Personen & Rollen
Welche Rollen es in deiner WEG gibt, wie du Personen anlegst, einlädst und berechtigst und was beim Entfernen oder Anonymisieren wirklich passiert.
In selbstverwalten. werden die Personen deiner WEG mit einer Rolle geführt. Jede Person hat genau eine Rolle, die ihre fachliche Funktion in der Gemeinschaft beschreibt. Du findest die Personen auf der Seite Kontakte (/objekt/kontakte): Öffne Meine WEG → Stammdaten, wechsle zum Tab Einheiten und klick auf Alle Kontakte.
Rollen im Überblick
| Rolle | Beschreibung |
|---|---|
| Eigentümer | Wohnungseigentümer, hat Stimmrecht bei Versammlungen |
| Beirat | Mitglied des Verwaltungsbeirats, prüft Abrechnungen und unterstützt die Verwaltung |
| Verwalter | Verwalter der WEG, z. B. ein intern bestellter Eigentümer oder die professionelle Verwaltung |
| Bewohner | Bewohner ohne Eigentumsanteil, ohne Stimmrecht und ohne Personenkonto. Nicht zu verwechseln mit den Mietern/Bewohnern je Einheit: Nur deren Zeiträume liefern die Personentage für den Umlageschlüssel „Nach Personen" (siehe Mieter & Bewohner erfassen) |
| Dienstleister | Externer Dienstleister |
Eine Person trägt immer nur eine Rolle. Wer im Beirat sitzt, hat in der App die Rolle Beirat und nicht zusätzlich „Eigentümer". Der Admin-Status und zusätzliche Rechte sind davon unabhängig (siehe unten).
Firmen sind keine Personen: Hausmeister, Handwerker und andere Betriebe legst du unter Stammdaten im Tab Firmen an.
Beispiel Machma Selbst: Die Demo-WEG hat acht Personen. Jens Boysen (Rolle Eigentümer, Geschäftsführer der Kontor Kaffee GmbH) hält die Gewerbeeinheit. Dr. Frauke Petersen, Heide Lütjens und Ole Thomsen haben die Rolle Beirat, Ole Thomsen ist zusätzlich WEG-Administrator. Die übrigen vier (Arne Jacobsen, Helmut Brinkmann, Sandra Möller und Pia Stehr) haben die Rolle Eigentümer. Der Hausmeister „Ole Jansen Hausmeisterservice" liegt als Firma im Tab Firmen, nicht als Person.
Die Kontaktliste
Die Seite Kontakte zeigt die Anzahl der Personen und ein Suchfeld für Name, E-Mail, Telefon oder Einheit. Die Tabelle ist nach Nachnamen sortiert und hat vier Spalten:
- Name, darunter die Rolle. Bei Administratoren steht dahinter „· Administrator".
- Kontakt: E-Mail-Adresse und Telefonnummer
- Einheiten: die zugeordneten Einheiten, sonst „Nicht zugeordnet"
- Zugang: der Stand der letzten Einladung (Ausstehend, Angenommen, Abgelaufen), Keine Einladung oder Inaktiv bei deaktivierten Personen
Mieter stehen nicht in dieser Liste. Sie gehören zur Einheit und erscheinen in der Einheiten-Tabelle (siehe Mieter & Bewohner erfassen).
Die Kontaktseite
Ein Klick auf einen Namen öffnet die Kontaktseite der Person. Sie hat drei Bereiche:
- Kontaktdaten: E-Mail, Telefon und Anschrift
- Rolle & Zugang: die Rolle und der Stand der Einladung. Administratoren finden hier auch den Button Einladen und die Checkbox WEG-Administrator.
- Einheiten & Eigentumszeiträume: jede Einheit der Person, jeweils als Haupteigentümer oder Miteigentümer und mit Zeitraum
Mit Kontakt bearbeiten änderst du im Dialog Person bearbeiten Vorname, Nachname, Rolle, E-Mail, Telefon und Anschrift. Mitglieder ohne Admin-Rechte sehen den Button nur auf ihrer eigenen Kontaktseite und können dort ihre Kontaktdaten ändern, die Rolle aber nicht. Die Kontaktdaten eines Haupteigentümers lassen sich außerdem im Bearbeiten-Dialog der Einheit pflegen (Reiter Eigentümer).
