Protokoll erstellen
So entsteht das Versammlungsprotokoll aus den Notizen der laufenden Versammlung, und so wird es digital unterschrieben.
Über jede Eigentümerversammlung ist eine Niederschrift anzufertigen (§ 24 Abs. 6 WEG). In selbstverwalten. schreibst du dafür nichts nachträglich zusammen: Das Protokoll setzt sich aus Anwesenheit, Tagesordnung, Notizen und Abstimmungsergebnissen zusammen, die während der Versammlung entstehen.
Während der Versammlung mitschreiben
Mitgeschrieben wird im Tab TOPs der laufenden Versammlung:
- Notizen zu diesem Punkt: steht an jedem TOP und wird im Protokoll zum Diskussionsverlauf dieses Punkts.
- Notizen fürs Protokoll: ein freies Feld unter dem TOP für allgemeine Stichpunkte.
Schreiben dürfen WEG-Admins, der Versammlungsleiter und der Protokollführer. Beide Felder speichern automatisch.
Notizen nur während der Versammlung. Nach dem Beenden sind alle Felder schreibgeschützt, und im Protokoll lässt sich nichts mehr ergänzen.
Die Protokollansicht
Nach dem Beenden erscheint der Tab Protokoll. Ihn sehen der Protokollführer, der Versammlungsleiter, der Mitsignierer und die WEG-Admins. Die Ansicht Protokoll der Eigentümerversammlung enthält:
- Kopfdaten: WEG und Adresse, Titel, Datum, Ort bzw. Konferenzlink, Beginn und Ende, Versammlungsleiter und Protokollführer
- Anwesenheit: alle Eigentümer mit MEA und Teilnahmeart, bei Vollmacht mit Vertretung, darunter die Zeile „Beschlussfähigkeit: …" mit Anzahl und MEA-Anteil der Anwesenden
- Tagesordnung: jeder TOP mit Beschreibung, Diskussionsverlauf und bei Beschluss-TOPs dem Abstimmungsergebnis in MEA, bei übersprungenen Punkten mit dem Vermerk „ohne Beschluss verlassen"
- Unterschriften
Die Protokollansicht übernimmt die Notizen je TOP als Diskussionsverlauf. Was im Protokoll stehen soll, etwa Begrüßung oder allgemeine Feststellungen, schreibst du deshalb zum passenden TOP, zum Beispiel unter „Eröffnung" oder „Verschiedenes".
Protokoll unterschreiben
In der Karte Unterschriften:
- Ein WEG-Admin wählt unter Mitsignierer auswählen einen anwesenden Eigentümer, der das Protokoll neben dem Versammlungsleiter unterzeichnet (§ 24 Abs. 6 WEG). Der Versammlungsleiter selbst steht nicht zur Auswahl.
- Versammlungsleiter und Mitsignierer unterschreiben in der App im Unterschriftenfeld, mit Maus, Finger oder Stift.
- Der Protokollführer darf zusätzlich unterschreiben, Pflicht ist das nicht.
- Liegen die Unterschriften von Versammlungsleiter und Mitsignierer vor, sperrt die App das Protokoll. Die Versammlung wechselt auf Protokolliert und zeigt „Dieses Protokoll wurde digital signiert und ist unveränderlich."
Bis dahin zeigt die Karte „Warten auf ausstehende Unterschriften…".
Nach dem Signieren lässt sich die Versammlung gar nicht mehr ändern, auch Titel, Datum oder Ort nicht. Prüf das Protokoll deshalb vor der letzten Unterschrift.
Protokoll archivieren
Einen eigenen PDF-Button gibt es nicht. Zum Archivieren druckst du die Protokollansicht über die Druckfunktion deines Browsers (Strg + P bzw. Cmd + P) und speicherst sie als PDF, das du anschließend unter Dokumente in der Kategorie Protokolle ablegen kannst.
Frühere Versammlung nachtragen
Protokolle aus der Zeit vor selbstverwalten., etwa aus der Fremdverwaltung, lädst du unter Dokumente in der Kategorie Protokolle hoch. Die dort gefassten Beschlüsse trägst du in der Beschlusssammlung nach.