Rechte für Eigentümer und Beiräte
Im Tab Rechte festlegen, wer Dokumente hochladen oder Rechnungen einreichen darf. Als Standard je Rolle oder als Abweichung für einzelne Personen.
Nicht jede Aufgabe braucht einen Administrator. Der Beirat soll das Protokoll ins Archiv legen, Frau Petersen hat die Rechnung für den Rasenschnitt vorgestreckt und will den Beleg einreichen. Dafür vergibst du als WEG-Administrator gezielt Zusatzrechte, ohne jemanden gleich zum Admin zu machen.
Wo du die Rechte findest
- Öffne in der Seitenleiste Einstellungen → WEG-Verwaltung (
/einstellungen/weg). Der Menüpunkt ist nur für WEG-Administratoren sichtbar. - Wechsle zum Tab Rechte.
Der Tab hat zwei Karten: Standard je Rolle und Abweichungen je Person.
Welche Rechte es gibt
| Recht | Was es erlaubt |
|---|---|
| Dokumente hochladen | Die Person darf Dokumente ins Archiv laden. Bis zur Freigabe sehen nur sie selbst und die Buchhaltung das Dokument. |
| Rechnungen einreichen | Die Person darf Belege als Rechnung einreichen. Die Buchhaltung prüft und übernimmt sie, erst dann wird gebucht oder bezahlt. |
Fährst du im Tab mit der Maus über einen Spaltenkopf, zeigt die App dieselbe Erklärung.
Buchhaltung und Abrechnung lässt sich hier bewusst nicht vergeben. Voller Schreibzugriff auf Buchhaltung, Rechnungen, Banking, Abrechnung und Heizkosten bleibt WEG-Administratoren und den Mitarbeitern einer Hausverwaltung vorbehalten.
Standard je Rolle
Die obere Karte hat eine Zeile für Eigentümer und eine für Beirat, dazu je Recht einen Schalter. Was du hier einstellst, gilt für alle Personen dieser Rolle in deiner WEG, sofern unten keine Abweichung eingetragen ist. Die Änderung wird sofort gespeichert.
Ab Werk dürfen Beiräte Dokumente hochladen, Eigentümer starten ohne Zusatzrechte. Beispiel: Schaltest du bei Eigentümer das Recht Rechnungen einreichen ein, dürfen das ab sofort alle Eigentümer deiner WEG.
Abweichungen je Person
Die untere Karte listet alle aktiven Eigentümer und Beiräte ohne Admin-Rechte. Hier gibst du einer einzelnen Person ein Recht zusätzlich oder nimmst es ihr weg, unabhängig vom Standard ihrer Rolle.
- Weicht eine Person vom Standard ab, steht neben dem Schalter ein farbiger Punkt mit Pfeil.
- Ein Klick auf diesen Pfeil setzt die Abweichung zurück, danach gilt wieder der Standard der Rolle.
So bildest du auch „alle Eigentümer dürfen, außer Herr Brinkmann" ab: Standard für Eigentümer einschalten, bei Herrn Brinkmann ausschalten.
Unter der Tabelle stehen Personen mit dem Hinweis Alle Rechte, nicht einschränkbar. Das sind Administratoren (Kennzeichen „Admin") und Mitarbeiter einer Hausverwaltung (Kennzeichen „Verwaltung"). Ihre Rechte ändert dieser Tab nicht.
In welcher Reihenfolge die App entscheidet
- Administratoren dürfen immer alles.
- Mitarbeiter einer Hausverwaltung bekommen ihre Rechte aus ihrer Teamrolle. Bis auf die Rolle „Viewer (nur lesen)" sind das alle Rechte, siehe Team & Rollen.
- Für alle anderen gilt: Vorbelegung der Rolle, darüber dein Standard je Rolle, darüber die Abweichung je Person. Die spätere Ebene gewinnt.
Die Rollen Verwalter, Bewohner und Dienstleister bekommen keine Zusatzrechte und lassen sich im Tab nicht einstellen. Deaktivierte Personen haben keinen Zugang zur WEG und erscheinen im Tab nicht.
Die gesetzlichen Rechte jedes Mitglieds tastet der Tab nie an: Lesen der Unterlagen, Stimmabgabe, Antrag auf eine außerordentliche Versammlung und die eigenen Daten. Diese Rechte sind hier weder sichtbar noch abschaltbar.
So sieht es für die berechtigte Person aus
Dokumente hochladen: Unter Meine WEG → Dokumente erscheint der Upload. Ein hochgeladenes Dokument sehen zunächst nur die Person selbst und alle mit Finanzrecht. Ein Administrator gibt es in der Dokument-Ansicht mit Für alle Mitglieder freigeben für die Gemeinschaft frei.
Rechnungen einreichen: Unter Buchhaltung → Rechnungen erscheint der Button Rechnung einreichen. Im Dialog wählt die Person den Beleg (PDF oder Foto), höchstens 7 MB, und kann einen Hinweis für die Buchhaltung mitgeben. Die Rechnung landet als Entwurf mit dem Kennzeichen Eingereicht in der Rechnungsliste. Es entsteht noch keine Buchung und keine Zahlung. Erst wenn jemand mit Finanzrecht die Rechnung prüft und freigibt, wird sie zur regulären Rechnung.
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