Rechnungen freigeben und bezahlen
Vom Entwurf bis zur ausgeführten Zahlung — inklusive Schlussrechnung, Erstattung und Sachkonto-Wechsel nach Freigabe.
Sobald eine Rechnung erfasst ist, durchläuft sie klare Status-Schritte bis zur Zahlung. Die App protokolliert dabei jede Buchung — Aufwand, Verbindlichkeit, Vorauszahlungs-Verrechnung und Zahlung — automatisch in der Doppik.
Status auf einen Blick
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Entwurf | Beleg erfasst (Upload oder manuell), Felder noch änderbar. Es gibt keine Buchungen. |
| Freigegeben | Aufwand und Verbindlichkeit sind in der Buchhaltung verbucht. Die Rechnung wartet auf die Zahlung. |
| Bezahlt | Die Zahlung ist verbucht (per SEPA, manuell als bezahlt markiert oder via Bank-Sync gematcht). |
| Erstattung erwartet | Bei Gutschriften: Aufwand wurde umgekehrt, die WEG erwartet eine Erstattung. |
| Teilweise erstattet | Bei Schlussrechnungen mit Guthaben, das in mehreren Tranchen zurückkommt. |
| Storniert | Der Beleg wird nicht bezahlt (z. B. Doppelbuchung). Bestehende Buchungen bleiben für die Nachvollziehbarkeit erhalten. |
Das Schema kennt zusätzlich den Status „Geprüft" als Zwischenschritt. Aktuell setzt die UI ihn nicht — die übliche Reihenfolge ist Entwurf → Freigegeben → Bezahlt. Über die API kann er genutzt werden, wenn ihr einen Vier-Augen-Workflow abbildet.
Freigeben — was passiert beim Klick
Im Detail-Sheet einer Rechnung klickst du unten auf „Zur Zahlung freigeben" (bzw. „Erstattung erfassen" bei Gutschriften). Die App:
- Validiert alle Pflichtfelder — bei Lücken scrollt das Sheet automatisch zum betroffenen Schritt.
- Speichert die Felder und aktualisiert die Positionen.
- Bucht den Aufwand auf den gewählten Sachkonten (eine Buchungszeile pro Position) gegen das Verbindlichkeits-Konto 3300 und das Firmenkonto der zugeordneten Firma (Kreditor).
- Setzt den Status auf Freigegeben und legt — je nach Zahlungsanweisung — sofort die richtigen Folge-Schritte an.
Wirkung pro Rechnungsart
- Einmalig und Abschlag: Klassische Aufwandsbuchung.
- Schlussrechnung: Die App schaut, ob für dieselbe Firma + Kundennummer im Leistungsjahr bereits Abschläge oder Lastschriften aus einem Dauerauftrag gebucht wurden. Falls ja, wird nur die Differenz pro Sachkonto gebucht (Differenzbuchung). Verknüpfte Abschläge erscheinen direkt im Sheet als Liste; ist eine Differenz zu „BT-113 — Vorauszahlungen" auf der Rechnung vorhanden, weist die App das aus.
- Gutschrift: Status wird Erstattung erwartet statt Freigegeben. Die Aufwandsbuchung wird umgekehrt.
- Korrektur: Verweist auf die Vorgänger-Rechnung (EN‑16931 BT‑25). Wenn die KI oder das XML eine eindeutige Vorgänger-Nummer liefert und der Beleg in der WEG existiert, wird die Verknüpfung automatisch gesetzt.
Zahlungsanweisung — wie die Rechnung bezahlt wird
In Schritt 5 des Wizards legst du fest, wie es weitergeht. Die verfügbaren Optionen hängen von der Rechnungsart ab.
Überweisung
Der Standardfall. Sobald die Rechnung freigegeben ist, taucht sie im Banking unter Zahlungen auf. Dort hast du zwei Wege:
- Per SEPA bezahlen: Die App erstellt eine Einzelüberweisung über deine angebundene Bank. Du bestätigst die Auslösung wie gewohnt in deiner Banking-App.
- Als bezahlt markieren: Über das „Weitere Aktionen"-Menü, wenn du die Überweisung außerhalb der App ausgelöst hast. Wähl das tatsächliche Wertstellungsdatum aus dem Kontoauszug — das wird sowohl für die Finanztransaktion als auch für die Doppik-Buchung verwendet (Zufluss-Abfluss-Prinzip nach § 28 Abs. 2 WEG).
