Deine WEG einrichten

Nach deinem ersten Login führt dich ein Einrichtungsassistent durch die Erstanlage deiner WEG. Mit Teilungserklärung und letzter Abrechnung als PDF erledigt die KI den Großteil der Tipparbeit für dich, und in wenigen Schritten sind alle Grunddaten erfasst.

Der Einrichtungsassistent

Welche Schritte du siehst, hängt von deiner Ausgangssituation und den hochgeladenen Dokumenten ab. Oben zeigt der Assistent immer „Schritt X von N“ und einen Fortschrittsbalken.

Schritt 1: Ausgangssituation

Zuerst wählst du, wie deine WEG in die Selbstverwaltung startet. Ein Klick auf eine Karte führt direkt zum nächsten Schritt:

• Wechsel von einer Verwaltung (Häufigster Fall): Ihr kommt von einer bestehenden oder gekündigten Hausverwaltung. Der Assistent führt dich durch die Übergabe und legt automatisch eine Wechsel-Checkliste an.
• Bereits in Selbstverwaltung: Eure Gemeinschaft verwaltet sich schon selbst, etwa mit Excel, Ordnern oder anderer Software. Den laufenden Bestand übernimmst du ohne Übergabe von einem Vorverwalter.
• Neue / frisch gegründete WEG: Eure Gemeinschaft verwaltet sich von Anfang an selbst. Es gibt keinen Vorverwalter und noch keinen Bestand, der übernommen werden muss.

Schritt 2: Teilungserklärung & Abrechnung

Der Schritt steht unter der Überschrift WEG komplett einrichten mit nur 2 Dokumenten. Nebeneinander liegen zwei Felder für PDFs (auch gescannt, bis 50 MB):

• Teilungserklärung hochladen: Daraus erkennt die KI Einheiten, MEA, Flächen, Adresse und Ausstattungsmerkmale.
• Abrechnung hochladen (optional): Aus der letzten Hausgeldabrechnung werden passende Sachkonten, die Vorjahres-Zahlen und die Eigentümer der übrigen Einheiten übernommen. Die Eigentümer prüfst du im Eigentümer-Schritt.

Jedes Dokument wird direkt nach dem Upload geprüft. Passt es, steht darunter „Dokument geprüft – passt.“ Sieht die Datei nicht nach dem erwarteten Dokument aus, erscheint eine Warnung, und du entscheidest mit Trotzdem fortfahren, ob du sie verwendest. Ist die Datei technisch unbrauchbar, lädst du bitte eine andere hoch.

Ein Klick auf Dokumente analysieren startet die KI-Auswertung beider Dokumente in einem Durchgang. Während der Analyse zeigt der Assistent eine Checkliste der Arbeitsschritte, und erkannte Angaben wie Adresse und Einheiten erscheinen schon live darunter. Schlägt die Analyse fehl, versuchst du es mit Erneut versuchen noch einmal, gehst mit Abbrechen zurück zu den Dokumenten oder machst mit Angaben selbst eintragen ohne Analyse weiter. Details: Teilungserklärung hochladen.

Alternativ nutzt du den Schnellstart ohne Dokumente: Du gibst die Anzahl der Wohnungen, Gewerbe-Einheiten und Stellplätze an und klickst auf Vorlage erstellen. Der Assistent legt daraus Einheiten mit vorläufigen MEA an: Stellplätze bekommen zusammen 10 %, der Rest verteilt sich gleichmäßig auf Wohnungen und Gewerbe. Bezeichnung, Lage und Typ passt du im Einheiten-Schritt an, die MEA später in den Einheiten.

