Protokoll erstellen
So entsteht das Versammlungsprotokoll — live während der Versammlung, mit digitaler Unterschrift.
Nach jeder Eigentümerversammlung muss ein Protokoll erstellt werden. Es dokumentiert die besprochenen Themen, gefassten Beschlüsse und Abstimmungsergebnisse. In selbstverwalten. entsteht das Protokoll live während der Versammlung — du musst es nicht nachträglich zusammenschreiben.
Das Live-Protokoll
Im Tab Protokoll der Versammlung (sichtbar für den zugewiesenen Protokollführer) baut sich das Protokoll automatisch auf:
- Kopfdaten: WEG, Titel, Datum, Ort bzw. Konferenzlink, Beginn- und Endzeit, Versammlungsleiter und Protokollführer
- Anwesenheitsliste: alle Eigentümer mit MEA, Teilnahmeart und ggf. Vertretung, inklusive Beschlussfähigkeits-Zeile
- Tagesordnung: jeder TOP mit Diskussionsnotizen und Abstimmungsergebnis
Während die Versammlung läuft, aktualisiert sich das Protokoll in Echtzeit — neue Diskussionsnotizen und Abstimmungsergebnisse erscheinen sofort. Die Diskussion zu jedem TOP kannst du direkt im Protokoll bearbeiten.
Protokoll unterschreiben
Nach dem Beenden der Versammlung wird das Protokoll digital unterschrieben:
- Ein Verwaltungsberechtigter wählt einen Eigentümer als Mitsignierer aus, der das Protokoll neben dem Versammlungsleiter unterzeichnet.
- Versammlungsleiter und Mitsignierer unterschreiben direkt in der App per Unterschriften-Feld (auch am Touchscreen).
- Sobald beide Unterschriften vorliegen, wird das Protokoll gesperrt und ist unveränderlich. Die Versammlung wechselt in den Status Protokolliert.
Prüf das Protokoll vor dem Unterschreiben und ergänz insbesondere Informationen, die nicht automatisch erfasst wurden — z. B. Diskussionsbeiträge oder spontane Anmerkungen.
Transkript der Aufnahme
Wurde die Versammlung aufgezeichnet und liegt ein automatisches Transkript vor, kannst du es im Protokoll-Tab über Roh-Transkript der Aufnahme anzeigen einsehen.
Externes Protokoll hochladen
Wurde eine Versammlung außerhalb der App protokolliert (z. B. ältere Versammlungen), kannst du im Protokoll-Tab ein extern erstelltes Protokoll-PDF hochladen:
- Das Dokument wird in der Kategorie Protokolle im Dokumentenarchiv gespeichert und mit der Versammlung verknüpft.
- Die KI analysiert das hochgeladene Protokoll und erkennt darin gefasste Beschlüsse. Mit Alle übernehmen legst du die erkannten Beschlüsse direkt in der Beschlusssammlung an.
Die KI-Analyse verbraucht KI-Credits — abgerechnet wird nach tatsächlicher Nutzung (Token-basiert).