Einrichtung

Die Checkliste für die Ersteinrichtung findest du unter Einstellungen → WEG-Verwaltung (/einstellungen/weg) im Tab Einrichtung. Sie zeigt, was schon erledigt ist und was als Nächstes ansteht, und verlinkt jeden Schritt direkt in den passenden Bereich der App.

Die Seite WEG-Verwaltung

Die Seite hat drei Tabs:

• Einrichtung: die Checkliste, um die es auf dieser Seite geht.
• Rechte: Hier legst du fest, was Eigentümer und Beiräte zusätzlich dürfen, etwa Dokumente hochladen, Rechnungen einreichen oder Buchhaltung und Abrechnung. Die Tabelle Standard je Rolle gilt für alle, unter Abweichungen je Person stellst du Einzelnen mehr oder weniger ein. Lesen, Stimmabgabe und eigene Daten sind gesetzliche Rechte und lassen sich nicht abschalten. Admins haben ohnehin alle Rechte.
• Gefahrenzone: das Stilllegen der WEG, siehe WEG löschen.

Die Schritte

Oben zeigt die Karte Fortschritt den Stand in Prozent und einen Balken mit einem Segment pro Schritt. Die Schritte sind in drei Gruppen geteilt: Pflicht, Empfohlen und Übergabe. Empfohlen und Übergabe sind eingeklappt, damit die Pflicht-Schritte im Blick bleiben; neben dem Gruppennamen steht die Zahl der offenen Schritte.

Pflicht: diese vier Schritte machen deine WEG startklar

1. Eigentümer anlegen: Jede Einheit ist mindestens einem aktiven Eigentümer zugeordnet.
2. Internen Verwalter bestimmen: Eine Person trägt die Verwalter-Rolle (Bestellung per Beschluss, § 26 WEG).
3. Monatliches Hausgeld festlegen: Für das laufende Jahr ist ein Hausgeld-Soll hinterlegt, per Wirtschaftsplan oder manuell unter Hausgeld.
4. Bankkonto verbinden: Mindestens ein Bankkonto ist angelegt, per PSD2 angebunden oder manuell.

Empfohlen: für einen vollständigen Datenbestand

• Eigentümer in die App holen: Einladungen per E-Mail oder Einladungslink, mit Fortschrittsanzeige.
• Wichtige Dokumente hinterlegen: Fortschritt über vier Kategorien (Teilungserklärung, Gebäudeversicherung, Wirtschaftsplan, Energieausweis).
• Rücklage erfassen: Der aktuelle Stand der Erhaltungsrücklage ist eingetragen.
• Objektprofil pflegen: Gebäudedaten wie Heizungsart, Baujahr und Ausstattung. Daraus schlägt die App passende Sachkonten und Regeln vor.
• SEPA-Lastschriftmandate einsammeln: Fortschritt als „erteilte Mandate / Eigentümer". Die Eigentümer erteilen das Mandat in ihrem Profil.
• Beschluss-Sammlung starten: Jede WEG muss eine führen (§ 24 Abs. 7 WEG), ältere Beschlüsse lassen sich nachtragen.
• Erste Versammlung planen: mindestens einmal jährlich Pflicht (§ 24 WEG).
• Heizkostenabrechnung vorbereiten: Dieser Schritt erscheint nur bei zentraler Heizung. Bei dezentraler Versorgung rechnet jeder Eigentümer direkt mit seinem Versorger ab.

Übergabe: nur wenn es auf euch zutrifft

• Pflichten-Überwachung aktivieren: Regeln aus dem Katalog scharf schalten. Das gibt es nur bei selbstverwalteten WEGs, unter einer Hausverwaltung übernimmt die Verwaltung diese Aufgabe.
• Verwalterwechsel abschließen: nur, wenn die WEG aus einem Verwalterwechsel entstanden ist. Der Fortschritt kommt aus der Übergabe-Checkliste des zugehörigen Vorgangs.

