Die Heizkostenabrechnung

Heiz- und Warmwasserkosten sind die einzigen Kosten der WEG, deren Verteilung nicht ihr selbst überlassen ist: Hier gilt die Heizkostenverordnung (HeizkostenV). Sie geht der Teilungserklärung und auch einem abweichenden Beschluss vor.

Das erklärt auch, warum die Heizkosten in selbstverwalten. einen eigenen Arbeitsablauf haben und vor der Jahresabrechnung fertig sein müssen: Die Abrechnung braucht die Beträge je Einheit als feste Größe.

Grundkosten und Verbrauchsanteil

Die Kosten werden immer geteilt — ein Teil nach Verbrauch, ein Teil nach Fläche:

• Verbrauchsanteil: mindestens 50 und höchstens 70 Prozent der Heizkosten müssen nach dem erfassten Verbrauch verteilt werden (Paragraf 7 Absatz 1 HeizkostenV).
• Grundkosten: der Rest wird nach Wohn- oder Nutzfläche oder nach umbautem Raum verteilt. Er deckt die Kosten, die unabhängig vom eigenen Heizverhalten anfallen — Wärmeverluste der Leitungen, Bereitschaft der Anlage, Wärmeabgabe zwischen den Wohnungen.

In der Praxis ist 70 zu 30 die häufigste Aufteilung. Zwingend 70 Prozent Verbrauchsanteil gelten für Gebäude, die den Wärmeschutzstandard der Wärmeschutzverordnung von 1994 nicht erfüllen, mit Öl oder Gas beheizt werden und in denen die freiliegenden Leitungen der Wärmeverteilung überwiegend gedämmt sind.

Für Warmwasser gilt dieselbe Systematik mit eigenen Zahlen: mindestens 50, höchstens 70 Prozent nach erfasstem Warmwasserverbrauch, der Rest nach Fläche (Paragraf 8 HeizkostenV).

Heizung und Warmwasser werden getrennt

Wird das Warmwasser von derselben Anlage erzeugt wie die Heizung (verbundene Anlage), müssen die Brennstoffkosten rechnerisch getrennt werden (Paragraf 9 HeizkostenV). Grundlage ist die Wärmemenge, die für das Warmwasser aufgewendet wurde; sie wird in der Regel mit einem Wärmezähler gemessen.

Deshalb weist auch die Abrechnung in selbstverwalten. für jede Einheit zwei Beträge aus: Heizung und Warmwasser.

Was der Messdienstleister macht — und was du machst

Die Verteilung selbst nimmt in aller Regel ein Messdienstleister vor (Techem, ista, Brunata, Minol, KALO und andere). Er liest die Zähler und Heizkostenverteiler ab und rechnet daraus die Beträge je Einheit aus.

Was er dafür von dir braucht:

1. Die Kosten des Jahres — Brennstoff- oder Fernwärmerechnungen, Wartung, Schornsteinfeger, Gerätemiete, Betriebsstrom der Anlage.
2. Die CO2-Angaben aus den Energierechnungen (Menge in Kilogramm und die darauf entfallenden Kosten).
3. Die Nutzerwechsel des Jahres mit Datum — sonst fehlt die Zwischenabrechnung für die betroffene Einheit.

Diese Zusammenstellung erledigst du in der App im Tab Heizkosten aufgeben; die fertige Abrechnung liest du anschließend im Tab Abrechnung einlesen wieder ein. Der Ablauf steht Schritt für Schritt unter Heizkosten aufgeben.

Nutzerwechsel im laufenden Jahr

Zieht jemand mitten im Jahr aus oder wechselt der Eigentümer, sind die Kosten auf die beiden Zeiträume aufzuteilen (Paragraf 9b HeizkostenV). Der verbrauchsabhängige Teil wird nach Zwischenablesung getrennt; die übrigen Kosten werden zeitanteilig umgelegt. Ohne Zwischenablesung schreibt die Verordnung eine Verteilung nach Gradtagszahlen vor.

Praktisch heißt das: Melde jeden Wechsel rechtzeitig an deinen Messdienstleister. Eine nachträgliche Zwischenablesung gibt es nicht — die Zähler stehen dann schon anders.

Wenn nicht verbrauchsabhängig abgerechnet wird

Die Verordnung hat einen eigenen Sanktionsmechanismus: Werden die Kosten entgegen den Vorschriften nicht verbrauchsabhängig abgerechnet, darf der Nutzer seinen Anteil um 15 Prozent kürzen (Paragraf 12 Absatz 1 HeizkostenV). Bei einem Verstoß gegen die Pflicht zu fernablesbaren Zählern oder zur unterjährigen Verbrauchsinformation beträgt die Kürzung 3 Prozent.

In der Wohnungseigentümergemeinschaft ist der praktische Hebel meist ein anderer: Ein Abrechnungsbeschluss, der die HeizkostenV verletzt, ist anfechtbar. Die saubere Abrechnung ist also kein Formalismus, sondern der Schutz des Beschlusses.

Fernablesbare Zähler und monatliche Information

Seit 2021 dürfen nur noch fernablesbare Zähler und Heizkostenverteiler neu installiert werden. Bestehende, nicht fernablesbare Geräte sind bis zum 31. Dezember 2026 nachzurüsten oder zu ersetzen (Paragraf 5 Absatz 2 HeizkostenV).

Wo fernablesbar gemessen wird, müssen die Nutzer außerdem monatlich über ihren Verbrauch informiert werden (Paragraf 6a HeizkostenV). Diese Information liefert in der Regel der Messdienstleister über sein Portal oder eine App.

CO2-Kosten

Seit 2023 regelt das Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz (CO2KostAufG), wie die im Brennstoffpreis enthaltenen CO2-Kosten zwischen Vermieter und Mieter aufgeteilt werden — bei Wohngebäuden nach einem Stufenmodell, das sich am CO2-Ausstoß je Quadratmeter Wohnfläche und Jahr orientiert. Je schlechter das Gebäude, desto größer der Anteil des Vermieters.

Für die WEG folgt daraus vor allem eine Informationspflicht in Richtung der vermietenden Eigentümer: Aus der Abrechnung müssen die CO2-Menge und die CO2-Kosten hervorgehen, damit der Eigentümer seine Betriebskostenabrechnung gegenüber dem Mieter korrekt aufstellen kann. Selbstnutzer tragen ihren CO2-Anteil vollständig selbst.

Genau dafür fragt selbstverwalten. im Schritt CO2-Daten für die Aufteilung hinterlegen die Werte von den Energierechnungen ab und übergibt sie an den Messdienstleister.

Warum die Heizperiode freigegeben werden muss

Bevor die Jahresabrechnung rechnen kann, musst du die Heizkostenabrechnung in der App freigeben (Button Freigeben & buchen). Zwei Gründe:

• Erst mit der Freigabe stehen die Beträge je Einheit als wahre Kostenbasis fest — die Jahresabrechnung erfindet keine Ersatzverteilung.
• Die Freigabe schreibt die nötigen Buchungen, damit Heiz- und Warmwasserkosten dem richtigen Jahr zugeordnet sind. Abrechnungszeitraum des Messdienstes und Kalenderjahr fallen selten exakt zusammen.