Die Übersicht verstehen

Die Übersicht ist die Startseite, die du nach der Anmeldung siehst. In der Seitenleiste ist sie der erste Eintrag. Links steht, was zu tun ist, rechts das Geld deiner Gemeinschaft mit Stand und Rechenweg. Unten bleibt die Eingabe für den KI-Assistenten stehen, während du durch die Seite scrollst.

Der Kopf: ein Satz zur Lage

Oben links stehen eine Begrüßung und das Datum, rechts deine WEG mit Adresse. Darunter sagt ein Satz, was heute bei dir liegt, zum Beispiel „Drei Dinge warten heute auf Sie, zwei davon sind überfällig.“ Der leisere Satz darunter nennt, was danach ansteht und ob dort etwas überfällig ist. So weißt du ohne Scrollen, ob weiter unten etwas brennt.

Der Punkt vor dem Satz ist rot, wenn etwas überfällig ist, das bei dir liegt. Ist für heute alles erledigt, wird er grün, und der Satz lautet „Für heute ist alles erledigt.“

Administratoren und Personen mit Finanzrecht sehen darunter die Zeile Seit Ihrem Besuch. Sie nennt, was andere seit deinem letzten Besuch getan haben, etwa eine neue Meldung oder eine hochgeladene Rechnung. Ein Klick springt zur passenden Zeile und lässt sie kurz aufleuchten.

Heute für Sie

Hier stehen höchstens drei vorbereitete Punkte ausführlich, weitere kompakt darunter. Die Reihenfolge folgt einer festen Regel und nicht dem Alter:

1. Sicherheit, etwa eine neue Meldung zum Aufzug, zu Gas, Wasser, Strom oder Brandschutz
2. ein Kontostand, der älter als drei Tage ist
3. fällige Zahlungen an Dritte, zum Beispiel freigegebene Rechnungen
4. Fristen mit Geld- oder Rechtsfolge, etwa die Hausgeld-Lastschrift, die spätestens einen Bankarbeitstag vor dem Fälligkeitstag bei der Bank sein muss, die Ladungsfrist einer Versammlung oder eine Abstimmung, die ausgezählt werden muss
5. deine eigenen überfälligen Aufgaben
6. was heute oder morgen fällig ist

Bei Gleichstand steht der höhere Betrag oben. Über Warum diese Reihenfolge? siehst du für jede Zeile den Grund. Nur der oberste Punkt hat einen gefüllten Knopf, damit klar ist, womit du anfängst. Die Knöpfe führen an die richtige Stelle, zum Beispiel ins Banking. Die TAN-Freigabe bleibt dort. Die Übersicht selbst bezahlt nichts.

Bezieht sich eine Aufgabe auf eine Einheit mit Hausgeld-Rückstand, steht der Rückstand als Betrag an der Zeile und daneben die jüngste Mahnung, zum Beispiel „Aufgabe · 2. Mahnung am 25. September“. Der Titel öffnet die Aufgabe, und der Knopf Wohnung 4 ansehen öffnet die Einheit. Wenn du über die Zeile fährst, hebt sich rechts das Kästchen dieser Einheit hervor. Das gilt auch umgekehrt. Die Einheit wählst du beim Anlegen der Aufgabe, siehe Aufgaben.

Hier landet nur, was du erledigen darfst und sollst. Das sind Punkte, für die du zuständig bist, und Punkte ohne Zuständige, wenn du das passende Recht hast. Aufgaben, Vorgänge und Meldungen gibst du mit Abgeben an eine andere Person weiter. Was du heute erledigt hast, bleibt mit Uhrzeit stehen, etwa „Erledigt um 08:18 Uhr · Zahllauf über 2.077,40 € an die Bank übergeben“.

Störung an eine Firma melden

Steht oben eine neue Meldung mit Sicherheitsbezug, trägt die Zeile den Knopf Störung an … melden. Der Knopf öffnet ein Fenster mit der vorgeschlagenen Firma aus deiner Firmenliste. Firmen mit passendem Gewerk stehen oben. Darunter liegt ein vorbereiteter Brief, den du ändern kannst, und ein Häkchen, ob die meldende Person über den Stand informiert wird. Bei Gas und Feuer erinnert das Fenster an den Notruf.

Senden schickt den Brief über das Postfach deiner Gemeinschaft und legt einen Vorgang an. Die Antwort der Firma landet in diesem Vorgang. Hat die Firma keine E-Mail-Adresse, verschickt die App nichts und zeigt dir, wo du die Adresse einträgst.

