Deine WEG einrichten
So richtest du deine Wohnungseigentümergemeinschaft Schritt für Schritt im Einrichtungsassistenten ein.
Nach der Registrierung führt dich ein Einrichtungsassistent durch die Erstanlage deiner WEG. Mit Teilungserklärung und letzter Abrechnung als PDF erledigt die KI den Großteil der Tipparbeit für dich — in wenigen Schritten sind alle Grunddaten erfasst.
Die Beispiele in dieser Hilfe beziehen sich auf unsere Demo-WEG „Machma Selbst", eine fiktive 8-Einheiten-Gemeinschaft in Hamburg-Eimsbüttel. So erkennst du Zahlen und Namen über alle Seiten hinweg wieder.
Der Einrichtungsassistent
Welche Schritte du siehst, hängt von deiner Ausgangssituation und den hochgeladenen Dokumenten ab — der Assistent zeigt dir oben immer „Schritt X von N" an.
Schritt 1: Ausgangssituation
Zuerst wählst du, wie deine WEG in die Selbstverwaltung startet:
- Wechsel von einer Verwaltung (häufigster Fall): Ihr kommt von einer bestehenden oder gekündigten Hausverwaltung. Der Assistent führt dich durch die Übergabe und legt automatisch eine Wechsel-Checkliste an.
- Neue / frisch gegründete WEG: Eure Gemeinschaft verwaltet sich von Anfang an selbst, ohne Vorverwalter.
Schritt 2: Teilungserklärung & Abrechnung
Hier kannst du zwei Dokumente als PDF hochladen (auch gescannt, bis 50 MB):
- die Teilungserklärung — daraus erkennt die KI Einheiten, MEA, Flächen, Adresse und Ausstattungsmerkmale
- die letzte Hausgeldabrechnung (optional) — daraus werden passende Sachkonten und die Vorjahres-Zahlen übernommen
Ein Klick auf Dokumente analysieren startet eine kombinierte KI-Auswertung beider Dokumente. Die erkannten Daten prüfst du in den folgenden Schritten. Details: Teilungserklärung hochladen.
Alternativ nutzt du den Schnellstart ohne Dokumente: Du gibst nur die Anzahl der Wohnungen, Gewerbeeinheiten und Stellplätze an, und der Assistent erstellt eine Vorlage, die du anschließend anpasst.
Schritt 3: Adresse
Prüf Name und Adresse deines Gebäudes: Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort. Wurde die Teilungserklärung analysiert, sind die Felder bereits vorbefüllt — ein kurzer Abgleich mit Teilungserklärung oder Grundbuch lohnt sich, automatisch erkannte Angaben sind manchmal ungenau. Bei Machma Selbst zum Beispiel:
- Name: WEG Selbstmacherstraße 9
- Adresse: Selbstmacherstraße 9, 20357 Hamburg
Schritt 4: Einheiten
Leg alle Einheiten deiner WEG an bzw. prüf die aus der Teilungserklärung erkannten. Für jede Einheit gibst du an:
- Bezeichnung, z. B. „Wohnung 3, 1. OG links" oder „Gewerbe EG"
- Typ: Wohnung, Gewerbe, Stellplatz, Keller oder Sonstige
- MEA: der Miteigentumsanteil laut Teilungserklärung (z. B. 125/1.000)
- Fläche: Wohnfläche in m² (optional, für flächenabhängige Umlagen)
Die Summe der MEA muss dem Gesamt-Nenner deiner Teilungserklärung entsprechen. Die App zeigt das laufend mit an.
Schritt 5: Ausstattung (nach KI-Analyse)
Wurde die Teilungserklärung analysiert, zeigt dir dieser Schritt die erkannten Ausstattungsmerkmale deiner Liegenschaft (z. B. Aufzug, Garten, Tiefgarage). Prüf die Auswahl — aus den Merkmalen richtet die App nach dem Abschluss automatisch passende Sachkonten und Wartungs-Regeln ein, zusätzlich zu den gesetzlichen Basis-Regeln, die jede WEG bekommt. Alles lässt sich später jederzeit anpassen.
Schritt 6: Eigentümer
In diesem Schritt geht es nur um dich als Ersteller. Du wirst automatisch WEG-Administrator und kannst später weitere Admins ernennen.
- Gib Vornamen und Nachnamen ein.
- Hinterleg deine Anschrift (z. B. für Abrechnungen und offizielle Schreiben).
- Wähl die Einheit(en), die dir gehören, per Klick aus der Liste (mindestens eine).
Die anderen Eigentümer legst du hier nicht an. Du lädst sie direkt nach der Einrichtung ein — sie bekommen eigenen Zugang und vervollständigen ihre Daten selbst (siehe Eigentümer einladen).
Schritt 7: Übergabe bzw. Finanzen
- Beim Verwalterwechsel folgt der Schritt Übergabe: Der Assistent legt eine Wechsel-Checkliste an (Vertrag kündigen, Unterlagen anfordern usw.).
- Bei einer neuen WEG folgt der Schritt Finanzen: ein kurzer Hinweis, dass du den Wirtschaftsplan anschließend im Dashboard anlegst — die Einrichtungs-Checkliste führt dich dort durch Aktivierung und Hausgeld-Berechnung.
Schritt 8: Zusammenfassung
Prüf alle eingegebenen Daten. Ein Klick auf WEG einrichten legt alle Datensätze an — inklusive Kontenrahmen und, falls hochgeladen, der importierten Vorjahresabrechnung.
Nach der Einrichtung
Nach dem Abschluss geht es mit Einrichtung fortsetzen direkt ins Dashboard. Dort zeigt dir die Setup-Checkliste die verbleibenden Pflicht-Schritte mit direkten Links, zum Beispiel:
- Eigentümer einladen, damit alle Miteigentümer Zugang bekommen.
- Internen Verwalter bestimmen.
- Monatliches Hausgeld festlegen bzw. den Wirtschaftsplan aktivieren.
- Bankkonto verbinden: automatisch per PSD2-Login bei deiner Bank oder manuell per IBAN — jederzeit unter Banking nachholbar (siehe Bankkonto verbinden).
- Wichtige Dokumente hinterlegen, z. B. Teilungserklärung und Versicherungen.
Variante: Hausverwaltung
Wenn Sie als professionelle Hausverwaltung mehrere Liegenschaften betreuen, starten Sie stattdessen unter /onboarding/verwalter. Dort legen Sie zuerst Ihre Verwaltung (Firma, Anschrift) an und durchlaufen anschließend denselben Assistenten für Ihre erste Liegenschaft. Im Trial ist eine Liegenschaft enthalten; weitere WEGs sind nach Buchung des Verwalter-Abos möglich.