Rechnungen freigeben und bezahlen

Sobald eine Rechnung erfasst ist, durchläuft sie klare Schritte bis zur Zahlung. Die App bucht dabei Aufwand, Verbindlichkeit, Verrechnung der Vorauszahlungen und Zahlung automatisch in der doppelten Buchführung.

Status auf einen Blick

Einen Schalter für den Rechnungs-Status gibt es nicht. Er ergibt sich aus Freigabe, Buchungen und Zahlung:

Bezahlt heißt nicht automatisch „in der Abrechnung angekommen". Ob eine Rechnung Kosten in die Jahresabrechnung trägt, ist eine dritte, unabhängige Frage. Die Rechnungsliste zeigt sie über eigene Badges und den Chip Ohne Kostenwirkung, Details unter Rechnungen erfassen.

Freigeben: was beim Klick passiert

Im Detail-Sheet einer Rechnung klickst du unten auf Zur Zahlung freigeben (bzw. Erstattung erfassen bei Gutschriften und negativen Beträgen). Die App:

1. prüft alle Pflichtfelder: Firma, Betrag, Rechnungsdatum, ein Sachkonto, bei Schlussrechnungen Aufwand und Vorauszahlungen und bei Überweisung die IBAN der Firma. Fehlt etwas, springt das Sheet zum betroffenen Schritt.
2. speichert die Felder und die Positionen.
3. legt eine im Schritt Kostenzuordnung gewählte direkte Zuordnung zu einer Einheit an. Schlägt das fehl, wird die Rechnung nicht freigegeben.
4. bucht den Aufwand auf den gewählten Sachkonten (eine Buchungszeile pro Position) gegen das Verbindlichkeitskonto 3300 und das Firmenkonto der zugeordneten Firma.
5. führt die gewählte Zahlungsanweisung aus (siehe unten).

Eine Rechnung mit dem Badge Keine Rechnung oder Eingereicht verliert diese Markierung mit der Freigabe.

Nach der Freigabe nennt die Meldung, was die App als Kosten gebucht hat: bei einer Rechnung oder Abschlagsrechnung den Betrag, bei der Schlussrechnung die Differenz und die abgezogenen Abschläge, bei einer Gutschrift die Minderung. Entsteht keine neue Buchung, steht der Grund dabei. Zieht die App bei einer Schlussrechnung nichts ab, nennt die Meldung das Jahr, in dem sie gesucht hat. Sie sucht nur auf den Sachkonten der Rechnung.

Wirkung pro Rechnungsart

• Einmalig und Abschlag: Die App bucht den Aufwand immer voll. Das gilt auch für die zweite Rechnung derselben Firma auf demselben Sachkonto. Gebucht werden die Positionen mit Sachkonto und einem Betrag über 0. Zeilen mit Minusbetrag bucht die App nicht. Zieh einen Rabatt deshalb von der Position ab.
• Schlussrechnung: Die App schaut, was für dieselbe Firma im Leistungsjahr schon auf denselben Sachkonten gebucht ist. Das sind meist Abschlagsrechnungen oder Lastschriften aus einem Dauerauftrag. Sie bucht dann nur die Differenz pro Sachkonto. Decken die Abschläge den Aufwand genau, entsteht keine neue Buchung. Die App sagt dir das nach der Freigabe. Kommt die Jahresrechnung erst im Folgejahr, trag den Leistungszeitraum ein. Ohne ihn sucht die App die Abschläge im Jahr des Rechnungsdatums.
• Gutschrift: Du trägst den Erstattungsbetrag mit Minus ein und die Position ohne. Die App mindert den Aufwand um die Position, und die WEG erwartet eine Erstattung vom Lieferanten. Dasselbe gilt für jede andere Rechnung mit negativem Zahlbetrag, etwa eine Stornorechnung, die du als Korrektur erfasst. Nur bei der Schlussrechnung entsteht das Guthaben aus der Verrechnung der Abschläge.
• Korrektur: Verweist auf die Vorgänger-Rechnung (EN‑16931 BT‑25). Liefern die KI oder das XML eine eindeutige Vorgänger-Nummer und gibt es diese Rechnung in der WEG, wird die Verknüpfung automatisch gesetzt. Die App bucht die Korrektur zusätzlich zur Vorgänger-Rechnung. Wenn sie die frühere Rechnung ersetzt, hast du zwei Wege: Du erfasst nur den Unterschied (bei einer Minderung mit Minus vor dem Zahlbetrag), oder du löschst die frühere Rechnung. Vor der Freigabe fragt die App nach.

Zahlungsanweisung: wie die Rechnung bezahlt wird

Im Wizard-Schritt Zahlungsanweisung legst du fest, wie es weitergeht. Die verfügbaren Optionen hängen von der Rechnungsart ab.