Als Nächstes

Darunter folgt nach Zeit geordnet, was danach ansteht. Die erste Gruppe umfasst immer sieben Tage und heißt zum Beispiel „Bis Mittwoch, 7. Oktober“. Danach kommen die Monate. Jede Gruppe zeigt höchstens fünf Zeilen. Den Rest öffnest du über … weitere anzeigen. Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Aufgabe, den Vorgang, die Rechnung oder das Banking.

Sammelposten ohne eigene Frist bekommen eine sichtbare Sollfrist. Bankzahlungen ohne Zuordnung sollen zum Beispiel innerhalb von 14 Tagen zugeordnet sein. Steht bei einer Zeile noch niemand zuständig, öffnet ein Klick darauf ein Menü mit Ich übernehme das und den Personen, die den Punkt übernehmen dürfen.

An der Zeile zur Einladung einer Versammlung zeigt ein Lineal drei Punkte: heute, den letzten Versandtag und die Versammlung. Bekommen Eigentümer ihre Einladung per Post, rechnet die App drei Werktage Postlauf ein. Ein Klick auf das Lineal erklärt die Rechnung.

Unter den Gruppen stehen zwei leise Zeilen. Läuft nennt Abstimmungen, bei denen deine Stimme schon abgegeben ist, mit ihrem Stand, etwa „4 von 8 haben zugestimmt, nötig sind alle 8“. Ohne nahe Frist nennt offene Vorgänge und Aufgaben ohne Termin oder mit einem Termin nach den nächsten Monaten. Über Alle Vorgänge kommst du zur ganzen Liste.

Finanzen

Rechts steht das Geld deiner Gemeinschaft in einer Fläche. Oben rechts steht, von wann die Zahlen sind, zum Beispiel „Stand heute, 06:00 Uhr“.

• Girokonto: der Kontostand und darunter der Betrag, der nach den freigegebenen Rechnungen frei ist. Rechenweg zeigt die Rechnung Posten für Posten und was nicht eingerechnet ist. Rechnungen, die noch nicht freigegeben sind, stehen darunter unter Noch nicht freigegeben. Angebote zählen nie mit. Nach einem Zahllauf steht am Girokonto außerdem, wie viel an die Bank übergeben ist. Dieser Betrag bleibt abgezogen, bis die Bank überwiesen hat und der Kontostand ihn enthält.
• Rücklage: der Stand mit einer Skala bis zum Ziel, falls eines festgelegt ist, und dem Anteil am Ziel in Prozent. Hat die Rücklage einen Zieltermin und läuft ein Dauerauftrag in die Rücklage, steht darunter zum Beispiel „Bis April 2027 voraussichtlich 48.180 €“. Die Skala zeigt diesen Teil gestreift. Ein Klick auf die Skala rechnet vor, welche Zuführungen bis zum Zieltermin dazukommen. Den Zieltermin trägst du unter Hausgeld & Rücklagen im Tab Rücklagen ein, siehe Rücklagen verwalten.
• Hausgeld Oktober (immer der laufende Monat): Rechts im Kopf steht der Fälligkeitstag, zum Beispiel „fällig Montag, 5. Oktober“. Darunter siehst du, wie viel schon gebucht ist, und je Einheit ein Kästchen. Die Legende sagt, wie viele Einheiten gebucht sind, per Lastschrift zahlen, per Lastschrift eingereicht sind oder noch erwartet werden. Ein Strich unter einem Kästchen heißt, dass aus Vormonaten etwas offen ist. Dann steht darunter eine Zeile wie „Wohnung 4: 650,16 € offen seit August“. Gibt es zu dieser Einheit eine Aufgabe, springt die Zeile dorthin. Sonst öffnet sie die Einheit. Ein Klick auf ein Kästchen zeigt Eigentümer, Betrag und Weg der Zahlung, bei einer Lastschrift auch den Einzugstag. Aus per Lastschrift eingereicht wird gebucht, sobald der Einzug auf dem Girokonto angekommen ist. Ab 13 Einheiten stehen Punkte statt Nummern da.

