Rechnungen freigeben und bezahlen
Vom Entwurf bis zur ausgeführten Zahlung — inklusive Schlussrechnung, Erstattung und Sachkonto-Wechsel nach Freigabe.
Sobald eine Rechnung erfasst ist, durchläuft sie klare Schritte bis zur Zahlung. Die App protokolliert dabei jede Buchung — Aufwand, Verbindlichkeit, Vorauszahlungs-Verrechnung und Zahlung — automatisch in der Doppik.
Status auf einen Blick — automatisch abgeleitet
Den Rechnungs-Status setzt du nie manuell. Er wird aus dem Bearbeitungsstand und den tatsächlich vorhandenen Buchungen und Zahlungen automatisch abgeleitet:
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Entwurf | Beleg erfasst (Upload oder manuell), Felder noch änderbar. Es gibt keine Buchungen. |
| Freigegeben | Die Rechnung ist zur Zahlung freigegeben. |
| Gebucht | Der Aufwand ist in der Buchhaltung verbucht, die Zahlung steht noch aus. |
| Bezahlt | Eine Zahlung ist mit der Rechnung verknüpft (per SEPA, als bezahlt verbucht oder via Bank-Sync gematcht). |
| Storniert | Der Beleg wird nicht bezahlt (z. B. Doppelbuchung). Bestehende Buchungen bleiben für die Nachvollziehbarkeit erhalten. |
Weil der Status aus Buchung und Zahlung folgt, kann er nie „auseinanderlaufen": Sobald du eine Zahlung im Banking zuordnest, springt die Rechnung automatisch auf Bezahlt — ohne dass irgendjemand etwas umstellen muss. Ein manuelles „Status setzen" gibt es nicht mehr.
Freigeben — was passiert beim Klick
Im Detail-Sheet einer Rechnung klickst du unten auf „Zur Zahlung freigeben" (bzw. „Erstattung erfassen" bei Gutschriften und negativen Beträgen). Die App:
- Validiert alle Pflichtfelder — bei Lücken scrollt das Sheet automatisch zum betroffenen Schritt.
- Speichert die Felder und aktualisiert die Positionen.
- Bucht den Aufwand auf den gewählten Sachkonten (eine Buchungszeile pro Position) gegen das Verbindlichkeits-Konto 3300 und das Firmenkonto der zugeordneten Firma (Kreditor).
- Legt — je nach Zahlungsanweisung — sofort die richtigen Folge-Schritte an. Der abgeleitete Status zeigt danach Gebucht.
Wirkung pro Rechnungsart
- Einmalig und Abschlag: Klassische Aufwandsbuchung.
- Schlussrechnung: Die App schaut, ob für dieselbe Firma + Kundennummer im Leistungsjahr bereits Abschläge oder Lastschriften aus einem Dauerauftrag gebucht wurden. Falls ja, wird nur die Differenz pro Sachkonto gebucht (Differenzbuchung). Verknüpfte Abschläge erscheinen direkt im Sheet als Liste; ist eine Differenz zu „BT-113 — Vorauszahlungen" auf der Rechnung vorhanden, weist die App das aus.
- Gutschrift: Die Aufwandsbuchung wird umgekehrt; die WEG erwartet eine Erstattung. Mit „Erstattung erhalten" verbuchst du den Geldeingang, sobald er da ist — erst dann gilt der Vorgang als bezahlt.
- Korrektur: Verweist auf die Vorgänger-Rechnung (EN‑16931 BT‑25). Wenn die KI oder das XML eine eindeutige Vorgänger-Nummer liefert und der Beleg in der WEG existiert, wird die Verknüpfung automatisch gesetzt.
Zahlungsanweisung — wie die Rechnung bezahlt wird
Im letzten Wizard-Schritt legst du fest, wie es weitergeht. Die verfügbaren Optionen hängen von der Rechnungsart ab.
Überweisung
Der Standardfall. Sobald die Rechnung freigegeben ist, taucht sie im Banking unter Zahlungen auf. Dort hast du zwei Wege:
- Per SEPA bezahlen: Die App erstellt eine Einzelüberweisung über deine angebundene Bank. Du bestätigst die Auslösung wie gewohnt in deiner Banking-App.
- Als bezahlt verbuchen: Wenn du die Überweisung außerhalb der App ausgelöst hast. Wähl das tatsächliche Wertstellungsdatum aus dem Kontoauszug — das wird sowohl für die Finanztransaktion als auch für die Doppik-Buchung verwendet (Zufluss-Abfluss-Prinzip nach § 28 Abs. 2 WEG).