Aus dem Detail-Sheet führt der Button „Im Banking bezahlen" direkt zum richtigen Tab mit vorausgewählter Rechnung.
Dauerauftrag
Statt einer Einzelzahlung legt die App einen wiederkehrenden Dauerauftrag an:
- Überweisung: Pro Fälligkeit wird eine Zahllauf-Position erzeugt, die du sammelst und freigibst.
- SEPA-Lastschrift: Die Zahlung wird sofort als erledigt verbucht — die App geht davon aus, dass der Empfänger den Betrag tatsächlich einzieht.
Die ursprüngliche Rechnung wird in den Status bezahlt versetzt und verweist über dauerauftragVonId auf das neue Template.
DA ohne Zahlung
Legt einen Dauerauftrag als reines Buchungs-Template an — keine Banking-Zahlung. Sinnvoll, wenn der Versorger schon ein eigenes Lastschriftmandat hat und die App die Buchungen nur nachziehen soll.
Keine Zahlung
- Bei Gutschriften der Default — die Rechnung bleibt im Status Erstattung erwartet, bis das Geld tatsächlich auf dem Bankkonto eingeht. Mit „Erstattung erhalten" schließt du den Vorgang ab.
- Bei einmaligen Rechnungen wählst du das, wenn die Zahlung außerhalb der App passiert ist und du nur den buchhalterischen Teil sauber haben willst.
Schlussrechnung mit Vorauszahlungen — der Sonderfall
Schlussrechnungen sind die häufigste Stolperfalle in der WEG-Buchhaltung. Die App hilft auf zwei Ebenen:
- Verknüpfung der Vorauszahlungen: Beim Freigeben sucht die App alle offenen Abschlags-Belege (Status
entwurf,geprueftoderfreigegebenmitrechnungsart='abschlag') und alle Dauerauftrag-Lastschriften im Leistungszeitraum, die zur gleichen Firma + Kundennummer gehören, und verknüpft sie persistent. - Differenzbuchung: Vor der Freigabe siehst du im Schritt „Kostenzuordnung" eine Vorschau, was an Abschlägen schon gebucht ist. Die App bucht dann nur die Differenz pro Sachkonto — kein Doppel-Aufwand.
Wenn die Schlussrechnung Vorauszahlungen ausweist, im System aber keine Abschläge zu finden sind, warnt die App vor dem Freigeben gelb. Häufige Ursache: Die Abschläge wurden außerhalb der App gebucht oder der Dauerauftrag war noch nicht angelegt. Prüf das, bevor du freigibst — sonst entsteht Doppelaufwand.
Sachkonto nach Freigabe ändern
Es kommt vor, dass eine Aufwandsposition versehentlich auf das falsche Sachkonto gebucht wurde — z. B. Reparaturen statt Wartung. Solange die Rechnung nicht zu einer freigegebenen oder versendeten Hausgeldabrechnung gehört, kannst du das im Sheet korrigieren:
- Öffne die freigegebene Rechnung.
- Ändere im Schritt „Kostenzuordnung" das Sachkonto der betroffenen Position.
- Im Footer erscheint ein gelbes Hinweis-Feld „Sachkonto-Wechsel erkannt". Mit „Sachkonto umbuchen" löst die App den alten Buchungssatz auf und erzeugt einen sauberen neuen — alles in einer Transaktion.
Nicht möglich ist die Umbuchung bei Schlussrechnungen (wegen Vorauszahlungs-Verrechnung), bei Buchungen mit aktiver Abgrenzung und bei Buchungen, die mit einer Bank-Transaktion verknüpft sind. In diesen Fällen weist dich die App darauf hin, dass die Korrektur über das Buchungsjournal laufen muss.
Stornieren
Solange eine Rechnung nicht bezahlt ist, kannst du sie aus dem Sheet stornieren („Stornieren" unten). Der Status wechselt zu Storniert. Die bereits erzeugten Buchungen bleiben erhalten, damit der Vorgang im Journal nachvollziehbar bleibt — bei Bedarf kannst du die Rechnung anschließend über die Liste komplett löschen (das räumt auch die Buchungen mit auf).
Freigeben, Bezahlen, Stornieren und Sachkonto-Umbuchung dürfen nur Administratorinnen und Administratoren der WEG. Wenn du die Buttons nicht siehst, hat deine Rolle keine Berechtigung.