Vor dem Fälligkeitstag zeigt kein Kästchen eine Warnfarbe. Erst danach fehlt ein Hausgeld, das weder eingegangen ist noch per Lastschrift kommt. Ein Satz nennt dann, bei wem wie viel fehlt. Ist dein Girokonto mit der Bank verbunden, wartet die Übersicht damit, bis das Konto nach dem Fälligkeitstag abgerufen ist. Bis dahin steht dort „Zahlungen nach dem … fehlen noch.“ Die Übersicht wartet auch, solange Zahlungseingänge noch nicht zugeordnet sind, denn darunter kann das Hausgeld sein. Dann steht dort zum Beispiel „Drei Zahlungseingänge sind noch nicht zugeordnet. Ob Hausgeld fehlt, steht erst danach fest.“ Den Fälligkeitstag legst du unter Einstellungen → WEG-Verwaltung im Tab Allgemein fest, im Abschnitt Hausgeld. Ist dort keiner festgelegt, nennt die Übersicht keinen Tag und wertet nichts als fehlend.

Ist der Kontostand älter als drei Tage, werden die Zahlen blasser, und in der Fläche erscheint Jetzt abrufen. Der Abruf selbst läuft im Banking. Zugleich steht Kontostand abrufen als Punkt unter Heute für Sie, weil alle Zahlen der Seite auf diesem Stand beruhen.

Zahlungen

Unter den Finanzen rechnet Geplant bis … vom Kontostand heute bis zum Monatsende weiter, zum Beispiel „Geplant bis 31. Oktober“. Eingerechnet sind der Zahllauf, die Hausgeld-Lastschrift mit ihrem Einzugstag und die festen Abbuchungen, also Daueraufträge und Lastschriften der Gläubiger. Über anzeigen siehst du sie einzeln. Die Summe heißt „Voraussichtlich am …“. Darunter steht, was nicht eingerechnet ist, zum Beispiel Rechnungen in Prüfung.

Danach folgen die Bankzahlungen des laufenden Monats, neueste zuerst. Unter dem Namen stehen Art und Zweck der Zahlung, zum Beispiel „Überweisung · Hausgeld Oktober“. Die Art nennt die Bank beim Abruf. Bei Zahlungen, die schon länger abgerufen sind, steht nur der Zweck. Eine Zahlung ohne Zuordnung trägt nicht zugeordnet. Eine Umbuchung in die Rücklage steht einmal mit Minus da. Über Alle Zahlungen kommst du ins Banking.

Ältere Posten und Einrichtung

Was älter als zwei Monate ist, steht gesammelt am Ende der linken Spalte unter Ältere Posten, ohne Rot: alte Rechnungen ohne Freigabe, Bankzahlungen ohne Zuordnung, getrennt nach Ein- und Ausgängen, und lange überfällige Aufgaben, Vorgänge oder Meldungen. Liegt ein Angebot als Rechnung vor, steht es dort ebenfalls, denn ein Angebot zählt nie als Rechnung.

Sind alle Pflichtschritte der Einrichtung erledigt, steht ganz unten zugeklappt Einrichtung vervollständigen mit der Zahl offener Empfehlungen. Die vollständige Checkliste findest du unter Einstellungen → WEG-Verwaltung im Tab Einrichtung.

Neue Gemeinschaft: die Einrichtung

Solange Pflichtschritte fehlen, zeigt die Übersicht Administratoren links die Fläche Einrichtung, zum Beispiel mit „2 von 4 erledigt“. Erledigte Schritte stehen mit Haken oben. Die offenen Schritte sind nummeriert. Nur der erste hat einen gefüllten Knopf. Darunter folgen unter Empfohlen weitere Schritte wie Rücklage mit Ziel anlegen.

Rechts steht statt der Finanzen Ihre Gemeinschaft mit Adresse, Einheiten, Miteigentumsanteilen und Wirtschaftsjahr. Über Angaben prüfen kommst du zu den Stammdaten. Sobald das Bankkonto verbunden ist, erscheinen dort die Finanzen. Solange es noch keine Fristen gibt, steht unter Als Nächstes der Knopf Aufgabe anlegen. Darunter folgen die Termine, die für jede Gemeinschaft gelten: die Eigentümerversammlung, der Wirtschaftsplan und die Jahresabrechnung.