Internen Verwalter bestimmen
Hat deine WEG noch keine aktive Person mit der Rolle Verwalter, steht für Administratoren oben auf der Seite Kontakte der aufklappbare Bereich Internen Verwalter bestimmen. Er bietet zwei Wege:
- Bereits bestellt — eintragen: Die Bestellung liegt vor (Versammlung oder Umlaufbeschluss). Du wählst die Person und klickst auf Als Verwalter eintragen.
- Bestellung vorbereiten: Du wählst die Person und startest entweder ETV planen (eine Versammlung mit passenden Tagesordnungspunkten) oder einen Umlaufbeschluss aus der Vorlage mit vorausgefülltem Namen. Nach dem angenommenen Beschluss trägst du die Rolle wie oben ein.
Zur Wahl stehen aktive Eigentümer, Beiräte und Verwalter. Sobald ein Verwalter eingetragen ist, verschwindet der Bereich.
WEG-Administrator
Zusätzlich zur fachlichen Rolle kann eine Person als WEG-Administrator markiert werden. In der Kontaktliste erkennst du das am Zusatz „· Administrator" hinter der Rolle. Der Admin-Status ist unabhängig von der Rolle: Ein Eigentümer, Beirat oder Verwalter kann Administrator sein.
Administratoren haben erweiterte Rechte, unter anderem:
- Stammdaten der WEG bearbeiten
- Einheiten und Personen anlegen, bearbeiten und entfernen
- Buchhaltung führen (Hausgeld, Wirtschaftsplan, Rechnungen, Banking)
- Versammlungen erstellen und Beschlüsse eintragen
- andere Personen zum Administrator ernennen
- festlegen, welche Zusatzrechte Eigentümer und Beiräte bekommen
Wie du den Status vergibst: Admin-Rechte.
Die Person, die die WEG einrichtet, wird automatisch erster Administrator und gilt als Ersteller (Owner). Auf ihrer Kontaktseite steht deshalb neben der Admin-Checkbox der Zusatz (Ersteller). Eine WEG kann nie ohne aktiven Administrator zurückbleiben: Dem letzten aktiven Admin lassen sich weder die Rechte entziehen, noch kann er deaktiviert, gelöscht oder anonymisiert werden.
Zusatzrechte für Eigentümer und Beiräte
Nicht jede Aufgabe braucht gleich einen Administrator. Unter Einstellungen → WEG-Verwaltung im Tab Rechte legst du fest, ob Eigentümer und Beiräte Dokumente hochladen oder Rechnungen einreichen dürfen. Das geht als Standard je Rolle und als Abweichung für einzelne Personen. Anleitung: Rechte für Eigentümer und Beiräte.
Personen hinzufügen und einladen
Neue Personen kommen auf mehreren Wegen in deine WEG:
- Einladungslink: Klick auf der Seite Kontakte auf Eigentümer einladen. Der Dialog bietet den Einladungs-Link und einen QR-Code. Unter „oder per E-Mail senden" trägst du eine Adresse ein, und Senden öffnet dein eigenes E-Mail-Programm mit einer vorbereiteten Einladung, die du selbst abschickst. Über den Link registrieren sich Eigentümer selbst, die Zuordnung zur Einheit nimmst du danach vor.
- Einzel-Einladung: Der Button Einladen steht auf der Kontaktseite und auf der Detailseite einer Einheit, in der Einheiten-Tabelle ist es das Brief-Symbol neben dem Stift. Diese Mail verschickt die App selbst.
- Sammel-Einladung: Mit Offene Einladungen senden auf der Seite Kontakte lädst du alle noch nicht eingeladenen Eigentümer auf einmal ein.
- Eigentümer zuordnen: Bei einer Einheit ohne Eigentümer öffnest du in der Einheiten-Tabelle das Stift-Symbol, wechselst zum Reiter Eigentümer und klickst auf Eigentümer zuordnen. Im Dialog Eigentümer zuweisen wählst du eine bestehende Person oder legst eine neue an (Vorname, Nachname, optional E-Mail, Telefon und Anschrift). Eine neue Person bekommt die Rolle Eigentümer, die du danach über Kontakt bearbeiten ändern kannst.
