noch aktuell ist (Versicherungspolice, Aufzug-TÜV) oder ob Fristen eingehalten werden (ETV im Jahr, Jahresabrechnung binnen 6 Monaten). Wird eine Regel verletzt, entsteht ein Befund — und bei Wichtigkeit „Warnung" oder „Kritisch" eine E-Mail an die WEG-Admins.
Abrechnungsbezogene Regeln laufen nicht täglich, sondern genau dann, wenn du die Jahresabrechnung berechnest. Sie vergleichen z. B. Kosten mit dem Vorjahr oder dem Wirtschaftsplan und zeigen Auffälligkeiten direkt als Warnhinweise in der Abrechnung — etwa „Wasserkosten-Sprung (mögliche Leckage)", „Umlageschlüssel-Wechsel ohne Beschluss" oder „Heizkosten über Benchmark". Diese Hinweise sind reine Plausibilitätswarnungen; sie blockieren die Abrechnung nicht.
Regeln aus dem Katalog aktivieren
Der Katalog enthält über 30 fertige Vorlagen in Kategorien wie Gesetzlich, Wartung, Finanzen, Dokumente und Abrechnung — von der Legionellenprüfung (§ 14 TrinkwV) über den Rücklagen-Mindestbestand bis zur Rauchmelder-Prüfung.
- Öffne den Tab Katalog und such die passende Vorlage.
- Klick auf Aktivieren. Braucht die Regel ein Sachkonto (z. B. „Heizungswartung"), schlägt die App automatisch ein passendes vor.
- Fertig — die Regel wird sofort geprüft und danach täglich überwacht.
Aktive Regeln kannst du anpassen: Intervall (in Monaten), Wichtigkeit (Hinweis / Warnung / Kritisch) und bei Bedarf das Sachkonto. Deaktivieren ist jederzeit möglich, ohne dass etwas verloren geht.
Eigene Regeln und KI-Ableitung
Neben dem Katalog kannst du eigene Regeln anlegen — oder sie dir von der KI vorschlagen lassen: Der Assistent „Regeln aus Dokumenten ermitteln" liest deine Teilungserklärung und die gefassten Beschlüsse und schlägt daraus Regeln vor, z. B. abweichende Verteilungsschlüssel, nicht umlagefähige Kosten oder vereinbarte Wartungspflichten. Jeder Vorschlag kommt mit Quellenangabe und wörtlichem Zitat — übernommen wird nur, was du per Checkbox bestätigst. Die Analyse verbraucht KI-Credits.
Mit Befunden arbeiten
Ein Befund zeigt Titel, Beschreibung, Wichtigkeit und Fälligkeit. Pro Regel gibt es immer höchstens einen aktiven Befund — es entstehen keine Dubletten. Du hast drei Möglichkeiten:
- Vorgang erstellen: legt mit einem Klick einen verknüpften Vorgang an (z. B. „Heizungswartung beauftragen") und setzt den Befund auf „In Bearbeitung".
- Akzeptieren: du nimmst den Zustand bewusst hin und hinterlegst eine Begründung.
- Verschieben: der Befund ist bis zu einem Datum stumm und meldet sich danach wieder.
Ist die Pflicht wieder erfüllt (z. B. die Wartungsrechnung gebucht), löst sich der Befund beim nächsten Prüflauf automatisch.
E-Mails gibt es nur bei Wichtigkeit Warnung oder Kritisch, und höchstens eine Erinnerung pro Befund alle 7 Tage — kein Postfach-Spam.