Überweisung

Der Standardfall. Sobald die Rechnung freigegeben ist, erscheint im Sheet der Button In Banking bezahlen. Er führt zum Tab Offene Rechnungen im Banking und hebt die Rechnung dort hervor. Dort hast du zwei Wege:

• Zahlen (Button in der Zeile): Die App erstellt eine SEPA-Überweisung über deine angebundene Bank, die du wie gewohnt bei deiner Bank bestätigst. Der Button erscheint nur, wenn ein Bankzugang verbunden ist und der Empfänger eine IBAN hat. Fehlt sie, steht dort IBAN fehlt – beheben bzw. Firma fehlt – beheben.
• Als bezahlt markieren (im Menü Weitere Aktionen): für Überweisungen, die du außerhalb der App ausgelöst hast. Im Dialog Rechnung als bezahlt markieren? wählst du das Zahlungsdatum (Wertstellung) aus dem Kontoauszug. Es gilt für die Zahlung und für die Buchung (Abflussprinzip nach § 28 Abs. 2 WEG).

Überfällige Rechnungen tragen dort das Badge Überfällig.

Dauerauftrag

Statt einer Einzelzahlung legt die App einen wiederkehrenden Dauerauftrag an. Du wählst Intervall und Zahlungsart:

• Überweisung: Die App erzeugt pro Fälligkeit eine Zahlung, die du im Banking sammelst und freigibst.
• SEPA-Einzug: Der Empfänger zieht den Betrag selbst ein, du musst nichts überweisen.

Die ursprüngliche Rechnung gilt damit als bezahlt und verweist auf den neuen Dauerauftrag. Firma und Kundennummer übernimmt der Dauerauftrag, damit die Lastschriften bei der nächsten Schlussrechnung als geleistete Abschläge erkannt werden.

DA ohne Zahlung

Legt einen Dauerauftrag an, der nur Buchungen erzeugt und keine Zahlung im Banking. Das ist sinnvoll, wenn der Versorger schon ein eigenes Lastschriftmandat hat und die App die Buchungen nur nachziehen soll.

Keine Zahlung

Die Rechnung wird verbucht und als bezahlt gekennzeichnet, ohne dass im Banking eine Zahlung entsteht. Wähl das, wenn die Zahlung außerhalb der App passiert ist und du nur den buchhalterischen Teil sauber haben willst. Bei Gutschriften und negativen Beträgen heißt die Option Erstattung erwartet.

Schlussrechnung mit Vorauszahlungen: der Sonderfall

Schlussrechnungen sind die häufigste Stolperfalle in der WEG-Buchhaltung. Die App hilft auf zwei Ebenen:

1. Verknüpfung der Abschläge: Beim Freigeben sucht die App die Abschlagsrechnungen zur gleichen Firma und Kundennummer und verknüpft sie mit der Schlussrechnung.
2. Differenzbuchung: Schon vor der Freigabe zeigt der Schritt Kostenzuordnung, wie viel für die Firma im Leistungsjahr gebucht ist, auch aus Dauerauftrag-Lastschriften. Die App bucht dann nur die Differenz pro Sachkonto und vermeidet doppelten Aufwand.

Nur die Rechnungsart Schlussrechnung verrechnet Abschläge. Alle anderen Rechnungen bucht die App voll. Passt die Buchung nicht zu dem, was schon gebucht ist oder was auf der Rechnung steht, fragt die App vor der Freigabe nach. Derselbe Hinweis steht als gelber Kasten im Schritt Kostenzuordnung. Die Rückfrage hält die Freigabe nie auf: Du kannst immer trotzdem freigeben.