Schritt 3: Adresse

Prüf Name der WEG und die Adresse: Straße, Nr. (optional), PLZ und Ort. Wurde die Teilungserklärung analysiert, sind die Felder bereits vorbefüllt. Ein kurzer Abgleich mit Teilungserklärung oder Grundbuch lohnt sich trotzdem, weil automatisch erkannte Angaben manchmal ungenau sind. Bei Machma Selbst zum Beispiel:

• Name der WEG: WEG Selbstmacherstraße 9
• Adresse: Selbstmacherstraße 9, 20357 Hamburg

Schritt 4: Einheiten

Leg alle Einheiten deiner WEG an oder prüf die aus der Teilungserklärung erkannten. Für jede Einheit gibst du an:

• Bezeichnung, z. B. „Wohnung 3, 1. OG links" oder „Gewerbe EG"
• Lage (optional): wo die Einheit liegt, z. B. „2. OG rechts"
• Typ: Wohnung, Gewerbe, Stellplatz, Keller oder Sonstiges
• MEA (nur nach Analyse der Teilungserklärung): der Miteigentumsanteil laut Teilungserklärung (z. B. 125)
• m² (optional): die Wohnfläche, gebraucht für flächenabhängige Umlagen

Weitere Zeilen fügst du über Einheit hinzu. Legst du die Einheiten ohne Teilungserklärung an, fragt der Schritt keine MEA ab; die Miteigentumsanteile trägst du später in den Einheiten nach. Nach der Analyse siehst du unten rechts die MEA-Summe und daneben die MEA-Basis (den Gesamtnenner, z. B. 1.000). Wurde die Basis falsch erkannt, korrigierst du sie direkt in diesem Feld. Weicht die Summe von der Basis ab, weist dich die App darauf hin. Hat die KI in der Teilungserklärung Umlageschlüssel gefunden, stehen sie oben im Hinweis Umlageschlüssel aus Teilungserklärung erkannt.

Schritt 5: Ausstattung (nach KI-Analyse)

Dieser Schritt erscheint nur, wenn die Teilungserklärung analysiert wurde. Er zeigt die erkannten Ausstattungsmerkmale deiner Liegenschaft (z. B. Aufzug, Garten, Tiefgarage) als Karten zum An- und Abwählen. Aus den Merkmalen richtet die App nach dem Abschluss passende Sachkonten und Compliance-Regeln ein, zusätzlich zu den gesetzlichen Basis-Regeln, die jede WEG bekommt.

Unter Gebäudemerkmale ergänzt oder korrigierst du Heizungsart, Bauweise, Baujahr und Geschosse. Alles lässt sich später jederzeit anpassen.

Schritt 6: Eigentümer

Der Schritt hat zwei Teile: deine eigenen Daten und, falls du eine Abrechnung hochgeladen hast, die Liste der übrigen Eigentümer.

Ihre Daten. Als Ersteller der WEG wirst du automatisch WEG-Administrator und kannst später weitere Admins ernennen.

1. Gib Vorname und Nachname ein.
2. Hinterleg Ihre Anschrift, z. B. für Abrechnungen und offizielle Schreiben.
3. Wähl unter Ihre Einheit(en) per Klick alle Einheiten aus, die dir gehören (mindestens eine).

Richtest du die WEG ein, ohne selbst Eigentümer zu sein, etwa als Beirat oder als Verwalter:in, hakst du Ich bin selbst kein Eigentümer dieser WEG an. Dann entfällt die Einheiten-Auswahl.

Die übrigen Eigentümer. Wurde eine Hausgeldabrechnung analysiert, stehen unter deinen Daten alle Eigentümer, die aus den Einzelabrechnungen erkannt wurden, mit Name, Einheit und Anschrift. Diese Liste ist prüfpflichtig: Seit dem Abrechnungsjahr kann verkauft oder vererbt worden sein, deshalb kommst du erst weiter, wenn jede Zeile bearbeitet ist.

