Rücklagen verwalten

Die Erhaltungsrücklage (früher Instandhaltungsrücklage) ist das Sparkonto deiner Gemeinschaft. Sie sammelt Geld für größere Reparaturen und Erneuerungen am gemeinschaftlichen Eigentum, etwa Dach, Fassade oder Aufzug.

Du findest sie als Tab Rücklagen auf der Seite Hausgeld & Rücklagen (Seitenleiste, Gruppe Buchhaltung, direkt über /hausgeld?tab=ruecklagen). Das Jahr stellst du oben in der Seitenleiste um. Anlegen, buchen und korrigieren dürfen Nutzer mit Finanzrecht.

Die beiden Kennzahlen oben

Die linke Kachel zeigt den Rücklagenstand. Ihre Beschriftung hängt vom gewählten Jahr ab:

• laufendes Jahr: Rücklage heute, darunter bei gepflegtem Zielbestand der Fortschritt zum Ziel in Prozent
• vergangenes Jahr: Rücklage 31.12.2025, darunter der Anfangsbestand
• künftiges Jahr: Rücklage 01.01.2027

Die rechte Kachel zeigt die Bewegung 2026, also Zuführungen abzüglich Entnahmen, mit beiden Summen darunter.

Entwicklung der Rücklagen

Unter Entwicklung der Rücklagen 2026 zeigt der Tab je Topf einen eigenen Block. Er ist aufgebaut wie Abschnitt 2.2 der Jahresabrechnung (§ 28 Abs. 4 WEG):

• Anfangsbestand 01.01.2026
• Zuführung lt. Zahlungen der Eigentümer, mit dem Soll-Wert in Klammern, wenn ein Wirtschaftsplan ihn vorgibt
• Zuführung durch Zinsen, bei Bedarf Steuern auf Zinsen (KapESt/Soli)
• Entnahmen, jede einzeln mit ihrem Text (Entnahme: …)
• Endbestand 31.12.2026
• bei Bedarf Fehlbestand Soll zu Ist und davon auf dem Rücklagen-Bankkonto

Darunter steht bei gepflegtem Zielbestand ein Fortschrittsbalken mit Ziel und Prozentwert. Ist ein Zieltermin eingetragen, steht er hinter dem Ziel, zum Beispiel „Ziel: 55.000,00 € bis 01.04.2027“. Lässt sich die Darstellung wie in der Abrechnung nicht berechnen, zeigt der Tab stattdessen den Vermögensbericht nach § 28 Abs. 4 WEG aus Sicht der Bankkonten.

Gibt es einen Wirtschaftsplan und enthält das Hausgeld-Soll einen Rücklagenanteil, folgt unter den Töpfen der Hinweis „Jährliche Zuführung lt. WP 2026: … (…/Monat)", bei einem fortgeltenden Plan mit dem Zusatz „– fortgeltend".

Rücklagen anlegen und buchen

1. Rücklage anlegen öffnet den Dialog Neue Rücklage anlegen mit Bezeichnung, optionalem Zielbestand und optionalem Zieltermin. Hat deine WEG Beteiligungskreise, wählst du zusätzlich optional einen Beteiligungskreis, wenn nur ein Teil der Einheiten beteiligt ist. Standard ist Ganze WEG.
2. Mit Zuführung und Entnahme am jeweiligen Topf buchst du Bewegungen. Im Dialog wählst du die Art (Zuführung (Einzahlung) oder Entnahme (Auszahlung)) und trägst Betrag (EUR), Buchungsdatum und optional den Verwendungszweck ein.
3. Der Zielbestand ist der Wert aus dem Dialog. Aktivierst du einen Wirtschaftsplan, setzt die App ihn auf die Summe der Rücklagen-Zuführungen aller aktiven Pläne. Hat die WEG ein Bankkonto vom Typ Rücklagenkonto, legt die App dabei zusätzlich einen monatlichen Dauerauftrag für die Zuführung an.
4. Der Ist-Stand ergibt sich aus den Buchungen der Rücklage. Ist das Rücklagenkonto per Bank verbunden, laufen Eingänge und Abgänge automatisch als Zuführung und Entnahme ein, siehe Bank-Synchronisation. In der Hausgeldabrechnung erscheint dieselbe Entwicklung.

Über den Stift am Topf änderst du im Dialog Rücklage bearbeiten Bezeichnung, Zielbestand, Zieltermin und Beteiligungskreis.

Zieltermin und Prognose

Mit dem Zieltermin legst du fest, bis wann der Zielbestand erreicht sein soll, zum Beispiel bis zum Beginn der Dachsanierung. Ein Zieltermin braucht einen Zielbestand und darf beim Eintragen nicht in der Vergangenheit liegen.

Läuft ein Dauerauftrag in die Rücklage, rechnet die Übersicht daraus eine Prognose: den heutigen Stand plus alle Zuführungen des Dauerauftrags bis einschließlich Zieltermin. Dort steht dann zum Beispiel „Bis April 2027 voraussichtlich 48.180 €“. Ein Klick auf die Skala zeigt die Rechnung.

• Endet der Dauerauftrag vor dem Zieltermin, zählen nur seine Zuführungen bis dahin. Der Dauerauftrag aus dem Wirtschaftsplan endet am 31. Dezember des Planjahres.
• Eine fällige Zuführung, die noch im Zahllauf wartet, zählt mit.
• Zuführungen, die du von Hand überweist oder buchst, kennt die Prognose nicht. Ohne laufenden Dauerauftrag zeigt die Übersicht deshalb keine.
• Bei mehreren Töpfen gibt es die Prognose nur, wenn alle Töpfe mit Zielbestand denselben Zieltermin haben.

Einzelne Buchungen korrigieren

An den Entnahme-Zeilen des Blocks (in der Bank-Sicht an jeder Bewegung) findest du kleine Aktionen: Verwendungszweck ändern, Betrag ändern und Buchungssatz löschen (mit der Rückfrage „Buchungssatz unwiderruflich löschen?"). Betrag und Löschen gibt es nur, wenn die Zeile genau zu einem Buchungssatz gehört. Für abgerechnete oder geprüfte Zeiträume empfiehlt die App, im Journal zu stornieren statt zu löschen. Betrag und Löschen laufen über dieselben Funktionen wie in der Buchhaltung. Die Jahres-Sperre für abgerechnete Jahre und die Protokollierung greifen also auch hier.

Aufgelöste Töpfe schließen

Wurde ein Topf per Beschluss aufgelöst, meist mit Übertrag des Restbestands in eine andere Rücklage, löschst du ihn nicht, sondern schließt ihn. Klick dazu auf das Schloss-Symbol am Topf (Tooltip Schließen (Topf auflösen)) und trag unter Geschlossen zum das Datum ein. Rücklage schließen bestätigt.

Danach gilt:

• Zuführungen und Entnahmen sind gesperrt.
• Der Topf zählt nicht mehr in die Kennzahlen oben.
• Die Jahresabrechnung zeigt ihn im Schließungsjahr mit Endbestand 0 und in Folgejahren nicht mehr. Die Historie bleibt erhalten.

Hat der Topf beim Schließen noch einen Bestand, warnt der Dialog. Übertrag den Rest vorher per Entnahme und Zuführung in eine andere Rücklage. Über Wieder öffnen reaktivierst du einen geschlossenen Topf.

Deaktivierte Rücklagen reaktivieren

Löschst du einen Topf, auf dem schon Buchungen liegen, deaktiviert die App ihn nur, die Historie bleibt erhalten. Solche Töpfe sammelt der Block Deaktivierte Rücklagen unter den aktiven. Mit Wieder aktivieren holst du sie zurück.