Admin-Rechte

In selbstverwalten. hängen die Rechte an drei Dingen: am Admin-Status, an einer Finanzrolle aus einer Hausverwaltung und an Zusatzrechten, die ein Administrator Eigentümern und Beiräten gibt. Der Admin-Status ist unabhängig von der fachlichen Rolle (Eigentümer, Beirat etc.) und wird pro WEG vergeben.

Was darf ein Administrator?

Administratoren haben vollen Zugriff auf alle Funktionen:

• Stammdaten, Einheiten und Personen verwalten
• Rechnungen erfassen, freigeben und bezahlen
• Hausgeld festlegen und anpassen
• Bankverbindung herstellen und Zahlläufe auslösen
• Versammlungen erstellen und Abstimmungen starten
• Dokumente hochladen, freigeben und löschen (mit Bestätigungsdialog)
• Vorgänge erstellen und bearbeiten
• Wirtschaftspläne und Buchhaltung führen, Buchungen stornieren (statt sie zu löschen, wie es die GoBD verlangen)
• Sachkonten, Umlageschlüssel und Beteiligungskreise pflegen
• Pflichten und Prüfregeln aktivieren, konfigurieren und Befunde bearbeiten (nur in selbstverwalteten WEGs, siehe Pflichten, Fristen und Prüfregeln)
• Daten importieren und exportieren
• andere Personen zum Admin befördern
• unter Einstellungen → WEG-Verwaltung die Einrichtung verfolgen, Rechte für Eigentümer und Beiräte festlegen und die WEG stilllegen

Was kann ein Mitglied?

Mitglieder haben Leserechte, damit die Gemeinschaft transparent bleibt:

• Dokumente, Rechnungen, Buchungen und Zahlungen der WEG einsehen
• an Abstimmungen teilnehmen (Stimme abgeben)
• Kommentare zu Vorgängen schreiben
• Meldungen an die Verwaltung senden (z. B. Schadensmeldungen)
• eigene Kontaktdaten und Zahlungsdaten bearbeiten
• eine außerordentliche Versammlung beantragen

Diese Mitgliedsrechte stehen jedem aktiven Mitglied gesetzlich zu. Kein Administrator kann sie abschalten.

Verwaltende Aktionen führen Mitglieder nicht aus. Sie legen also z. B. keine Rechnungen an und fügen keine Personen hinzu. Zwei Ausnahmen kann ein Administrator freischalten: Dokumente hochladen und Rechnungen einreichen. Beides bleibt kontrolliert, denn hochgeladene Dokumente sieht die Gemeinschaft erst nach der Freigabe, und eine eingereichte Rechnung wird erst nach Prüfung durch die Buchhaltung übernommen. Anleitung: Rechte für Eigentümer und Beiräte.

Finanzrolle bei Hausverwaltungen

Wird eine WEG von einer Hausverwaltung betreut, bekommen deren Mitarbeiter ihre Rechte aus ihrer Rolle im Verwaltungs-Team und nicht aus der WEG. Bis auf die Rolle „Viewer (nur lesen)" dürfen alle Teamrollen die Buchhaltung führen. Im Tab Rechte der WEG erscheinen diese Mitarbeiter nur lesend. Details: Team & Rollen.

Admin-Status vergeben

1. Öffne in der Seitenleiste Meine WEG → Stammdaten, wechsle zum Tab Einheiten und klick auf Alle Kontakte.
2. Klick auf den Namen der Person, um ihre Kontaktseite zu öffnen.
3. Aktivier im Bereich Rolle & Zugang die Checkbox WEG-Administrator.
4. Die Änderung wirkt sofort. In der Kontaktliste steht dann hinter der Rolle „· Administrator".

Ist die Person Owner oder der letzte verbliebene Administrator, ist die Checkbox gesperrt. Der Zusatz daneben nennt den Grund: (Ersteller) bzw. (letzter Administrator).

Schutz vor dem Verlust des letzten Admins

Eine WEG kann nie ohne aktiven Administrator zurückbleiben. Ist eine Person der einzige aktive Admin, sind folgende Aktionen gesperrt:

• Admin-Rechte entziehen (auch sich selbst)
• Person deaktivieren
• Person löschen oder anonymisieren

Ernenne zuerst einen weiteren Administrator, bevor du diese Änderungen vornimmst.

Zusätzlich ist der Owner (Ersteller der WEG) besonders geschützt: Er kann seine Admin-Rechte nicht verlieren und wird weder gelöscht noch anonymisiert. Die Owner-Rolle lässt sich nur übertragen, und zwar durch den aktuellen Owner selbst: Er öffnet die Kontaktseite der künftigen Owner-Person und klickt unter Weitere Aktionen auf das Kronen-Symbol. Die neue Person wird dabei automatisch Administrator. Du selbst bleibst nach der Übertragung Administrator, bis der neue Owner dir die Rechte entzieht.

Automatischer erster Admin

Hat eine selbstverwaltete WEG keinen aktiven Administrator mehr, bekommt ihr Owner beim nächsten Öffnen der App automatisch wieder Admin-Rechte, sofern er die Rolle Eigentümer oder Beirat hat. Andere Personen werden nie automatisch befördert, auch nicht, wer über den Einladungslink beitritt. In WEGs unter Hausverwaltung gibt es diese Automatik nicht.

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