Der Fortschritt aktualisiert sich von selbst

Du musst nichts abhaken. Die Checkliste liest den Status aus deinen echten Daten: Sobald du etwa das Bankkonto angelegt hast, gilt der Schritt als erledigt. Der nächste offene Schritt ist aufgeklappt, einen anderen öffnest du per Klick.

Solange Pflicht-Schritte offen sind, steht unter der Überschrift „Noch N Pflicht-Schritte bis zur startklaren WEG". Danach wechselt der Text auf „Startklar — optional können Sie noch vervollständigen". Erst wenn Pflicht und Empfehlungen erledigt sind, meldet die Seite „Einrichtung abgeschlossen".

Kommst du über einen Schritt in ein Modul, steht dort oben der Link Zurück zur Einrichtung. So landest du ohne Umweg wieder bei der Checkliste.

Einrichtung für Mietobjekte

Ein Mietobjekt hat weder Wirtschaftsplan noch Eigentümerversammlung, deshalb bekommt es eine eigene Checkliste. Den Menüpunkt WEG-Verwaltung gibt es bei Mietobjekten nicht; die Checkliste steht dort auf der Startseite.

• Pflicht: Flächen der Einheiten eintragen, Mietverhältnisse erfassen, Vorauszahlungen hinterlegen, Bankkonto verbinden, Kosten buchen.
• Empfohlen: Mieter-Kontaktdaten pflegen, Heizkosten verteilen, Betriebskostenabrechnung erstellen.
• Übergabe: Unterlagen ablegen.

Mietverhältnisse, Vorauszahlungen und Mieter-Kontaktdaten werden im Bestandssystem gepflegt. Diese Schritte zeigen deshalb den Stand an, verlinken aber nicht in die App.

Die Einrichtung in den Modulen

Jedes Modul, das noch nicht eingerichtet ist, zeigt direkt unter der Seitenüberschrift ein eigenes Einrichtungspanel. Das gibt es in 14 Modulen: Banking, Konten & Buchungen, Rechnungen, Hausgeld, Jahresabrechnung, Heizkosten, Mahnwesen, Dokumente, Vorgänge, Kommunikation, Beschlüsse, Versammlungen, Stammdaten und Regeln.

• Schritte, die die App prüfen kann, zählen in den Fortschritt. Reine Hinweise stehen eingeklappt unter Gut zu wissen.
• Über das X blendest du das Panel dauerhaft aus. An seiner Stelle erscheint dann der Button Einrichtung · n/n mit dem Fortschritt, der es wieder einblendet. Ist ein Modul komplett eingerichtet, bleibt nur dieser Button.
• Das Heizkosten-Panel bezieht sich auf das gewählte Wirtschaftsjahr. Wechselst du das Jahr, prüft es die Heizperiode dieses Jahres.
• Mitglieder ohne Admin-Rechte sehen nur die Schritte, die sie selbst betreffen.

Führt ein Schritt der Hauptcheckliste in ein Modul mit Panel, öffnet sich das Panel dort in jedem Fall, auch wenn du es vorher ausgeblendet hattest.

Einrichtung auf der Startseite

Auf der Startseite steht für Admins der aufklappbare Block Gemeinschaft einrichten. Sein Kopf zeigt die Zahl offener Schritte und den Fortschritt in Prozent, aufgeklappt folgen der Nächste Schritt und die Checkliste. Sind die Pflicht-Schritte erledigt, heißt er Einrichtung vervollständigen und zählt die offenen Empfehlungen. Auf allen anderen Seiten sitzt unten rechts der Knopf Einrichtung abschließen mit einem Fortschrittsring, der zur Startseite führt. Auf dem Handy zeigt er nur Symbol und Ring. Beides verschwindet, sobald die Einrichtung vollständig ist.

Einrichtung mit dem Assistenten

Im Kopf der Karte Fortschritt sitzt ein KI-Symbol mit dem Tooltip „Einrichtung mit dem Assistenten". Es öffnet die geführte Einrichtung im Chat: Der Assistent fragt die nötigen Angaben ab und legt sie nach deiner Bestätigung an. Das Symbol gibt es nur auf dieser Seite. In der Testphase ist der Assistent gesperrt, siehe Abo & Tarif.