Für Mitglieder

Mitglieder ohne Admin- oder Finanzrecht sehen eine eigene Fassung mit dem, was sie selbst betrifft:

• Für Sie: offene Abstimmungen, bei denen du stimmberechtigt bist, und Aufgaben, die dir zugewiesen sind. Abstimmen öffnet die Wahl zwischen Ich stimme zu, Ich stimme nicht zu und Ich enthalte mich. Bei einem Umlaufbeschluss steht dabei, wie viele schon zugestimmt haben.
• Als Nächstes: die nächste Versammlung mit Ort, Uhrzeit und Lineal bis zur Einladung, darunter Aus der Gemeinschaft mit laufenden Vorgängen und Neue Dokumente.
• Ihr Hausgeld: dein Hausgeld des Monats mit dem Tag, an dem es fällig ist oder per Lastschrift eingezogen wird, und eine Jahresleiste mit zwölf Feldern, die zeigt, welche Monate gebucht sind. Sobald dir die Einzelabrechnung des Vorjahres zugeschickt wurde, öffnet Ihre Einzelabrechnung das Dokument im Archiv. Darunter stehen Girokonto und Rücklage der Gemeinschaft als Summen.

Sind bei dir noch Schritte der Einrichtung offen, steht auf der Übersicht zugeklappt Ihre ersten Schritte. Mit Liste ausblenden nimmst du sie weg.

Fremde Hausgeldstände, Rechnungen und Bankzahlungen zeigt die Übersicht Mitgliedern nicht. Was Mitglieder sonst einsehen dürfen, steht unter Personen & Rollen.

Am Handy

Am Handy beginnt die Übersicht mit einem ruhigen ersten Bildschirm: Begrüßung, „Wobei kann ich helfen?“ und ein Kurzbrief, zum Beispiel „3 für heute · 2 überfällig“ und „16.354,77 € frei · Stand 06:00 Uhr“. Ein Tipp auf den Kurzbrief führt zum Satz zur Lage. Darunter folgen dieselben Abschnitte wie am Rechner, untereinander. Seit Ihrem Besuch klappst du dort mit einem Tipp auf.

Die KI-Eingabe

Unten auf der Seite sitzt das Eingabefeld KI fragen. Du kannst:

• tippen und mit dem Pfeil absenden,
• über das Plus eine Datei anhängen, entweder mit Datei anhängen vom Gerät oder Aus dem WEG-Archiv (Bilder und PDFs kannst du auch ins Fenster ziehen),
• über das Plus eines der Modelle wählen, die ein Administrator für die WEG freigegeben hat (den Spar-Modus schaltet nur ein Administrator ein oder aus),
• über das Mikrofon sprechen und den Text live im Feld mitlesen.

Mit der Taste / oder Strg+K (Mac: ⌘K) springst du ins Feld. Links wie Von KI erklären lassen am Rechenweg tragen eine passende Frage ins Feld ein. Abschicken musst du sie selbst.

Fährst du mit der Maus über eine Zeile, erscheint rechts ein Knopf wie Mit KI klären oder Mit KI zuordnen. Am Handy steht dort ein kleines KI-Symbol. Ein Klick startet den Auftrag im Chat. Bevor der Assistent etwas ändert, zeigt er dir eine Bestätigen-Karte. Kommst du zurück, leuchtet kurz auf, was sich geändert hat. Den Satz zur Lage und die Reihenfolge schreibt keine KI. Beide folgen festen Regeln.

Sobald du eine Frage abschickst, wechselt die Startseite in die Chat-Ansicht. Deine Unterhaltungen findest du in der Seitenleiste unter Chats. Was der Assistent kann, steht unter KI-Assistent.

Aktionen nur mit Bestätigung

Der Assistent kann nicht nur lesen, sondern auch Vorgänge anlegen, Buchungen vorbereiten oder Einladungen verschicken. Bevor eine schreibende Aktion läuft, zeigt der Chat eine Bestätigen-Karte mit allen Details in Klartext. Erst nach deinem Okay wird ausgeführt. Bei schwerwiegenden Aktionen tippst du zusätzlich ein Bestätigungswort ein, zum Beispiel LÖSCHEN, ÜBERWEISEN oder EINLADEN.

Bei Mietobjekten: das Dashboard

In Mietshäusern, vermieteten Eigentumswohnungen und Objekten im Übergang heißt die Startseite Dashboard. Ein Satz zur Lage zählt überfällige Punkte und was diese Woche ansteht. Darunter stehen drei Abschnitte:

• Finanzen mit den Konten und den Mieten bzw. dem Hausgeld des Monats je Einheit,
• Zu erledigen als eine Liste, gruppiert nach Überfällig, Diese Woche, den nächsten Monaten und Später,
• Letzte Umsätze mit den jüngsten Bankbewegungen.

In der Seitenleiste heißt der KI-Eintrag dort Assistent fragen, das Modell wählst du im Eingabefeld, und die Hilfe sitzt als rundes Fragezeichen unten rechts.

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