Mahnwesen
Automatische Zahlungserinnerungen und Mahnungen bei Hausgeld-Rückständen per E-Mail, mit Einstellungen, Eskalations-Inbox und Historie.
Sind Eigentümer mit dem Hausgeld im Rückstand, musst du nicht jedem Fall hinterherlaufen. Das Mahnwesen verschickt automatisch E-Mails an säumige Zahler: zuerst eine freundliche Zahlungserinnerung, später eine formelle Mahnung.
Die Seite liegt unter /buchhaltung/mahnwesen und hat keinen eigenen Menüpunkt. Du erreichst sie direkt über die Adresse, über den Button Mahnwesen öffnen in der E-Mail, mit der die App WEG-Admins über eine Stufe-2-Mahnung informiert, oder über den Assistenten. Mahnwesen gibt es nur für WEGs, nicht für Mietobjekte.
Das Mahnwesen ist standardmäßig ausgeschaltet und verschickt erst E-Mails, wenn du es einschaltest. Die Seite, die Einstellungen und das Auslösen von Mahnungen stehen nur Nutzern mit Finanzrecht zur Verfügung. In einer selbstverwalteten WEG sind das die WEG-Admins.
Die Seite besteht aus drei Blöcken: der Karte Automatisches Mahnwesen mit den Einstellungen, der Eskalations-Inbox und der Versand-Historie. Oben rechts führt Zur Hausgeld-Matrix dorthin, wo du siehst, wer gerade im Rückstand ist.
Beim ersten Aufruf steht darüber die Checkliste Mahnwesen einrichten mit den Schritten Mahnwesen aktivieren, Mahn-Kandidaten verstehen und Mahn-Historie im Blick. Zu den Einstellungen im ersten Schritt springt zur Einstellungen-Karte und hebt sie kurz hervor. Danach bleibt die Checkliste als kleiner Button Einrichtung stehen.
So funktioniert es
- Einmal täglich prüft ein Lauf alle WEGs mit eingeschaltetem Mahnwesen.
- Er ermittelt je Personenkonto den tatsächlichen Rückstand, und zwar über die letzten drei Jahre mit Sollstellungen. So gehen auch Rückstände aus Vorjahren nicht unter.
- Wer die eingestellten Schwellen überschreitet, bekommt automatisch die passende Mahn-E-Mail. Ist beim Eigentümer keine E-Mail-Adresse hinterlegt, landet der Versuch mit dem Status
fehlerin der Versand-Historie.
Wie der Rückstand ermittelt wird
Die App rechnet nicht Monat für Monat, sondern über das ganze Drei-Jahres-Fenster: Alle Zahlungen decken die Sollstellungen der Reihe nach, älteste Forderung zuerst. Ein gebuchter Guthaben-Vortrag zum 1.1. und Gutschriften aus der Jahresabrechnung zählen ebenfalls als Deckung.
Das erklärt eine häufige Rückfrage: Warum wird jemand nicht gemahnt, obwohl in der Matrix einzelne Monatszellen offen aussehen? Weil Voraus- und Sammelzahler ihre Forderungen bereits gedeckt haben. Die Matrix ordnet Zahlungen nach dem Zahlungsdatum ein, das Mahnwesen rechnet über die Jahresgrenze hinweg. Im Zweifel nimmt die App mehr Deckung an: Eine unterlassene Mahnung lässt sich nachholen, eine falsche Mahnung an einen zahlenden Eigentümer nicht zurücknehmen.
Der Rückstand wird je Person berechnet, nicht pauschal je Einheit. Nach einem Eigentümerwechsel bekommt jede Person mit offenem Saldo ihre eigene Mahnung.
Zwei Mahnstufen
| Stufe | Was | Wann |
|---|---|---|
| Stufe 1 | Freundliche Zahlungserinnerung | Wenn seit dem Ersten des ältesten offenen Monats die eingestellten Tage vergangen sind (Standard: 14 Tage) |
| Stufe 2 | Formelle Mahnung | Wenn der Rückstand nach Stufe 1 offen bleibt (Standard: weitere 14 Tage) |
Über Stufe 2 hinaus eskaliert die App bewusst nicht automatisch. Weitere Schritte wie rechtliche Maßnahmen entscheidest du selbst. Offene Stufe-2-Fälle sammelt die Eskalations-Inbox. Bei jeder Stufe-2-Mahnung schickt die App den WEG-Admins außerdem eine Hinweis-Mail mit dem Button Mahnwesen öffnen.
Wird ein Rückstand beglichen und entsteht später ein neuer, beginnt das Mahnwesen wieder bei Stufe 1.
Einstellungen
Diese Felder legst du je WEG in der Karte Automatisches Mahnwesen fest:
- Mahnwesen aktiv: Schalter für das gesamte Mahnwesen. Ist er an, versendet der tägliche Lauf fällige Mahnungen automatisch.
- Tage bis Stufe 1: Wartezeit ab dem Ersten des ältesten offenen Monats bis zur Zahlungserinnerung (Standard: 14).
- Tage nach Stufe 1 bis Stufe 2: Abstand bis zur formellen Mahnung (Standard: 14).
- Mindestbetrag (Cent): Rückstände darunter werden nicht angemahnt (Standard: 5000, also 50,00 €).
- Cooldown (Tage): Dieselbe Stufe geht frühestens nach dieser Frist erneut raus (Standard: 30).
- Admin bei Stufe 2 informieren: WEG-Admins bekommen formelle Mahnungen in Kopie (BCC).
- Pause bis (optional): setzt das Mahnwesen bis zu einem Datum aus, etwa rund um die Jahresabrechnung oder in Klärungsfällen.
Der Mindestbetrag wird in Cent eingegeben, nicht in Euro. 5000 bedeutet 50,00 €. Wer 50 einträgt, mahnt schon ab 0,50 €.
Die Pause gilt immer für die ganze WEG. Einzelne Eigentümer oder Einheiten lassen sich nicht ausnehmen. Ausnahmen entstehen nur über Mindestbetrag, Wartezeiten und Cooldown.
Wer gerade im Rückstand ist
Eine eigene Kandidatenliste hat die Mahnwesen-Seite nicht. Wer im Rückstand ist, siehst du in der Hausgeld-Matrix (/hausgeld, Tab Übersicht). Die Spalte Mahnung (nur mit Finanzrecht) zeigt je Zeile die letzte Stufe mit Datum, etwa „Stufe 1 · 03.09.2026". Bei offenem Saldo gibt es den Button Erinnerung (noch keine Mahnung) bzw. Stufe 2 senden (nach einer Stufe-1-Mahnung). So löst du eine Mahnung gezielt aus, ohne auf den täglichen Lauf zu warten.
Das klappt nur, wenn das Mahnwesen eingeschaltet und nicht pausiert ist und der Rückstand Mindestbetrag und Wartezeit erreicht. Sonst meldet die App „Kein mahnfähiger Rückstand für diese Einheit gefunden".
Eskalation und Historie
- Die Eskalations-Inbox listet versendete Stufe-2-Mahnungen mit Einheit, Eigentümer, Betrag und Versanddatum. Hast du über das weitere Vorgehen entschieden, klickst du auf Erledigt. Der Fall verschwindet dann aus der Inbox.
- Die Versand-Historie zeigt die letzten 100 Mahnungen mit Datum, Einheit, Eigentümer, Stufe, Betrag und Status, die neueste zuerst.
Die Mahntexte kommen aus zentral gepflegten E-Mail-Vorlagen und lassen sich je WEG nicht frei ändern. Mahngebühren berechnet die App nicht.