Eigentümer einladen
So lädst du Miteigentümer ein, damit alle Zugang zur Plattform bekommen.
Damit alle Eigentümer deiner WEG die Plattform nutzen können, müssen sie eingeladen werden. Die Einladungen liegen auf der Seite Kontakte (/objekt/kontakte). Du erreichst sie über Meine WEG → Stammdaten, Tab Einheiten, mit dem Button Alle Kontakte oder Eigentümer einladen.
Wer über einen Einladungs- oder Beitrittslink kommt, registriert sich ganz normal und landet direkt in deiner WEG. Auf eine Freischaltung durch uns muss die Person nicht warten.
Nur WEG-Administratoren können Einladungen versenden oder den Einladungslink teilen. Beim Zuordnen einer Einheit oder bei einem Eigentümerwechsel verschickt die App keine automatischen Einladungs-E-Mails. Beim erstmaligen Einrichten kannst du Einladungen direkt im Assistenten anhaken: Im Eigentümer-Schritt gibt es dafür pro Zeile die Option Zugang per E-Mail einladen (siehe Deine WEG einrichten).
Weg 1: Allgemeiner Einladungslink
- Öffne die Seite Kontakte.
- Klick auf Eigentümer einladen. Ein Dialog zeigt den Einladungslink deiner WEG samt QR-Code.
- Teil den Link über einen beliebigen Kanal: E-Mail, WhatsApp-Gruppe oder Aushang im Hausflur, wofür sich der QR-Code gut eignet. Unter oder per E-Mail senden trägst du eine Adresse ein. Senden öffnet dann dein eigenes E-Mail-Programm mit einer vorbereiteten Nachricht, die du selbst abschickst.
- Jede Person, die den Link öffnet, kann sich registrieren (mit Google, Microsoft oder E-Mail und Passwort) und wird anschließend automatisch deiner WEG zugeordnet.
- Die Zuordnung zur Einheit nimmst du als Administrator anschließend im Tab Einheiten vor: Stift-Symbol der Einheit, Reiter Eigentümer, Button Eigentümer zuordnen. Dadurch entsteht die korrekte MEA-Zuordnung.
Weg 2: Gezielte Einladung per E-Mail
Eine bestimmte Person lädst du direkt ein. Das geht an drei Stellen: in der Einheiten-Tabelle über das Brief-Symbol neben dem Stift der Einheit, auf der Detailseite einer Einheit im Tab Kontakte und auf der Kontaktseite der Person im Bereich Rolle & Zugang.
- Such die Person. In der Einheiten-Tabelle zeigt die Spalte Zugang den Stand: E-Mail fehlt, Nicht eingeladen, Eingeladen, Einladung abgelaufen, Registriert oder Inaktiv.
- Klick auf Einladen bzw. in der Einheiten-Tabelle auf das Brief-Symbol.
- Prüf bzw. ergänz im Dialog die E-Mail-Adresse und klick auf Einladung senden. Eine geänderte Adresse speichert die App beim Kontakt.
Die Person bekommt eine E-Mail mit einem persönlichen Einladungslink und der Zuordnung zu ihrer Einheit. Ist eine Einladung noch offen, heißt der Button Erneut einladen und schickt einen neuen Link. Der alte Link bleibt dabei gültig, bis er nach 30 Tagen abläuft. Hat die Person die Einladung angenommen, verschwindet der Button.
Alle offenen Einladungen auf einmal
Mit Offene Einladungen senden auf der Seite Kontakte verschickst du Einladungen in einem Rutsch. Der Button Eigentümer einladen im Tab Einheiten springt direkt dorthin.
- Klick auf Offene Einladungen senden.
- Bestätige im Dialog Eigentümer gemeinsam einladen mit Einladungen senden.
Die Einladung geht an alle Personen mit der Rolle Eigentümer, die noch keinen App-Zugang haben. Personen ohne E-Mail-Adresse oder mit bereits offener Einladung überspringt die App und nennt die Anzahl in der Erfolgsmeldung.
Legst du über den KI-Assistenten eine neue Person mit der Rolle Eigentümer und einer E-Mail-Adresse an, verschickt die App die Einladung direkt mit.
Solange dein eigener Zugang noch auf die Freischaltung wartet oder in der Prüfphase läuft, verschickt die App keine Einladungs-E-Mails. Einladungen aus dem Einrichtungsassistenten gehen automatisch raus, sobald wir deinen Zugang freigeschaltet haben.
Was passiert nach der Einladung?
- Die eingeladene Person erstellt ein Konto oder meldet sich an, falls sie bereits bei selbstverwalten. registriert ist.
- Sie wird automatisch als Mitglied deiner WEG angelegt.
- Sie hat die Rechte eines normalen Mitglieds und sieht die Bereiche der WEG.
- Ein Administrator kann ihr anschließend weitere Rechte oder Admin-Rechte geben (siehe Admin-Rechte).
Beispiel Machma Selbst: Beiratsvorsitzender Ole Thomsen (DG links) richtet die WEG im Januar 2023 ein, kopiert den Einladungslink und schickt ihn per E-Mail an die sieben anderen Parteien. Kontor Kaffee GmbH, Dr. Petersen, Familie Jacobsen und die übrigen registrieren sich über den Link, und Ole ordnet sie ihren Einheiten zu. Innerhalb weniger Tage ist die komplette WEG auf der Plattform.