Heizkosten aufgeben
Die Kosten des Heizjahres zusammenstellen und beim Messdienstleister einreichen — mit geführter Anleitung je Anbieter, Kostenaufstellung, Portal-Zugang und Nutzerwechsel-Liste.
„Heizkosten aufgeben" heißt: Du reichst deine Heiz- und Nebenkosten des Jahres beim Messdienstleister ein, damit der daraus die Heizkostenabrechnung erstellt. Das ist Schritt 1 im Heizkostenjahr — das Gegenstück, das Einlesen der fertigen Abrechnung, beschreibt die Seite Heizkosten.
Wo du hinkommst
Buchhaltung → Heizkosten (/buchhaltung/heizkosten) → Klick auf den Heizkreis → Tab Heizkosten aufgeben.
Den Tab gibt es nur, wenn beim Heizkreis ein Abrechnungsdienst gesetzt ist, der nicht Manuell lautet — bei Selbstabrechnung gibt es niemanden, dem man Kosten aufgibt. Ist noch gar kein Dienstleister gewählt, zeigt der Tab zuerst die Auswahl; du kannst ihn auch direkt im Steckbrief oben über das Feld Abrechnungsdienst setzen.
Ist die Abrechnung des Jahres bereits freigegeben, ist der Jahresablauf durch — dann zeigen beide Arbeits-Tabs statt einer Anleitung die Abschluss-Ansicht.
Die Anleitung ist der Arbeitsbereich
Der Tab zeigt die Karte „So geben Sie die Heizkosten auf" (Badge Schritt 1 im Jahr) — eine Zeitleiste mit nummerierten Schritten, die auf deinen Dienstleister zugeschnitten ist. Hinterlegt sind ista, Techem, BRUNATA-METRONA, Minol, KALO und ein allgemeiner Ablauf für sonstige Dienstleister.
Die Schritte sind keine bloße Textliste: In den entscheidenden Schritten stecken direkt die Daten, die du dafür brauchst. Wie die einzelnen Schritte heißen, hängt teils vom Dienstleister ab — die Reihenfolge ist aber überall dieselbe.
Schritt „Kostenbelege des Abrechnungsjahres zusammenstellen"
Hier steht die Kostenaufstellung des Jahres aus deiner Buchhaltung — alles, was zur Heizanlage gehört: Energie- und Brennstoffrechnungen (inklusive CO₂-Kostenanteil), Betriebsstrom, Wartung und Emissionsmessung, Miete und Service der Erfassungsgeräte sowie bei zentraler Warmwasserbereitung die Wasserkosten.
- Die Liste zeigt je Beleg Datum, Firma, Rechnungsnummer, Sachkonto und Betrag, darunter Summe Heizung & Warmwasser. Ein Klick öffnet die Beleg-Vorschau.
- „Alle kopieren" legt die komplette Aufstellung tabellarisch in die Zwischenablage — praktisch zum Übertragen ins Portal.
- Wasser & Abwasser stehen in einem eigenen Block mit dem Hinweis, dass sie nur bei zentraler Warmwasserbereitung gebraucht werden (§ 8 HeizkostenV). Erkennt die App nur laufende Zahlungen und keine Jahres-/Schlussrechnung, sagt sie das ausdrücklich: Einzureichen ist die Schlussrechnung, nicht die Abschläge. Vermutliche Abschlagszahlungen blendet sie unter „… weitere Wasser-Buchungen (vermutlich Abschläge)" ein — die Vorsortierung erfolgt anhand des Buchungstextes, ist also nur ein Vorschlag.
Fehlt eine Rechnung?
Ganz unten im Block sitzt das Suchfeld „Weitere Rechnungen durchsuchen" (Platzhalter: Firma, Rechnungsnummer, Konto oder Betrag …). Es durchsucht alle Rechnungen der WEG — der Rettungsanker, wenn ein Beleg auf einem falschen Konto liegt oder als Abschlag einsortiert wurde. Ist noch gar nichts gebucht, führt ein Button direkt zu Rechnungen erfassen.
