Mahnwesen
Automatische Zahlungserinnerungen und Mahnungen bei Hausgeld-Rückständen per E-Mail.
Wenn Eigentümer mit dem Hausgeld im Rückstand sind, musst du nicht jedem Fall manuell hinterherlaufen: Das Mahnwesen verschickt automatisch E-Mails an säumige Zahler — erst eine freundliche Zahlungserinnerung, später eine formelle Mahnung. Du findest es unter Finanzen → Mahnwesen.
Das Mahnwesen ist standardmäßig ausgeschaltet. Es verschickt erst dann E-Mails, wenn du es aktiv einschaltest. Einstellungen ändern und Mahnungen auslösen können nur Nutzer mit Finanz-Zugriff (in einer selbstverwalteten WEG: die WEG-Admins).
So funktioniert es
- Einmal täglich prüft ein automatischer Lauf alle WEGs mit aktiviertem Mahnwesen.
- Der Lauf vergleicht für jede Einheit das Soll (vereinbartes Hausgeld) mit dem Ist (zugeordnete Zahlungen) — und zwar über die letzten drei Jahre, damit auch Altjahres-Rückstände nicht untergehen.
- Wer die eingestellten Schwellen überschreitet, bekommt automatisch die passende Mahn-E-Mail.
Zwei Mahnstufen
| Stufe | Was | Wann |
|---|---|---|
| Stufe 1 | Freundliche Zahlungserinnerung | Nach Ablauf der Karenztage ab Fälligkeit (Standard: 14 Tage) |
| Stufe 2 | Formelle Mahnung | Wenn der Rückstand nach Stufe 1 weiter offen bleibt (Standard: weitere 14 Tage) |
Eine Eskalation über Stufe 2 hinaus läuft bewusst nicht automatisch per E-Mail — weitere Schritte (z. B. rechtliche Maßnahmen) entscheidest du selbst. Offene Stufe-2-Fälle sammelt die App in einer Eskalations-Übersicht, in der du sie nach Bearbeitung abhaken kannst.
Einstellungen
Diese Punkte legst du je WEG fest:
- Aktivieren/Deaktivieren des gesamten Mahnwesens.
- Karenztage Stufe 1: Wie viele Tage nach Fälligkeit gewartet wird, bevor die Zahlungserinnerung rausgeht (Standard: 14).
- Abstand zu Stufe 2: Wie viele Tage nach Stufe 1 die formelle Mahnung folgt (Standard: 14).
- Mindestbetrag: Rückstände unterhalb dieses Betrags werden nicht angemahnt (Standard: 50 €).
- Wiederholungs-Sperrfrist: Dieselbe Mahnstufe wird frühestens nach dieser Frist erneut versendet (Standard: 30 Tage).
- Admin-Kopie bei Stufe 2: Bei formellen Mahnungen erhalten die WEG-Admins automatisch eine Kopie und eine Benachrichtigung (standardmäßig an).
- Pausieren bis: Setzt das gesamte Mahnwesen bis zu einem Datum aus — praktisch z. B. rund um die Jahresabrechnung oder in Klärungsfällen.
Das Pausieren gilt immer für die ganze WEG. Einzelne Eigentümer oder Einheiten lassen sich nicht vom Mahnwesen ausnehmen — Ausnahmen entstehen nur automatisch über Mindestbetrag, Karenztage und Sperrfristen.
Kandidaten-Vorschau
Bevor du das Mahnwesen aktivierst (und jederzeit danach), zeigt dir die Kandidaten-Vorschau, wer aktuell angemahnt würde: mit Mahnstufe, offenem Betrag und den betroffenen Monaten. So gibt es keine Überraschungen — du siehst vorab genau, welche E-Mails der nächste Lauf verschicken würde.
Historie
Jede versendete Mahnung wird dauerhaft protokolliert: Empfänger, Stufe, offener Betrag, betroffene Monate und Versandstatus. In der Historie kannst du jederzeit nachvollziehen, wer wann welche Mahnung erhalten hat. Bei Bedarf kannst du eine Mahnung auch manuell an einen einzelnen Kandidaten versenden, ohne auf den täglichen Lauf zu warten.
Die Mahntexte kommen aus zentral gepflegten E-Mail-Vorlagen und sind pro WEG nicht frei editierbar. Mahngebühren berechnet die App nicht.