- Eigentümerwechsel: Beim Verkauf einer Wohnung legst du den neuen Eigentümer direkt im Wechsel-Dialog an.
Details zu allen Einladungswegen: Eigentümer einladen.
Person einer Einheit zuordnen
Jeder Eigentümer sollte mindestens einer Einheit zugeordnet sein. Die Zuordnung bestimmt:
- welches Hausgeld die Person zahlen muss
- mit welchem MEA-Gewicht ihre Stimme bei Abstimmungen zählt
- welche Einzelabrechnung sie bekommt
Eine Einheit kann neben dem Haupteigentümer weitere Mit-Eigentümer haben, etwa Eheleute, Erbengemeinschaften oder GbRs. Sie werden auf der Einheiten-Detailseite gepflegt und bekommen bewusst kein eigenes Personenkonto. Sollstellung und Hausgeld laufen über den Haupteigentümer, die Abrechnung geht aber an alle Vertragspartner. Beim Eigentümerwechsel entscheidet die Checkbox Mit-Eigentümer behalten, ob sie bleiben. Mehr dazu: Mit-Eigentümer je Einheit.
Person entfernen
- Öffne die Kontaktseite der Person und klapp unten den Bereich Weitere Aktionen auf.
- Klick auf das Papierkorb-Symbol („Kontakt löschen").
- Ein Dialog mit dem Titel „Name der Person" löschen? erscheint. Bestätige mit Löschen oder brich ab.
Unter Weitere Aktionen liegt für Administratoren außerdem der E-Mail-Verlauf mit der Person, sofern eine Adresse hinterlegt ist.
Die App prüft, ob noch Daten an der Person hängen: Besitzhistorie, Eigentümerwechsel, Buchungen. Ist nichts verknüpft (typisch: gerade versehentlich angelegt), wird sie wirklich gelöscht. Hängt etwas dran, wird sie stattdessen deaktiviert, und die App meldet „Person deaktiviert" samt Begründung. Die Person verschwindet aus allen aktiven Listen, bleibt aber in Historie und Altabrechnungen namentlich auflösbar. Ihr Zugang zur WEG endet dabei vollständig: Die Verknüpfung mit ihrem Benutzerkonto und ein eventueller Admin-Status werden entfernt.
Nicht entfernen lassen sich der Owner (Ersteller der WEG) und der letzte aktive Administrator.
DSGVO-Anonymisierung (Art. 17)
Verlangt eine Person die Löschung ihrer Daten, reicht das Deaktivieren nicht. Dafür gibt es auf der Kontaktseite unter Weitere Aktionen die Aktion DSGVO anonymisieren (Art. 17), das Symbol „Person mit X" neben dem Papierkorb.
- Klick auf das Symbol.
- Im Dialog „Name der Person" anonymisieren? bestätigst du mit Anonymisieren.
Gelöscht werden dabei Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon, Adresse, Bankdaten und die KI-Chat-Verläufe. Gehört das Benutzerkonto nur zu dieser Person, wird auch das Konto gelöscht. Buchungs- und Abrechnungsdaten bleiben wegen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht erhalten, der Kontakt heißt danach „Gelöschte Person".
Die Aktion ist unwiderruflich und erscheint nur bei Personen, die deaktiviert oder keiner Einheit zugeordnet sind. Ist die Person noch laufende Eigentümerin einer Einheit, führ zuerst einen Eigentümerwechsel durch. Der Owner lässt sich nie anonymisieren.
Eigentümerwechsel statt Person entfernen
Wenn eine Wohnung verkauft wird, nutz den Eigentümerwechsel der Einheit: in der Einheiten-Tabelle über das Stift-Symbol (Reiter Eigentümer) oder auf der Detailseite über Kontakte verwalten. Dabei wird der neue Eigentümer zugewiesen und der bisherige automatisch deaktiviert, sobald er keine Einheiten mehr besitzt. Historische Daten wie Abstimmungsergebnisse und Buchungen bleiben vollständig erhalten.
Mehr dazu unter Eigentümerwechsel.
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