Der Schritt mit der Kostenaufstellung fürs Portal
Er heißt je nach Anbieter anders — bei Techem etwa „Kostenposten im Portal eintragen", bei ista „Brennstoff-/Energiekosten als Beleg erfassen", bei KALO „Kosten im Kundenportal aufgeben". In diesem Schritt liegt der Portal-Zugang:
- Deine beim Heizkreis hinterlegte Kundennummer — anklickbar zum Kopieren, weil man sie beim Login braucht. Fehlt sie, weist die App darauf hin, dass sie auf jeder Abrechnung steht.
- Der Button „<Portalname> öffnen" (z. B. ista Webportal, mein.techem, Minol direct, Mein KALO-Kundenportal) führt direkt zur Login-Seite des Anbieters.
- Daneben „Bebilderte Anleitung des Anbieters" — die offizielle Hilfeseite des Dienstleisters. Bewusst dessen eigene, aktuelle Screenshots statt nachgebauter, die veralten.
BRUNATA-METRONA betreibt drei regionale Portale (Hamburg, Köln, München) — nutze das für deine Liegenschaft zuständige. Minol gehört zwar zur selben Unternehmensgruppe, hat aber ein eigenes Verwalter-Portal.
Schritt „CO₂-Daten für die Aufteilung hinterlegen"
Für die Aufteilung der CO₂-Kosten nach dem CO2KostAufG brauchst du pro Liegenschaft die ausgestoßene CO₂-Menge (kg) und die darauf entfallenden CO₂-Kosten (€). Beides steht auf den Energierechnungen — dieser Schritt listet deshalb genau diese Belege, damit du sie anklicken und die Werte ablesen kannst.
Der Schritt zu den Nutzerwechseln
Auch dieser Schritt trägt je nach Anbieter einen etwas anderen Titel — von „Nutzerwechsel des Jahres melden" bis „Nutzerwechsel über die UVI-Kachel melden" (KALO). Der Messdienst braucht für jeden Eigentümer- oder Bewohnerwechsel im Jahr eine Zwischenabrechnung. Der Schritt zeigt alle Wechsel, die in der App erfasst sind — je Einheit gruppiert, mit Datum, Auszug oder Einzug, Name und Rolle. „Alle kopieren" übernimmt die Liste in die Zwischenablage.
Gibt es keinen Wechsel, sagt die App das (dann braucht der Dienstleister auch keine Zwischenabrechnung) und verlinkt zur Eigentümer-Übersicht.
Grundlage sind die in der App erfassten Eigentümer- und Mieter-Zeiträume. Fehlt ein Wechsel dort, fehlt er auch beim Messdienst — dann rechnet er die Einheit ohne Zwischenablesung ab. Ergänze ihn zuerst bei der Einheit.
Schritt „Auf die fertige Abrechnung warten"
Nach der Einreichung erstellt der Dienstleister die Abrechnung mit den Beträgen je Einheit. Sobald sie vorliegt, geht es im Tab Abrechnung einlesen weiter — der Tab bietet dafür unten den Direktsprung „Zu ‚Abrechnung einlesen'" an.
Was der Dienstleister zusätzlich verlangt
Die Schritte unterscheiden sich je Anbieter. Beispiele aus den hinterlegten Anleitungen:
- ista: Jede Energierechnung wird als Beleg erfasst (Belegart, Rechnungsdatum, Energiemenge, Betrag). Bei leitungsgebundener Versorgung (Gas, Fernwärme, Strom) muss der Kostenzeitraum zum ista-Berechnungszeitraum passen. Heiznebenkosten wie Betriebsstrom (pauschal 5 % oder per separatem Zähler), Wartung und Schornsteinfeger werden getrennt eingetragen.
- Techem: Das Portal führt mit Abfragen durch die Kostenposten; die Geräte sind funkfernablesbar, ein Betreten der Wohnungen ist nicht nötig.
- BRUNATA-METRONA: Kosten- und Nutzerdaten werden im regionalen Portal übermittelt.