Aus dem Detail-Sheet führt der Button „In Banking bezahlen" direkt zum richtigen Tab mit vorausgewählter Rechnung.
Dauerauftrag
Statt einer Einzelzahlung legt die App einen wiederkehrenden Dauerauftrag an:
- Überweisung: Pro Fälligkeit wird eine Zahllauf-Position erzeugt, die du sammelst und freigibst.
- SEPA-Lastschrift: Die Zahlung wird sofort als erledigt verbucht — die App geht davon aus, dass der Empfänger den Betrag tatsächlich einzieht.
Die ursprüngliche Rechnung gilt damit als bezahlt und verweist auf das neue Dauerauftrag-Template.
DA ohne Zahlung
Legt einen Dauerauftrag als reines Buchungs-Template an — keine Banking-Zahlung. Sinnvoll, wenn der Versorger schon ein eigenes Lastschriftmandat hat und die App die Buchungen nur nachziehen soll.
Keine Zahlung
- Bei Gutschriften der Default — die Rechnung bleibt offen, bis das Geld tatsächlich auf dem Bankkonto eingeht. Mit „Erstattung erhalten" schließt du den Vorgang ab.
- Bei einmaligen Rechnungen wählst du das, wenn die Zahlung außerhalb der App passiert ist und du nur den buchhalterischen Teil sauber haben willst.
Schlussrechnung mit Vorauszahlungen — der Sonderfall
Schlussrechnungen sind die häufigste Stolperfalle in der WEG-Buchhaltung. Die App hilft auf zwei Ebenen:
- Verknüpfung der Vorauszahlungen: Beim Freigeben sucht die App alle offenen Abschlags-Belege und alle Dauerauftrag-Lastschriften im Leistungszeitraum, die zur gleichen Firma + Kundennummer gehören, und verknüpft sie persistent.
- Differenzbuchung: Vor der Freigabe siehst du im Schritt „Kostenzuordnung" eine Vorschau, was an Abschlägen schon gebucht ist. Die App bucht dann nur die Differenz pro Sachkonto — kein Doppel-Aufwand.
Wenn die Schlussrechnung Vorauszahlungen ausweist, im System aber keine Abschläge zu finden sind, warnt die App vor dem Freigeben gelb. Häufige Ursache: Die Abschläge wurden außerhalb der App gebucht oder der Dauerauftrag war noch nicht angelegt. Prüf das, bevor du freigibst — sonst entsteht Doppelaufwand.
Sachkonto nach Freigabe ändern
Es kommt vor, dass eine Aufwandsposition versehentlich auf das falsche Sachkonto gebucht wurde — z. B. Reparaturen statt Wartung. Solange die Rechnung nicht zu einer freigegebenen oder versendeten Hausgeldabrechnung gehört, kannst du das im Sheet korrigieren:
- Öffne die gebuchte Rechnung.
- Ändere im Schritt „Kostenzuordnung" das Sachkonto der betroffenen Position.
- Im Footer erscheint ein gelbes Hinweis-Feld „Sachkonto-Wechsel erkannt". Mit „Sachkonto umbuchen" löst die App den alten Buchungssatz auf und erzeugt einen sauberen neuen — alles in einer Transaktion.
Nicht möglich ist die Umbuchung bei Schlussrechnungen (wegen Vorauszahlungs-Verrechnung), bei Buchungen mit aktiver Abgrenzung und bei Buchungen, die mit einer Bank-Transaktion verknüpft sind. In diesen Fällen weist dich die App darauf hin, dass die Korrektur über das Buchungsjournal laufen muss.
Einzelne Buchungen lassen sich auch direkt aus der Jahresabrechnung heraus umbuchen — praktisch, wenn dir der Fehler erst beim Prüfen der Abrechnung auffällt. Siehe Hausgeldabrechnung erstellen.
Stornieren
Solange eine Rechnung nicht bezahlt ist, kannst du sie aus dem Sheet stornieren („Stornieren" unten). Der Status wechselt zu Storniert. Die bereits erzeugten Buchungen bleiben erhalten, damit der Vorgang im Journal nachvollziehbar bleibt — bei Bedarf kannst du die Rechnung anschließend über die Liste komplett löschen (das räumt auch die Buchungen mit auf).
Freigeben, Bezahlen, Stornieren und Sachkonto-Umbuchung dürfen nur Administratorinnen und Administratoren der WEG. Wenn du die Buttons nicht siehst, hat deine Rolle keine Berechtigung.