Direkte Kosten
Einheitsbezogene Sonderkosten erfassen und in der Jahresabrechnung direkt der richtigen Einheit zuordnen.
Manche Kosten betreffen nicht die Gemeinschaft, sondern genau eine Einheit — zum Beispiel eine nachbestellte Schlüsselkopie oder eine Reparatur, die nur eine Wohnung verursacht hat. Solche direkten Kosten erfasst du unter Finanzen → Direkte Kosten. Sie werden in der Jahresabrechnung nicht nach Umlageschlüssel verteilt, sondern zu 100 % der betroffenen Einheit zugeordnet.
Direkte Kosten erfassen
- Öffne Finanzen → Direkte Kosten und klick auf Neu.
- Wähl die Einheit, die die Kosten trägt.
- Gib Datum, Bezeichnung (z. B. „Schlüssel-Nachbestellung Whg. 4") und Betrag ein.
- Optional: Wähl ein Sachkonto und ergänze Notizen.
- Speichere den Eintrag.
Das Datum bestimmt automatisch, in welches Abrechnungsjahr der Eintrag fällt — ein separates Jahres-Feld gibt es nicht. Über die Jahresauswahl auf der Seite filterst du die Liste.
Das Sachkonto ist optional, aber empfehlenswert: Es steuert, ob die Position in der Abrechnung als umlagefähig, nicht umlagefähig oder als Heizkosten eingeordnet wird — und sorgt dafür, dass der Betrag korrekt aus den Gemeinschaftskosten herausgerechnet wird.
Aus einer Rechnung übernehmen
Direkte Kosten kannst du auch direkt aus einer erfassten Rechnung ableiten: In der Rechnungs-Detailansicht ordnest du einen Betrag einer Einheit zu. Der Eintrag bleibt dann mit der Rechnung verknüpft, und in der Liste siehst du die zugehörige Rechnungsnummer.
So wirken direkte Kosten in der Jahresabrechnung
Bei der Erstellung der Hausgeldabrechnung passieren zwei Dinge automatisch:
- Abzug von den Gemeinschaftskosten: Der Betrag wird vom Saldo des zugehörigen Sachkontos abgezogen, damit dieselben Kosten nicht doppelt auftauchen — einmal umgelegt auf alle und einmal direkt.
- Eigene Direktposition: In der Abrechnung erscheint eine separate Position („Direkt: Einheit …") mit dem vollen Betrag — ausschließlich bei der betroffenen Einheit.
Fehlt das Sachkonto oder gibt es dort keinen passenden Saldo, kann der Abzug nicht durchgeführt werden — die Abrechnung zeigt dann eine Warnung. Prüf in dem Fall die Zuordnung des Eintrags.
Bearbeiten und Löschen
Einträge kannst du jederzeit bearbeiten oder (mit Bestätigung) löschen. Anlegen, Ändern und Löschen können nur Nutzer mit Finanz-Zugriff (in einer selbstverwalteten WEG: die WEG-Admins); alle Eigentümer können die Liste einsehen. Jede Änderung wird revisionssicher protokolliert.