• Jahresrechnung als einmalige Rechnung erfasst: Wenn für die Firma im Jahr schon Abschläge gebucht sind und die Rechnung in deren Größenordnung liegt, fragt die App „Rechnet diese Rechnung Ihre Abschläge ab?". Eine einmalige Rechnung kommt zu den Abschlägen dazu. Enthält sie die Kosten des ganzen Jahres, stehen die Abschläge doppelt in den Büchern. Wähl dann die Rechnungsart Schlussrechnung.
• Abschlagsrechnung nach der Schlussrechnung: Ist die Schlussrechnung des Jahres schon freigegeben, hat die App einen später erfassten Abschlag beim Buchen nicht abgezogen. Sie meldet dann „Die Schlussrechnung für … ist schon freigegeben". Wenn der Abschlag in den Zeitraum der Schlussrechnung gehört, gibst du ihn frei, löschst danach die Schlussrechnung und erfasst sie neu. Steht die Schlussrechnung in einem Zahllauf, lässt sie sich nicht löschen. Die Rückfrage nennt dann eine Korrektur mit Minusbetrag als Ausgleich.
• Korrektur zu einer schon gebuchten Rechnung: Die App fragt „Ersetzt diese Korrektur eine schon gebuchte Rechnung?". Die beiden Wege stehen oben unter Korrektur.
• Positionen ergeben nicht den Zahlbetrag: Die App bucht die Positionen, bezahlt wird der Zahlbetrag. Das fällt auseinander, wenn die Position einer Abschlagsrechnung den ganzen Leistungsstand zeigt, wenn von der Rechnung eine Anzahlung abgeht oder wenn ein Rabatt in einer eigenen Zeile steht. Kürz dann die Positionen auf den Zahlbetrag. Gehen Vorauszahlungen ab, wähl die Rechnungsart Schlussrechnung.
• Abschlag für das Vorjahr: Liegt der Leistungszeitraum einer Abschlagsrechnung im alten Jahr und das Rechnungsdatum im neuen, bucht die App sie ins neue Jahr. Die Schlussrechnung des alten Jahres rechnet sie dann nicht an. Schalt in dem Fall Periodengerecht abgrenzen ein.
• Schlussrechnung, deren Vorauszahlungen nicht zu den Buchungen passen: Die App vergleicht, was sie abziehen würde, mit den Vorauszahlungen laut Rechnung. Bei einer Abweichung nennt die Rückfrage den Grund: Die Abschläge stehen in einem anderen Jahr oder auf einem anderen Sachkonto, es sind noch nicht alle gebucht, oder für die Firma stehen noch andere Rechnungen auf dem Sachkonto. In jedem dieser Fälle kannst du auch nur die Nachzahlung oder das Guthaben als Einmalige Rechnung buchen.

Der KI-Assistent zeigt dieselbe Rückfrage, wenn du eine einzelne Rechnung über ihn freigibst. Sie steht im Chat in der Bestätigung, bevor die Rechnung freigegeben wird. Gibt er mehrere Rechnungen auf einmal frei, prüft die App nicht vorab. Das steht dann in der Bestätigung. Die Hinweise zeigt der Chat nach der Freigabe und nennt zu jedem die Rechnung.

Der Assistent gibt Rechnungen nur frei. Die Zahlungsanweisung Keine Zahlung wählst du in der Rechnung selbst, bevor du sie freigibst. Danach geht das nicht mehr. Nach jeder Freigabe zeigt der Chat, in welchem Stand die Rechnung ist und was die App als Kosten gebucht hat.

Sachkonto nach Freigabe ändern

Es kommt vor, dass eine Aufwandsposition auf dem falschen Sachkonto gelandet ist, z. B. auf Reparaturen statt Wartung. Bei einer freigegebenen Rechnung korrigierst du das im Sheet:

1. Öffne die freigegebene Rechnung.
2. Ändere im Schritt Kostenzuordnung das Sachkonto der betroffenen Position.
3. Unten im Sheet erscheint der Hinweis Sachkonto-Wechsel erkannt. Mit Sachkonto umbuchen löst die App den alten Buchungssatz auf und erzeugt einen sauberen neuen, alles in einem Schritt.

Nicht möglich ist die Umbuchung

• bei Schlussrechnungen, weil Vorauszahlungen verrechnet wurden,
• bei Buchungen mit aktiver Rechnungsabgrenzung oder deren Auflösung,
• bei Buchungen, die mit einer Bankzahlung verknüpft sind (Dauerauftrag oder Bank-Zuordnung),
• bei Buchungen einer freigegebenen Heizkostenabrechnung,
• in einem abgerechneten Jahr, dessen Jahresabrechnung freigegeben oder versendet ist.

In diesen Fällen nennt die App den Grund und verweist, wo nötig, auf das Buchungsjournal.

Stornieren

Solange eine Rechnung nicht bezahlt ist, kannst du sie unten im Sheet mit Stornieren zurückziehen. Der Status wechselt zu Storniert. Bereits erzeugte Buchungen bleiben erhalten, damit der Vorgang im Journal nachvollziehbar bleibt. Brauchst du die Rechnung gar nicht mehr, löschst du sie anschließend über die Liste. Das räumt auch die Buchungen mit auf. Wenn du die Rechnung neu erfasst, lösch vorher die stornierte. Sonst stehen die Kosten doppelt in der Jahresabrechnung. Die App weist dich beim Stornieren einer gebuchten Rechnung darauf hin.

Bei einer von einem Mitglied eingereichten Rechnung bedeutet Stornieren, dass du die Einreichung ablehnst. Liegt die Rechnung in einem abgerechneten Jahr, ist auch das Stornieren gesperrt.