• Stimmt bestätigt eine Zeile unverändert. Ist alles unverändert, erledigt Alle bestätigen die ganze Liste auf einmal.
• Ein Klick auf den Namen klappt die Zeile auf. Dort korrigierst du Name, Einheiten, Anschrift und E-Mail, und jede Korrektur gilt zugleich als Prüfung.
• Über das Papierkorb-Symbol verwirfst du eine Zeile, wenn die Person nicht mehr Eigentümer ist.
• Findest du dich selbst in der Liste, übernimmst du die Angaben mit Das bin ich in deine eigenen Daten oben.
• Mit Eigentümer hinzufügen ergänzt du fehlende Personen von Hand.
• Ist eine gültige E-Mail-Adresse hinterlegt, kannst du in der aufgeklappten Zeile Zugang per E-Mail einladen anhaken. Die Einladung geht dann mit der Einrichtung raus. Wartet dein Zugang noch auf die Freischaltung oder läuft er in der Prüfphase, verschicken wir sie erst danach.

Beanspruchen zwei Personen dieselbe Einheit, zeigt die Einheiten-Auswahl das an. Unten rechts listet die Liste die Einheiten, die noch ohne Eigentümer sind.

Schritt 7: Übergabe (nur beim Verwalterwechsel)

Hast du Wechsel von einer Verwaltung gewählt, folgt der Schritt Übergabe. Dort trägst du optional die Bisherige Verwaltung und das Datum Übergabe zum ein. Die Wechsel-Checkliste (Vertrag kündigen, Unterlagen anfordern, Bankvollmachten umschreiben …) legt der Assistent automatisch als Aufgabenliste an. Bei den beiden anderen Ausgangssituationen entfällt dieser Schritt.

Schritt 8: Zusammenfassung

Prüf alle eingegebenen Daten. Ein Klick auf WEG einrichten legt alle Datensätze an, inklusive Kontenrahmen und, falls hochgeladen, der importierten Vorjahresabrechnung.

Nach der Einrichtung

Ist dein Zugang bereits freigeschaltet, zeigt der Abschluss WEG angelegt! und bietet dir diese Wege an:

• Einrichtung abschließen führt zur Übersicht. Dort steht oben die Fläche Einrichtung mit den nächsten Schritten.
• Erstmal umschauen führt ebenfalls zur Übersicht.
• Wechsel-Checkliste ansehen (nur beim Verwalterwechsel) führt zu den Aufgaben für die Übergabe.

Wartet dein Zugang noch auf die Freischaltung, zeigt der Abschluss WEG angelegt und den Knopf Stand ansehen. Er führt zur Warteseite, und wir melden uns per E-Mail, sobald die App offen ist.

Auf der Übersicht zeigt dir die Fläche Einrichtung die verbleibenden Schritte mit direkten Knöpfen, siehe Die Übersicht verstehen. Die vier Pflicht-Schritte sind:

1. Eigentümer anlegen, bis jede Einheit einer Person zugeordnet ist.
2. Internen Verwalter bestimmen (Bestellung per Beschluss, § 26 WEG). Die Rolle trägst du auf der Seite Kontakte ein (Stammdaten, Tab Einheiten, Alle Kontakte).
3. Monatliches Hausgeld festlegen, am einfachsten über den Wirtschaftsplan, alternativ manuell unter Hausgeld.
4. Bankkonto verbinden: automatisch per PSD2-Login bei deiner Bank oder manuell, jederzeit unter Banking nachholbar (siehe Bankkonto verbinden).

Darunter stehen Empfehlungen, unter anderem Eigentümer in die App holen, Wichtige Dokumente hinterlegen, Rücklage erfassen und Objektprofil pflegen. Die vollständige Checkliste findest du außerdem unter Einstellungen → WEG-Verwaltung im Tab Einrichtung.

Variante: Hausverwaltung

Betreust du als professionelle Hausverwaltung mehrere Liegenschaften, startest du stattdessen mit Hausverwaltung anlegen. Dort erfasst du deine Verwaltung (Firmenname, Anschrift) und gelangst in dein Portfolio. Von dort legst du Liegenschaften mit demselben Assistenten an. Ohne Verwalter-Abo ist eine Liegenschaft möglich. Details unter Weitere WEG anlegen.